Transaksjonskode
PA40 – Saksganger
Saksgang
Tilsetting
Arbeidsdeling
Basiskunder og delservicekunder registrerer tilsetting av månedslønnede selv via PA40 eller skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse. Kunder på grunntjeneste registrerer tilsetting av månedslønnede via skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse.
Forarbeid
•Alle relevante opplysninger må være tilgjengelige.
•Den stillingen som den nye personen skal tilsettes i, må være opprettet i riktig organisasjonsenhet.
Registrering
Registrer Startdato lik tilsettingsdatoen i virksomheten.
Markér saksgangen og sett inn medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe MUG. (MG og MUG kan også settes inn i neste bilde om ønskelig.)
De fleste grupperinger av MG og MUG er lovlig for månedslønnede. Månedslønnede skal ikke ha MG 8, 9 eller X.
Det er ikke nødvendig å
sette inn Personalområde.
Ansattnummer skal ikke fylles ut, det tildeles av
systemet underveis i tilsettingen.
Klikk på Utfør
.
Registrer deretter informasjon i de følgende infotypene. Du kan få opp en detaljert beskrivelse av infotypen ved å klikke på navnet på infotypen.
Avslutt hver infotype ved å lagre den.
Sett inn saksbehandlingsårsak. Det er opprettet følgende årsakskoder som skal benyttes for saksgangen Tilsetting.
Årsakskode 99 skal ikke brukes i en vanlig tilsettingssaksgang.
Registrer stillingen som vedkommende skal ansettes i, enten ved å sette markøren i feltet Stilling og bruke valgboksen, eller ved å skrive inn stillingsID direkte i feltet.
Dersom medarbeidergruppe og -undergruppe ikke ble fylt ut i oppstartsbildet, må det gjøres her.
Trykk på Enter. Personalområde skal foreslås automatisk, og det kommer opp en melding som at Forslagsverdier kopieres for stillingen. Det vil også fremkomme tekst bak de forskjellige feltene og du kan foreta en visuell kontroll.
Systemet tildeler nå et ansattnummer. Lagre infotypen.
Legg inn etternavn, fornavn og fødselsnummer.
Hvis feltene for sivilstand og/eller antall barn fylles ut, vil du bli tatt direkte til IT0021 Familie/kontaktperson for registrering av navn og alder på ektefelle og barn. Opplysningene her må fylles ut for blant annet ansatte i utenrikstjenesten og for virksomheter som har tatt i bruk refusjonsordning for sykepenger.
Dersom fullstendig fødselsnummer mangler, vil IT0185 – Internasjonal ID åpnes automatisk.
IT0001 – Plass i organisasjonen
De fleste opplysningene her fylles inn automatisk, men bør kontrolleres før infotypen lagres.
Felt for K-element 5 må fylles ut. Hvis virksomheten ikke benytter dette konteringselementet, registreres bindestrek (–) som en dummyverdi.
Merk: Feltet prosent angir hvor stor del av sin arbeidstid den ansatte bruker på den angitte stillingen.
En person som er deltidsansatt og kun har én stilling, skal altså ha 100 i feltet prosent.
Legg inn bostedsadressen.
Registrering av bostedsadresse for ansatte som er bosatt i utlandet, er nærmere beskrevet under infotypen
Legg inn den ansattes e-post adresse i virksomheten og eventuelt telefon.
Denne infotypen må være fylt ut for alle som skal ha utbetaling fra SAP.
Månedslønte kan benytte de fleste arbeidsplanene. Den vanligste er FLEX, som betyr full arbeidstid med fleksitid og forskjellig arbeidstid vinter og sommer. Under infotypen finner dere en nærmere beskrivelse av hvordan dere finner frem til de andre arbeidsplanene.
I Status for tidsadministrasjon setter du inn den verdien som er aktuell for denne ansatte. Feltet eksternt tidsystem må fylles ut med det som er aktuelt for virksomheten.
Alle ansatte på stige må ha oppgitt Datotype ST Stillingsansiennitet. Datotype ST kan registreres også for andre ansatte, men vil bare kunne ha innvirkning på lønn for ansatte som er registrert på Stige, og som ikke er direkteplassert KORT_DP/LANG_DP).
I tillegg må datotype VB Ansettelsesdato oppgis. Denne datoen rapporteres til Statens sentrale tjenestemannsregister. Systemet foreslår derfor VBdato lik dato for saksgang/tilsetting.
