Formål
I denne infotypen registreres persondata.
Persondata opprettes ved kjøring av saksganger.
Ved Tilsetting fra rekruttering overføres personopplysninger fra Personalrekruttering.
Forutsetninger
Persondata må være opprettet via en saksgang.
Registrering
Transaksjonskode PA40 for saksgang.
Transaksjonskode PA30 for infotyper.
Utfylling av skjermbildet
Gyldig
Som gyldig fra dato vil fødselsdato (utledet fra fødselsnummeret) ligge fra saksgang Tilsetting.
Ved endring av navn registrer ny dato i feltet gyldig. Det dannes historikk på samme måte som for andre infotyper.
Etternavn (O)
Etternavnet kan registreres med inntil 40 posisjoner.
Vær oppmerksom på at lengden kan kuttes når navnet skrives ut på rapporter.
Én av Folkeregisterets fem navnestandarder bør benyttes.
Fornavn (O)
Fornavnet kan registreres med inntil 40 posisjoner.
Vær oppmerksom på at lengden kan kuttes når navnet skrives ut på rapporter. Mellomnavn kommer ikke ut på lønns- og trekkoppgaven og på lønnsslipper. Må registreres sammen med Fornavn dersom det skal ut på nevnte rapporter.
Én av Folkeregisterets fem navnestandarder bør benyttes.
Mellomnavn
Mellomnavnet kan registreres med inntil 40 posisjoner.
Vær oppmerksom på at lengden kan kuttes når navnet skrives ut på rapporter. Mellomnavn kommer ikke ut på lønns- og trekkoppgaven og på lønnsslipper. Må registreres sammen med Fornavn dersom det skal ut på nevnte rapporter.
Én av Folkeregisterets fem navnestandarder bør benyttes.
Tittel
Her registreres tittel som avviker fra stillingens navn og/eller stillingskodens betegnelse ved behov.
Initialer
Initialer brukes til å bygge opp bruker-ID i DFØ sine systemer. Initialer kan kun inneholde a-z A-Z 0-9.
Fødselsnr. (O)
Personer som skal ha utbetalt lønn/honorar, må registreres med fullstendig fødselsnummer eller tildelt D-nummer.
Kjønn avledes fra fødselsnummeret.
Hvis du ikke har fullstendig fødselsnummer/D-nummer, registrerer du fødselsdato + 00000, 00100 eller 00200 (1 eller to i midterste siffer her angir kjønn).
For personer som mangler fullstendig fødselsnummer/D-nummer må man fra 1.1.2015 registrere en internasjonal identifikator i IT 0185. Hvis du mangler fullstendig fødselsnummer, blir du ledet inn i IT 0185 – Internasjonal ID.
Merk: IT0185 er et tillegg til IT0002. Du skal altså alltid registrere så mye av fødselsnummeret som du kjenner til i IT0002.
Hvis personen får tildelt D-nummer/norsk fødselsnummer i ettertid må feltet oppdateres fra tidligst mulig rekalkuleringsdato (Tidligst mulig dato er normalt det som står på administrasjonsposten for lønnsavregningsgruppen. Denne dato er normalt den 1.januar i forrige år.). Man må aldri slette eller endre IT0185, når man legger inn D-nummer/norsk fødselsnummer. Det er fordi A-meldingen benytter denne informasjonen for å kunne identifisere riktig person, slik at personen ikke er registrert dobbelt hos Skatteetaten.
Duplikater
Hvis det finnes duplikater av ansattnumre, og ett av disse skal gjeninntres, må fødselsnummer på det duplikate ansattnummeret endres på alle forekomster i IT0002. Dette kan kun gjøres av DFØ. Send inn sak for endring.
På det duplikate ansattnummeret: Legg til "DUPLIKAT" først i etternavn, fødselsnummer flyttes/legges inn i feltet "f.nr DUPLIKAT" (for å identifisere hvem ansattnr tilhører), og endre fødselsnummer til fiktivt.
Husk å sjekke at alle utbetalinger på duplikat ansattnummer er ivaretatt i a-meldingen.
Fødselsdato
Her registreres fødselsdato. Feltet utledes direkte fra fødselsnummeret.
Ved første gangs registrering oppdateres automatisk gyldig fra dato med fødselsdato.
Merk: Skatteetaten har gått tom for fødselsnummer på noen datoer. Da setter de ankomstdato til Norge i stedet for fødselsdato i de 6 første sifrene. I og med at fødselsdato utledes fra fødselsnummer, må man sende saken til DFØ for oppdatering av riktig fødselsdato.
Kjønn
Feltet utledes automatisk fra fødselsnummeret for norske statsborgere.
For personer som det ikke skal beregnes lønn for avledes feltet ut fra tredje siste siffer i fødselsnummeret. Eventuelt oppdateres feltet manuelt.
Nasjonalitet
Her registreres den ansattes statsborgerskap.
Annen nasj.
Feltet benyttes hvis en person har en annen nasjonalitet enn statsborgerskap. Feltet er kun et opplysningsfelt. Virksomheten bestemmer selv hvordan de ønsker å benytte feltet.
Komm.språk
Her oppgis språkkode, for eksempel «Norsk». Denne koden kan blant annet brukes til å styre språkversjon på lønnsslippen.
Sivilstand
Her kan man legge inn sivilstand. Ved endring av sivilstand må gyldig fra dato registreres for at historikk skal dannes.
Ved endring av sivilstand ledes en automatisk over i infotype 0021 Familie/kontaktperson for oppdatering av familiemedlemmer.
Dette feltet brukes ikke andre steder i systemet, men kan velges som et datafelt på rapportutskrifter.
Siden
Dato for sivilstand/endring av sivilstand.
Antall barn
Her registreres antall barn. Ved registrering ledes en automatisk infotype 0021 Familie/kontaktperson for oppdatering av barn.
Dette feltet brukes ikke andre steder i systemet, men kan velges som et datafelt på rapportutskrifter.
Søkeord: IT0002