Formål
Hvis det har vært kjørt lønn på en person kan lønnsavregningsgruppe kun byttes den 1. i måneden etter. Dette gir utfordringer når en person for eksempel går til medarbeidergruppe 9 midt i måneden.
Dette kapittelet beskriver hvordan systemet er satt opp for å håndtere utfordringen.
To typer endringer
Det kan forekomme to typer endring i lønnsavregningsgruppe:
1. Personen går til medarbeidergruppe 9 (eksterne uten lønn). Personen har tidligere hatt en lønnsavregningsgruppe hvor det har blitt kjørt lønn og skal over til lønnsavregningsgruppe 99 hvor det ikke kjøres lønn. Det har da vært kjørt lønn på personen tidligere, og skifte utenom 1. i måneden er ikke tillatt. Vær oppmerksom på at når hovedlønn er kjørt, kan ikke 1. i inneværende måned brukes, da vil kun 1. i neste måned (eller senere) være tillatt.
2. Personen går fra medarbeidergruppe 9 til en annen medarbeidergruppe. Personen har tidligere hatt lønnsavregningsgruppe 99. Det har da ikke vært kjørt lønn på personen tidligere, og skifte utenom 1. i måneden er tillatt.
Nedenfor beskriver vi hvordan tilfelle 1 håndteres.
Saksganger involvert
Endringen kan forekomme i følgende saksganger:
•Ny st.kode/ltr/org.enh/mg/mug. Hvis du skifter fra for eksempel 8/50 til 9/90 skal du endre lønnsavregningsgruppe.
•Skifte mellom ekstern/ansatt. Hvis du for eksempel endrer en person fra ansatt dd til medarbeidergruppe 9 (eller omvendt), skal du endre lønnsavregningsgruppe.
•Gjeninntredelse og gjeninntredelse ekstern. Vær oppmerksom på at rapportering til SPK kan bli berørt ved gjeninntredelse/gjeninntredelse ekstern rett etter fratredelse. Se Gjeninntredelse og Gjeninntredelse ekstern.
Hvordan virker systemet?
I eksempelet nedenfor kjører vi saksgang Skifte mellom ekstern/ansatt. Vi endrer fra 1/01 Fast ansatt til 9/90 Ekstern uten lønn den 11.02.2013. Personen har tidligere hatt lønnsavregningsgruppe SB, og endring til lønnsavregningsgruppe er først tillatt 01.03.2013.
IT0001 første gang
IT0001 kommer opp med tidligere lønnsavregningsgruppe.
Nederst i bildet kommer forslag om ny lønnsavregningsgruppe.
Det er denne lønnsavregningsgruppen personen skal ha fremover, men hvis du forsøker å endre fra 11.02. får du feilmelding.
Lagre derfor infotypen som den er, med avregningsgruppe SB.
IT0001 med startdato 01. i måneden etter
IT0001 kommer nå opp en gang til med startdato 01.03.2013 og med korrekt lønnsavregningsgruppe.
Lagre også denne posten.
Merk: Hvis du har endret delområde må du gjøre det på nytt før du lagrer IT0001 andre gang.
IT0008
Fordi det blir kjørt lønn for februar 2013 på personen (lønnsavregningsgruppe SB), så må du sørge for at det ikke betales lønn fra 11.02. – 01.03.
Systemet løser det ved at det kommer opp en IT0008 uten lønn med startdato 11.02.2013.
Lagre denne posten. Merk at du får flere gule meldinger bla om at budsjettert utbetaling ikke kan bestemmes. Gå forbi disse til du får lagret.
Resultat
Når du nå har kjørt gjennom saksgangen vil du ha infotyper med korrekt startdato for saksgangen (11.02.2013). I tillegg vil du ha en forekomst av IT0001 med lønnsavregningsgruppe 99 fra 01.03.2013.
IT0008 er tom fra 11.02.2013 slik at det ikke utbetales for mye lønn i februar.