. I
neste bilde merk raden som skal avgrenses og klikk avgrens-knappen en gang til.
Simuler deretter lønn for å kontrollere at lønnsslipp blir korrekt.Formål
Saksgangen benyttes når en person som har vært ansatt tidligere og nå er fratrådt, skal begynne i virksomheten på nytt. (Dersom en tidligere ekstern skal gjeninntre som ekstern, skal saksgangen Gjeninntredelse ekstern benyttes.
Hensikten med denne saksgangen er at eksisterende ansattnummer gjenbrukes (ansatte skal ikke ligge med flere ansattnummer i en virksomhet), og at de dataene som allerede er registrert på denne personen, vil bli hentet frem slik at du ikke behøver å registrere disse på nytt.
Vær spesielt oppmerksom når en person gjeninntrer med et annet tilsettingsforhold enn det den hadde tidligere. Spesielt gjelder dette personer som tidligere har hatt en lønnet stilling (månedslønn/timelønn), og som nå skal registreres som ekstern (fordi vedkommende skal ha utbetalt honorar, godtgjørelse, utgiftsrefusjon, reiseregning eller liknende).
Avgrensning av IT0008
Når en person som tidligere har hatt en lønnet stilling (månedslønnet eller timelønnet) skal gjeninntre som ekstern, må lønn i IT0008 stoppes ved gjeninntredelsen. Dette må gjøres før saksgang gjeninntredelse kjøres.
Bruk
transaksjonskode PA30, velg IT0008, angi gjeninntredelsesdato i Periode-feltet
og klikk på Avgrens-knappen . I
neste bilde merk raden som skal avgrenses og klikk avgrens-knappen en gang til.
Simuler deretter lønn for å kontrollere at lønnsslipp blir korrekt.
Arbeidsdeling
Basiskunder og delservicekunder registrerer gjeninntredelse selv via PA40 eller skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse. Kunder på grunntjeneste registrerer gjeninntredelse via skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse.
Forarbeid
•Alle relevante opplysninger må være tilgjengelige.
•Stillingen som vedkommende nå skal ansettes i, må være opprettet og gyldig på gjeninntredelsesdato
•Finn tidligere ansattnummer ved å søke på navn eller fødselsnummer
•Sjekk at gamle feriekvoter er avgrenset da den ansatte sluttet forrige gang, ellers kan det oppstå problemer hvis den ansatte gjeninntrer i samme år før junilønn.
•Kontroller at eventuelle gamle restsaldoer på formidlingstrekk er nullet ut.
Transaksjonskode
PA40 – Saksganger
Saksgang
Gjeninntredelse
Fremgangsmåte
Oppgi eller søk frem det ansattnummeret vedkommende hadde tidligere, sett inn den datoen gjeninntredelsen skal gjelde fra og velg saksgangen «Gjeninntredelse».
Dersom denne personen skal registreres med en annen medarbeidergruppe og -undergruppe enn det vedkommende hadde tidligere, kan dette oppgis allerede her.
Klikk
til slutt på Utfør 
Kontroller deretter opplysningene i de følgende infotypene. Gjør eventuelle endringer før du lagrer.
Du kan få opp en beskrivelse av hver infotype ved å klikke på overskriften.
Sett inn saksbehandlingsårsak.
Stilling
Siden personen tidligere er registrert som fratrådt, vil vedkommende ligge uten integrasjon til organisasjonsmodulen (uten stilling). Dette er angitt ved dummystilling 99999999. Stilling må derfor registreres.
Dersom medarbeidergruppe eller -undergruppe skal endres og dette ikke ble gjort i forbindelse med valget av saksgang, må dette gjøres her.
Kontroller de gamle opplysningene, gjør eventuelt endringer og lagre.
Ved registrering av gjeninntredelsessaksgang, vil meldingen nedenfor komme opp ved lagring av flere av infotypene:
Denne meldingen betyr at det nå opprettes ny informasjon og at forrige post blir lagret som historikk med en sluttdato lik dagen før datoen for gjeninntredelsen.
IT 0001 Plass i organisasjonen
Vær oppmerksom på følgende ved gjeninntredelse på annen medarbeidergruppe/-undergruppe enn personen hadde i siste aktive periode:
•Ansatte/eksterne på medarbeidergruppe/-undergruppe 4/30 og 9/90 skal ikke rapporteres til SPK (Oversikt over medarbeiderundergruppene). Ved gjeninntredelse på disse kombinasjonene en annen dato enn den 1. i måneden, må disse tas ut av SPK-rapporteringen manuelt, gjeldende fra gjeninntredelsesmåneden. Opprett sak til DFØ i kundesenter på nett for assistanse.
•Ansatte på medarbeiderundergruppe 30 pensjonister på pensjonistvilkår skal ikke rapporteres til SPK (Oversikt over medarbeiderundergruppene). Ved gjeninntredelse på denne medarbeiderundergruppen en annen dato enn den 1. i måneden, må disse tas ut av SPK-rapporteringen manuelt, gjeldende fra gjeninntredelsesmåneden. Opprett sak til DFØ i kundesenter på nett for assistanse.