Se ellers dokumentasjon om utfylling av IT0041 i forhold til SPK.
Systemet foreslår tariffområde og tariffgruppe (stige/ spenn) ut fra stillingskoden som er oppgitt.
For ansatte på stige vil systemet automatisk beregne korrekt år på stige i feltet «trinn» basert på ST-dato (stillingsansiennitetsdato) som er oppgitt i IT0041.
For ansatte på spenn vil feltet «trinn» være blankt.
I den nederste delen av bildet oppgis det en del lønnarter. Det er medarbeidergruppen og medarbeiderundergruppen som styrer hvilke lønnarter som oppgis her. Systemet skal foreslå riktige lønnarter her, men de må kontrolleres før lagring av infotypen.
Se infotypen for nærmere beskrivelse.
IT0014 – Faste tillegg og trekk
Her registreres gruppelivsforsikring med lønnart 1403 Fordel gruppe livsforsikring uten innbetaling eller 1402 Fordel gruppelivsforsikring med innbetaling. Det er ikke nødvendig å sette inn noe beløp.
Dersom det skal legges inn flere faste tillegg/trekk på en person, må dette gjøres etter at saksgangen er ferdigkjørt. Da benyttes transaksjonskode PA30.
Legg inn den ansattes bankkonto.
For ansatte som ikke har noen bankkonto og derfor skal ha utbetalingskort, setter du I for utbetalingskort i Betalingsmåte. I dette tilfellet skal bankkoden være blank.
For ansatte som har en bankkonto i utlandet, må dere oppgi IBAN-nummeret. Dette kan genereres av systemet – se under infotypen for nærmere beskrivelse.
Dette er en infotype som benyttes hvis den ansattes lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen.
Infotypen må fylles ut to ganger, en gang for lønnsutgiftene og en gang for reiseutgiftene. Feltet Fordeling skal være lik 01 for lønn og 02 for reiser.
Dersom du ikke ønsker å benytte en annen kontering enn den som er oppgitt på organisasjonsenheten eller stillingen, er det ikke nødvendig å fylle ut IT0027. I dette tilfellet vil konteringsopplysningene automatisk bli hentet fra organisasjonsenheten eller stillingen og lagt inn her. Dette skjer i løpet av den påfølgende natten – eller den første natt etter tilsettingsdato hvis tilsettingen er registrert på forhånd.
IT0655 – ESS-ansettelser lønnsslipp
Systemet foreslår automatisk kryss for ansatte med lønnsutbetaling, slik at ansatt kan se lønnsslipp i selvbetjeningsportal/app.
Denne infotypen må fylles ut for alle ansatte som skal ha registrert og utbetalt reiseregninger.
Er frivillig å benytte, og kan hoppes over i saksgang dersom den ikke skal benyttes.
Skoletype er fylt ut med 01 Hovedutdanning. Dette er som regel den høyeste utdanningen vedkommende har eller den utdanningen som er mest relevant for arbeidsoppgavene.
I Gyldig fra og til registrerer du starttidspunkt for utdanningen og 31.12.9999 som tildato.
Annen utdanning og kurs kan registreres direkte i infotypen etter at saksgangen er kjørt.
Dersom det er satt opp et generelt varsel i portalen for utløp av prøvetid, er det ikke nødvendig å legge inn noe varsel i IT0019.
Dersom varsler i portalen ikke benyttes, kan varsel registreres her.
Flere varsler kan registreres direkte i infotypen etter at saksgangen er kjørt.
Systemet vil foreslå fraværskvoter for ferie, velferdspermisjon og avspasering av fleksitid. Feriekvoten vil bli forslått som ferie uten lønn.
Deltidsansatte som ikke jobber alle dager i uken, skal ha redusert antall feriedager og antall timer på kvote for avspasering av fleksitid i forhold til ansattes arbeidsplan i infotype 0007.
Seniordager vil bli tildelt via tidevauerlingen. Kvote sykt barn vil bli tildelt via tidevaluering når den ansatte har registrert barn under 13 år i DFØ app/selvbetjeningsportalen.
Simulering av lønn
Kjør en lønnssimulering for å kontrollere at lønnsutbetalingen blir riktig. Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.
Registrering av andre opplysninger
Dersom du ønsker å legge
inn flere data enn det du har registrert i saksgangen, for eksempel flere faste
tillegg og trekk eller flere formidlingstrekk, bruker du transaksjonskode
PA30 og velger riktig infotype. Klikk på Opprett 
og husk å legge inn riktig
fradato.