Gjeninntredelse ekstern

Saksgangen benyttes når en person som har vært registret som ekstern tidligere, gjeninntrer og fortsatt skal være registrert som ekstern.

Hensikten med denne saksgangen er at de dataene som allerede er registrert på denne personen, vil bli hentet frem slik at du ikke behøver å registrere disse på nytt. Personen skal også beholde sitt ansattnummer, slik at ikke samme person ligger med flere ansattnummer i en virksomhet.

Merk: Saksgangen er satt opp med et minimum av infotyper. Dersom vedkommende har skiftet adresse, bankkontonummer, skattekommune, skatteprosent eller liknende, må dette endres etter at saksgangen er kjørt ved hjelp av transaksjonskode PA30.

Basiskunder og delservicekunder registrerer gjeninntredelse av eksterne selv via PA40 eller skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse. Kunder på grunntjeneste registrerer gjeninntredelse av eksterne via skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse.

• Den stillingen som vedkommende nå skal ansettes i, må være opprettet. For eksterne kan du godt benytte samme stilling til flere personer. Stillingen behøver ikke være knyttet opp mot noen stillingsgruppe/stillingskode.

• Du må vite hvilket ansattnummer den eksterne hadde tidligere. Dette kan søkes frem på navn.

Oppgi det ansattnummeret vedkommende hadde tidligere, eventuelt søk frem på navn, sett inn den datoen gjeninntredelsen skal gjelde fra og velg saksgangen «Gjeninntredelse eksterne».

Registrer deretter informasjon i de følgende infotypene. Du kan få opp en detaljert beskrivelse av infotypen ved å klikke på navnet på infotypen.

Sett inn saksbehandlingsårsak. Årsakskode 01 er ikke lenger i bruk. Årsakskoden bestemmes av om den eksterne har lønn eller ikke.

Siden personen tidligere er registrert som fratrådt, vil vedkommende ligge uten integrasjon til organisasjonsmodulen (uten stilling). Dette er angitt ved dummystilling 99999999. Stilling må derfor registreres.

Dersom medarbeidergruppe eller undergruppe skal endres og du ikke gjorde dette i forbindelse ved valget av saksgang, må du oppgi de riktige verdiene nå.

Når du kjører en gjeninntredelsessaksgang, vil du få en melding som nedenfor når du lagrer flere av infotypene.

Denne meldingen betyr at det nå opprettes ny informasjon og at forrige post blir lagret som historikk med en sluttdato lik dagen før datoen for gjeninntredelsen.

Hvis du ikke lagrer IT0001 vil den ansatte være registrert som gjeninntrådt, men med stilling 99999999. Du vil da miste tilgang til den ansatte. Infotypen må derfor lagres.

Vær oppmerksom på følgende ved gjeninntredelse på annen medarbeidergruppe/-undergruppe enn personen hadde i siste aktive periode:

• For gjeninntredelser på «Eksterne uten lønn», skal lønnsavregningsgruppe settes til 99. Endring av lønnsavregningsgruppe til 99 er kun tillatt den 1. i hver måned. Hvis gjeninntredelsen medfører endring av lønnsavregningsgruppe til 99, og skjer utenom den 1. i måneden, opprett sak til DFØ i kundesenter på nett for assistanse, eller se Bytte av lønnsavregningsgruppe utenom 1. i måneden .

• For gjeninntredelser på «Ekstern med lønn må riktig lønnsavregningsgruppe registreres fra gjeninntredelsesdato.

Generelt skal du ikke gjeninntre en person som tidligere tilhørte en annen firmakode.

Hvis du har tilgang til flere firmakoder og forsøker å gjeninntre en person fra en annen firmakode, får du følgende advarsel:

Normalt skal du her svare Nei og starte på nytt for å finne korrekt ansatt. Unntaket er hvis din virksomhet har fusjonert og du nå skal gjeninntre en som var fratrådt i en av de fusjonerte virksomhetene. I dette spesialtilfellet er det korrekt å svare Ja.

Kontroller de gamle opplysningene. Gjør eventuelle endringer og lagre. Hvis det ikke er noen endringer, kan du pile deg forbi infotypen.

Infotypen er med for å sikre at alle har fullstendig fødselsnummer. Hvis du lagrer uten fullstendig fødselsnummer, vil IT0185 – Internasjonal ID automatisk komme opp.

Hvis du ikke legger inn data, vil infotypen bli automatisk oppdatert med kostnadsfordeling fra OM natten etter tilsettingsdato.

Ved bruk av E-skjema: Dersom personen har en eksisterende post i IT0027 med sluttdato 31.12.9999, vil infotypen ikke bli automatisk oppdatert med ny kostnadsfordeling fra OM natten etter tilsettingsdato. Fyll ut korrekt kostnadsfordeling i E-skjemaet.

Faste opplysninger, slik som adresse, kontonummer, e-post, mobilnummer og familie/kontaktperson, kan endres av den ansatte eller eksterne selv via portal. Basiskunde og delservicekunde kan også vedlikeholde dette via transaksjonskode PA30.

Dersom det er mindre enn 14 dager mellom fratredelsesdato og registrering av gjeninntredelse, vil ikke brukeren til eksterne uten utbetaling (medarbeidergruppe 9) aktiveres på nytt automatisk. Send da inn en sak til DFØ via Kundesenter på nett, slik at brukeren kan aktiveres manuelt. Brukeren blir ikke aktivert ved kun å endre gyldighetsdato på brukernavnet direkte i IT0105.

Registreres gjeninntredelse mer enn 14 dager etter fratredelsdatoen vil brukeren til den eksterne uten utbetaling aktiveres automatisk.

Antall dager sjekkes mellom fratredelsesdato som er registrert og datoen gjeninntredelsen registreres. Hvilken gjeninntredelsesdato som er satt har ingen betydning.

For eksterne med utbetaling (medarbeidergruppe 8 og X) vil tilganger til Betalmeg og DFØ-app gjenopprettes automatisk dagen etter gjeninntredelse.