•For gjeninntredelser av «Eksterne uten lønn», skal lønnsavregningsgruppe settes til 99. Endring av lønnsavregningsgruppe til 99 er kun tillatt den 1. i hver måned. Hvis gjeninntredelsen medfører endring av lønnsavregningsgruppe til 99, og skjer utenom den 1. i måneden, opprett sak til DFØ i kundesenter på nett for assistanse, eller se Bytte av lønnsavregningsgruppe utenom 1. i måneden.
•For gjeninntredelser av «Ekstern med lønn» eller ansatte med lønn, må riktig lønnsavregningsgruppe registreres fra gjeninntredelsesdato.
Vær også obs på feltet for prosent:
Dette angir hvor stor del av sin arbeidstid den ansatte bruker på den angitte stillingen.
En person som er deltidsansatt og kun har én stilling, skal ha 100 i feltet prosent.
Gjeninntredelse på tvers av firmakoder
Generelt skal en person som tidligere tilhørte en annen firmakode ikke gjeninntres.
Hvis du har tilgang til flere firmakoder og forsøker å gjeninntre en person fra en annen firmakode, får du følgende advarsel:
Normalt skal du her svare Nei og starte på nytt for å finne korrekt ansatt. Unntaket er hvis din virksomhet har fusjonert og du nå skal gjeninntre en som var fratrådt i en av de fusjonerte virksomhetene. I dette spesialtilfellet er det korrekt å svare Ja.
Kontroller de gamle opplysningene. Gjør eventuelle
endringer og lagre. Hvis det ikke er noen endringer, kan du pile deg forbi
infotypen 
.
Kontroller de gamle opplysningene, gjør eventuelle
endringer og lagre. Hvis det ikke er noen endringer, kan du pile deg forbi
infotypen .
Legg inn den ansattes e-post adresse i virksomheten. Hvis e-postadresse er fylt ut, kontroller opplysningene og rett eventuelt før du lagrer.
Kontroller de gamle dataene og gjør eventuelle endringer.
Dersom dette dreier seg om en person som tidligere har vært månedslønnet og som nå skal registreres som ekstern, skal arbeidsplanregel være NULL og status for tidsadm. skal være "Ingen tidevaluering".
Feltet deltidsprosent skal angi hvor mange prosent av arbeidsplanen den ansatte skal jobbe og skal være kompatibelt med dellønnsprosenten i IT0008 Grunnlønn.
Feltet eksternt tidsystem må fylles ut med det som er aktuelt for virksomheten.
Det tas en kopi av IT0041 i saksgangen.
Kontroller de gamle opplysningene og gjør eventuelle endringer.
Dersom personen tidligere har vært registrert som ekstern og nå skal registreres som tilsatt, må ansettelsesdato i virksomheten (datotype VB) registreres, og også datotype ST for ansatte som skal ha stilling på stige.
Hvis en person har gått ut i hel pensjon og gjeninntrer, må datotype VF slettes. Den skal slettes både ved gjeninntredelse som ansatt og ved gjeninntredelse på pensjonistvilkår. Den skal da bare være gyldig i den perioden personen var pensjonist. Dette kan eksempelvis skje hvis man har AAP fra NAV, og SPK gir midlertidig uførepensjon.
NB! Datotype VB må oppdateres med ny ansettelsesdato/gjeninntredelsesdato, ellers vil ikke den ansatte bli meldt inn i SPK igjen. Se ellers dokumentasjon om utfylling av IT0041 i forhold til SPK. Dato for VB foreslås automatisk til dato for saksgangen.
Kontroller de gamle opplysningene, gjør eventuelle endringer og lagre.
Kontroller de gamle dataene og gjør eventuelle endringer.
I eksempelet nedenfor har personen som gjeninntrer tidligere vært ansatt som konsulent med tariffområde 95 (stige), tariffgruppe Lang og trinn 01. Det er derfor disse opplysningene som kommer opp når man kommer til IT 0008 i saksgangen.
Når personen gjeninntrer, ansettes han som seniorkonsulent med tariffområde 91 (spenn), en annen tariffgruppe og et annet lønnstrinn enn det han hadde tidligere. Ut fra stillingskoden oppgitt i IT0001, finner systemet hvilken lønnsinformasjon vedkommende nå skal ha. Du får derfor opp meldingen nedenfor.
Husk at dellønnsprosent må være kompitabel med arbeidsplanregelen som personen er tilknytte til i IT 0007 Planlagt arbeidstid.
Infotypen vil automatisk bli oppdatert med kostnadsfordeling fra OM natt til tilsettingsdato. Dersom det skal registreres annen kontering enn dette, kan det opprettes post i saksgang, eller i etterkant via PA30.
