Formål
Her registreres datoer som enten kan brukes som ren informasjon, eller som kan ha betydning andre steder i systemet.
Noen datotyper er satt opp for rapportering til Statens Pensjonskasse (SPK) og Statens sentrale tjenestemannsregister (SST). Disse kodene er standard i systemet.
Forutsetninger
Ansattnummer må være registrert.
Infotypen oppdateres via saksgang for tilsetting eller den kan vedlikeholdes direkte i infotypen.
Registrering
Transaksjonskode PA40 for saksgang.
Transaksjonskode PA30 for infotyper.
Systemet gir forslag til datotyper som skal fylles ut.
Merk at dette ikke er obligatoriske felt, dvs. de må ikke fylles ut.
Datotyper som har betydning for lønn og/eller benyttes i rapportering til offentlige instanser skal fylles ut.
Datotyper som ikke fylles ut, aksepteres av systemet ved lagring. Systemet varsler imidlertid om at datotyper som ikke er utfylt blir slettet ved lagring.
Gyldig (O)
Tilsettingsdato.
Datotype (O)
Følgende datotyper er satt opp i systemet:
01 Teknisk tiltred.dato
Settes automatisk ved konvertering.
05 Tidligere medlem i SPK
Ingen krav om 5 år til aldersgrense for nyansatte fra 01.01.20
Det finnes ingen nedre grense for alder ved førstegangs innmelding.
Fra 01.01.20 er det ikke lenger et SPK-medlemskapskrav at arbeidstakeren må ha mulighet til å oppnå minst 5 års samlet tjenestetid, regnet frem til aldersgrensen, ved førstegangs innmelding. Dette gjelder alle medlemmer uavhengig av årskull.
Datotype 05 skal ikke lenger være nødvendig.
Tidligere ble ansatte rapporteres til SPK dersom datotype 05 (tidligere medlem i SPK) i IT0041 registreres. Når datotype 05 registreres er det viktig at denne settes minst 5 år tilbake i tid, for eksempel til 01.01.2014. Det har ingen betydning om denne datoen ikke samsvarer med reell innmeldingsdato i SPK.
Ansatte som ikke har blitt innrapportert tidligere på grunn av 5-årskravet, og som er i stilling per 01.01.20, skal rapporteres til SPK med start i stilling 01.01.20. Dette må avvikshåndteres manuelt i SPK-portalen i perioden. Dette gjøres av den som rapporterer for virksomheten, dvs. at DFØ gjør denne kontrollen for kunder på grunntjeneste.
Resultatet av bakgrunns-kjøringene kan sjekkes i transaksjonskode SP01.
Se punkt 2 i sjekklisten for SPK-innrapportering for basis- og delservicekunder.
Nå skal ingen få melding om «ansatte innen alderspensjon – 5 år».
52 Pensj.dato Særalder
Datotypen brukes for pensjonsdato ved særaldersgrenser. Man legger inn dato for når personen skal pensjoneres og SPK-programmet regner ut særaldersgrensen og rapporterer dette til SPK.
91 Tjeneste- + eventuelt tilleggsansiennitet
Opprykk på tjenesteansiennitet utgikk i lønnsoppgjøret 2022 for ansatte på tarifftype 71.
Fra 01.05.22 er ansiennitetsopprykk for tjenesteansiennitet erstattet med stillingsansiennitet som er basert på år i stillingen(stillingskoden). Se ST dato.
Benyttes mot infotypen for lønn. Dette gjelder ikke unge arbeidere. Da skal den ikke fylles ut. For unge arbeidstakere etter 01.05.2024 kan datotype 91 brukes, da det ikke lenger gis automatisk opprykk for unge arbeidstakere. For lærlinger er det valgfritt. Dette fordi den har ingen lønnsmessig betydning.
I feltet er angitt faktisk lønnsansiennitet = tjenesteansiennitet og eventuelt tilleggsans. I datofeltet skal alltid dato registres fra og med den første i måneden.
ST dato (stillingsansiennitetsdato)
Datotypen gjelder kun for stillinger på lønnstige. Endring av stilling skal være registrert med reell startdato for stillingen. I datofeltet skal alltid dato registres fra og med den første i måneden.
Eksempel:
Ansatt får ny stillingskode pr.
15.08.20XX – korrekt ST-dato blir 01.08.20XX.
For å foreta korrekte ansiennitetsopprykk, må ST-dato være registrert samt at riktig tariffgruppe i IT0008 er valgt.
Endring av ST-dato i IT0041 kan påvirke data som er registrert i IT0008 Grunnlønn. Ved endring av ST-dato, pass på at IT0008 Grunnlønn er oppdatert med korrekt data.
92 Startdato i staten
Benyttes for oppfølging av rapport jubileer i staten.
93 Tjenesteansiennitet
Er kun informasjon.
Benyttes for registrering av faktisk tjenesteansiennitet dersom datotype 91 også er inkludert tilleggsansiennitet.
94 Etatsansiennitet
Benyttes for virksomheter som har oppfølging av etatsansiennitet.
95 Til rådighet
Virksomhetsspesifikk.
VB Ansettelsesdato
Benyttes for rapportering til SPK/SST, og må fylles ut.
SST
Varsler om at startdato ikke finnes dersom denne datotypen ikke er utfylt.
SPK
Overstyring av dato for start, hvis dato er høyere enn registrert startdato opprettes ikke melding om nyansettelse. Programmet legger inn dato fra IT0000 dersom det ikke finnes startdato i datotype VB Ansettelsesdato. Sjekken gjøres i forbindelse med konvertering/start i SAP.
VF Start hel pensjon/permisjon som ikke skal rapporteres til SPK
Må vedlikeholdes ved start på hel pensjon/permisjon (permisjon med fraværskode 166, 167 eller 168).
Startdato lik saksgang for hel pensjon/permisjonen og datotype VF.
Eksempel:
Hel
pensjon/permisjon uten lønn 01.01.2009
Datotype VF 01.01.2009
Den ansatte blir ikke med på filen til SPK, og derfor blir ingen sluttdato meldt. Skal meldes på eget skjema til SPK
NB! Hvis en person har gått ut i hel pensjon/permisjon og gjeninntrer, må datotype VF avgrenses. Den ligger da kun gyldig i den perioden personen var pensjonist/hadde hel permisjon. Dette kan eksempelvis skje hvis man har AAP fra NAV og gis midlertidig uførepensjon.
VL Start ETAT permisjon
Må vedlikeholdes ved start og permisjon fra samme dato hvis ansatt er omfattet av slik avtale. Rettigheter er regulert i egen avtale for etatene.
Meldes SPK som startmelding på startdatoen og med permisjonsdato fra neste dag. (Dette fordi SPK ikke godtar ansettelse og permisjon fra samme dag).
Ved fusjoner/fisjoner må alle som har permisjon som omfattes av permisjonsavtalen, legges inn med dato type VL.
Må avgrenses ved første brudd i permisjonen i IT2001.
Eksempel
A:
Tilsatt 1.1.2009
Permisjon 1.1.2009
VL 1.1.2009
Meldes SPK som startmelding 1.1. og med permisjon fra 2.1.
Eksempel
B:
Tilsatt 1.1.2009
Permisjon 1.1.2009
Blir ikke med på filen. Meldes ikke SPK før ansatt er tilbake fra permisjon.
VP Start delvis pensjon
Må vedlikeholdes ved start på delvis pensjon.
Ved endring av stillingsprosent må det opprettes ny post i IT0041 fra dato for endring hvor datoen i felt for datotype også endres.
Overstyring av startdato for delvis pensjon. Ved delvis permisjon skal alltid pensjonsmeldingsskjema fylles ut for alle endringer, og det skal ikke dannes endringsmeldinger. Unntak er ved endring av lønnstrinn.
Eksempel:
Delvis
pensjon 1.1.2009
Datotype VP 1.1.2009
Meldes SPK med stillingsprosent lik deltid. Det genereres ingen melding om delvis pensjon på fil. Delvis pensjon meldes på eget skjema.
CO Maksdato NAV
Viser maksdato for sykepenger. Korrekt maksdato for sykepenger vil framgå av siste oppgjørsrapport fra NAV (K27).
CM Maksdato Foreldrepenger
Viser maksdato for foreldrepenger. Korrekt maksdato for foreldrepenger vil framgå av siste oppgjørsrapport fra NAV (K27).