IT 0655 ESS-innstillinger-lønnsslipp
Denne infotypen avgrenses ved fratredelse, og må derfor opprettes på nytt ved gjeninntredelse. Systemet foreslår automatisk kryss for ansatte med lønnsutbetaling, slik at ansatt kan se lønnsslipp i selvbetjeningsportal/app.
Kontroller eksisterende opplysninger, gjør eventuelle endringer og lagre.
Kontroller eksisterende opplysninger, gjør eventuelle endringer og lagre.
Dersom det er satt opp et generelt varsel i portalen for utløp av prøvetid, er det ikke nødvendig å legge inn noe varsel i IT0019.
Dersom varsler i portalen ikke benyttes, kan varsel registreres her.
Dersom denne personen sluttet foregående år eller tidligere, må det registreres fraværskvoter for inneværende år.
Systemet vil foreslå fraværskvoter for ferie, velferdspermisjon og avspasering av fleksitid. Feriekvoten vil bli forslått som ferie uten lønn. Deltidsansatte som ikke jobber alle dager i uken, skal ha redusert antall feriedager og antall timer på kvote for avspasering av fleksitid i forhold til ansattes arbeidsplan i infotype 0007.
Dette er nærmere beskrevet under Tilsetting av månedslønnede.
OBS!
Vi har 3 situasjoner (eksempel). Foreslått tildeling kan bli feil på eksempel 1 og 2.
1) Personen fratrer den 31.03.2025 og gjeninntres året etter, den 01.01.2026. Ved saksgang "gjeninntredelse" blir tildeling av feriekvoter feil, med blanding av ferie u/lønn og ferie m/lønn). Årsaken: systemet leser den aktive perioden i 2025 (mellom januar og mars) og tildeler noen dager m/lønn selv om ferien ble nullstilt og kvotene avgrenset ved fratredelse.
2) personen fratrer den 31.03.2025 og gjeninntres i samme år, den 01.10.2025. Her blir det også feil.
3) personer fratrer den 31.03.2024 og gjeninntres 2 år senere, f.eks. den 01.01.2026. Her blir tildeling av feriekvoter ved kjøring av saksgang korrekt, altså kun ferie u/lønn (25 dg).
Fratredelse og gjeninntredelse som registreres i etterkant
En fratredelse skal normalt registreres før vedkommende faktisk fratrer. En fratredelse skal også normalt inkludere et sluttoppgjør.
Dersom det registreres en fratredelse og deretter en gjeninntredelse etter at gjeninntredelsen faktisk har funnet sted, vil lønnen for den perioden vedkommende ikke har vært ansatt, bli fratrukket ved den første lønnskjøringen.
Dersom det for eksempel registreres en fratredelse fra 1. juli og en gjeninntredelse fra 1. oktober til lønnskjøringen i november, vil lønn for tre mellomliggende månedene bli trukket fra ved lønnsberegningen i november.
Fratredelse og gjeninntredelse som omfatter juni
Dersom perioden mellom fratredelsen og gjeninntredelsen omfatter deler av juni, vil ferietrekket bli omberegnet. Denne omberegningen blir feil. Systemet omberegner det tidligere ferietrekket ved å dividere månedslønnen med det antall dager den ansatte faktisk har jobbet i juni.
Dersom det for eksempel til november lønnskjøring blir registrert en fratredelse fra 7. mai og en gjeninntredelse fra 9. juni, vil ferietrekket bli beregnet for 22 dager i stedet for 30 dager. Den ansatte får penger tilbake som vedkommende ikke skulle hatt.
Dette må korrigeres ved hjelp av lønnart 1211 Korr trekk feried tr. pl.
Avgrense IT0008 etter at saksgang gjeninntredelse er kjørt
Ref. det som står øverst i dette kapittel om avgrensing av IT0008 før saksgang for gjeninntredelse registreres. Systemet tillater ikke å avgrense IT0008 i etterkant, da det i stedet opprettes en ’dummy-forekomst’ av IT0008:
I
PA30 velges IT0008 og gjeninntredelsesdatoen i Periode-feltet, og
deretter Opprett 
. I IT0008
velges tariff-type 75, område 90 og gruppe INDIVID. Trinn skal stå tomt og ingen
lønnarter skal angis.
Tilgang til selvbetjeningsportal og DFØ app
Dersom det er mindre enn 14 dager mellom fratredelsesdato og registrering av gjeninntredelse, vil brukeren til den ansatte ikke automatisk aktiveres på nytt. Send da inn en sak til DFØ via Kundesenter på nett, slik at brukeren manuelt kan aktiveres. Brukeren blir ikke aktivert ved kun å endre gyldighetsdato på brukernavnet direkte i IT0105.
Registreres gjeninntredelse mer enn 14 dager etter fratredelsdatoen vil brukeren til den ansatte automatisk aktiveres.
Antall dager sjekkes mellom fratredelsesdato som er registrert og datoen gjeninntredelsen registreres. Hvilken gjeninntredelsesdato som er satt har ingen betydning.