CA Maksdato syk overstyrt
Benyttes ved behov for å overstyre maksdato for sykepenger dersom maksdato CO eller «maksdato system» som er beregnet ved generering av refusjonskrav er passert. Datoen overstyrer COog «maksdato system» og bør ikke settes lenger fram i tid enn nødvendig for å få generert nytt krav.
Korrekt maksdato for sykepenger beregnes av NAV, og vil framgå av neste aktuelle oppgjørsrapport fra NAV (K27).
CB Maksdato foreldrepenger overstyrt
Benyttes ved behov for å overstyre maksdato for foreldrepenger dersom maksdato CM eller «maksdato system» som er beregnet ved generering av refusjonskrav er passert. Datoen overstyrer CM og «maksdato system» og bør ikke settes lenger fram i tid enn nødvendig for å få generert nytt krav.
Korrekt maksdato for foreldrepenger beregnes av NAV, og vil framgå av neste aktuelle oppgjørsrapport fra NAV (K27).
SS Start sykdom
SS-dato sørger for at
det blir trygdeperiode fra første sykdomsdag.
SS-dato oppdateres for
ansatte:
• som er allerede er sykemeldt ved oppstart av ny virksomhet i SAP.
Hele arbeidsgiverperioden må være brukt
• som er nyansatte hvor forrige
arbeidsgiver har betalt sykepenger i full arbeidsgiverperiode (utenfor SAP) og
arbeidstaker blir sykemeldt innen 16 dager siden forrige fravær.
• sykemeldt i løpet av de 4 første ukene av arbeidsforholdet, nyansatt som ikke har 4 ukers opptjeningstid. Arbeidsgiver har ikke sykepengeansvar når det er mindre enn fire uker siden arbeidsforholdet startet.
Datotype SS må settes til siste dag i sykefraværet som legges inn.
Eksempel:
Ved oppstart SAP
1.1.2016 og hele arbeidsgiverperiode utenfor SAP.
Hvis sykdomsregistreringene er 2.1.2016-4.1.2016, 10.1.2016-16.1.2016 og 25.01.2016- 30.01.2016, så må SS-dato settes til 30.01.2016.
Hvis det senere kommer en ny sykdomsregistrering for samme ansatt 10.02.2016-28.02.2016, så må SS-dato endres til 28.02.2016.
Refusjonstilfeller hvor kun deler av arbeidsgiverperioden er brukt opp før oppstart i SAP, må registreres uten SS-dato i SAP – siden systemet ikke håndterer dette.
Skjemaet må korrigeres manuelt før innsending, og det vil oppstå en differanse i den første perioden i Recon-rapporten når mottatte refusjoner er lest inn. Denne differansen må utlignes i Recon, og konteringen vil bli riktig. Senere sykefravær vil få riktig beregning av arbeidsgiverperioden og refusjonskrav.
Manuell metode vil også kunne benyttes om man ikke ønsker å bruke SS-dato.
Eksempel:
Sykemeldt i løpet av
de 4 første ukene av arbeidsforholdet, altså nyansatt og som ikke har 4 ukers
opptjeningstid.
Sett SS-dato første friske dag etter sykdomstilfellet som skal refunderes.
Siste dag i sykdomstilfelle 30/1, sett SS-dato 31/1.
SX Start rett til sykepenger
Må oppdateres for ansatte som er helt nye i arbeidslivet og som må jobbe 4 uker for å få rett til sykemelding. I de tilfeller der arbeidstaker blir sykemeldt før 4 uker er nådd bortfaller retten til sykepenger for hele sykemeldingsperioden.
Ved tilsetting av arbeidstakere som ikke har forutgående opptjening i forhold til sykepenger fra NAV må datotype SX oppdateres med dato 4 uker etter tilsettingsdato.
99 Dato for død
Datotypen er kun til informasjon. Den kan benyttes hvis du har behov for å holde oversikt over dødsfall også for personer som har fratrådt. Du bør ta kopi av IT0041 fra samme dato. Datotypen kan listes ut ut via ad hoc-spørring.
Dato
Registrer dato for hver datotype.
Søkeord: IT0041