Formål
Her registreres datoer som enten kan brukes som ren informasjon, eller som kan ha betydning for andre infotyper og/eller utbetaling.
Noen datotyper er satt opp for rapportering til Statens Pensjonskasse (SPK) og Statens sentrale tjenestemannsregister (SST). Disse kodene er standard i systemet.
Forutsetninger
Ansattnummer må være registrert.
Infotypen kan oppdateres via saksgang eller vedlikeholdes direkte i infotypen.
Registrering
Transaksjonskode PA40 for saksgang.
Transaksjonskode PA30 for infotyper.
Systemet gir forslag til datotyper som skal fylles ut.
Datotyper som har betydning for lønn og/eller benyttes i rapportering til offentlige instanser skal fylles ut.
Datotyper som ikke fylles ut, aksepteres av systemet ved lagring. Systemet varsler imidlertid om at datotyper som ikke er utfylt blir slettet ved lagring.
Gyldig
Her registreres samme dato som dato for saksgang, evt virkningsdato for endringen som skal registreres.
Datotype
Følgende datotyper er satt opp i systemet:
01 Teknisk tiltredelsesdato
Settes automatisk ved konvertering.
05 Tidligere medlem i SPK
Ingen krav om 5 år til aldersgrense for nyansatte fra 01.01.20. Datotypen er ikke lenger i bruk etter 01.01.26.
52 Pensjonsdato særalder
Datotypen brukes for pensjonsdato ved særaldersgrenser. Her registreres dato for når personen skal pensjoneres og SPK-programmet regner ut særaldersgrensen og rapporterer dette til SPK.
91 Tjenesteansiennitet + eventuell tilleggsansiennitet
Fra 01.05.22 er ansiennitetsopprykk for tjenesteansiennitet erstattet med stillingsansiennitet, se ST - dato.
For virksomheter med avvikende tariffgrupper kan denne datotypen ha innvirkning på lønn.
For virksomheter uten avvikende tariffgrupper har datotypen ingen innvirkning på lønn, og er dermed valgfri å benytte.
92 Startdato i staten
Benyttes for oppfølging av rapport jubileer i staten.
93 Tjenesteansiennitet
Er kun til informasjon, og dermed valgfri å benytte.
94 Etatsansiennitet
Benyttes for virksomheter som har oppfølging av etatsansiennitet.
95 Til rådighet
Virksomhetsspesifikk.
99 Dato for død
Datotypen er kun til informasjon, og kan benyttes til registrering av faktisk dødsdato. Faktisk dødsdato er avgjørende ved registrering av sluttoppgjør ved død, se Sluttoppgjør ved dødsfall. Datotypen kan listes ut via ad hoc-spørring.
CA Maksdato syk overstyrt
Benyttes ved behov for å overstyre maksdato for sykepenger dersom maksdato CO eller «maksdato system» som er beregnet ved generering av refusjonskrav er passert. Datoen overstyrer CO og «maksdato system» og bør ikke settes lenger fram i tid enn nødvendig for å få generert nytt krav.
Korrekt maksdato for sykepenger beregnes av NAV, og vil framgå av neste aktuelle oppgjørsrapport fra NAV (K27).
CB Maksdato foreldrepenger overstyrt
Benyttes ved behov for å overstyre maksdato for foreldrepenger dersom maksdato CM eller «maksdato system» som er beregnet ved generering av refusjonskrav er passert. Datoen overstyrer CM og «maksdato system» og bør ikke settes lenger fram i tid enn nødvendig for å få generert nytt krav.
Korrekt maksdato for foreldrepenger beregnes av NAV, og vil framgå av neste aktuelle oppgjørsrapport fra NAV (K27).
CM Maksdato Foreldrepenger
Viser maksdato for foreldrepenger. Korrekt maksdato for foreldrepenger vil framgå av siste oppgjørsrapport fra NAV (K27).
CO Maksdato NAV
Viser maksdato for sykepenger. Korrekt maksdato for sykepenger vil framgå av siste oppgjørsrapport fra NAV (K27).
SS Start sykdom
SS-dato sørger for at det blir trygdeperiode fra første sykdomsdag.
SS-dato oppdateres for ansatte:
•som er allerede er sykemeldt ved oppstart av ny virksomhet i SAP. Hele arbeidsgiverperioden må være brukt
•som er nyansatte hvor forrige arbeidsgiver har betalt sykepenger i full arbeidsgiverperiode (utenfor SAP) og arbeidstaker blir sykemeldt innen 16 dager siden forrige fravær.
•sykemeldt i løpet av de 4 første ukene av arbeidsforholdet, nyansatt som ikke har 4 ukers opptjeningstid. Arbeidsgiver har ikke sykepengeansvar når det er mindre enn fire uker siden arbeidsforholdet startet.
Datotype SS må settes til siste dag i sykefraværet som legges inn.
Eksempel:
Ved oppstart SAP 1.1.2016 og hele arbeidsgiverperiode utenfor SAP.
Hvis sykdomsregistreringene er 2.1.2016-4.1.2016, 10.1.2016-16.1.2016 og 25.01.2016- 30.01.2016, så må SS-dato settes til 30.01.2016.
Hvis det senere kommer en ny sykdomsregistrering for samme ansatt 10.02.2016-28.02.2016, så må SS-dato endres til 28.02.2016.
Refusjonstilfeller hvor kun deler av arbeidsgiverperioden er brukt opp før oppstart i SAP, må registreres uten SS-dato i SAP – siden systemet ikke håndterer dette.
Skjemaet må korrigeres manuelt før innsending, og det vil oppstå en differanse i den første perioden i Recon-rapporten når mottatte refusjoner er lest inn. Denne differansen må utlignes i Recon, og konteringen vil bli riktig. Senere sykefravær vil få riktig beregning av arbeidsgiverperioden og refusjonskrav.
Manuell metode vil også kunne benyttes om du ikke ønsker å bruke SS-dato.
Eksempel:
Sykemeldt i løpet av de 4 første ukene av arbeidsforholdet, altså nyansatt og som ikke har 4 ukers opptjeningstid.
Sett SS-dato første friske dag etter sykdomstilfellet som skal refunderes.
Siste dag i sykdomstilfelle 30/1, sett SS-dato 31/1.
ST-dato (stillingsansiennitetsdato)
Datotypen gjelder for stillinger på lønnstige. Endring av stilling skal være registrert med reell startdato for stillingen. I datofeltet for ST-dato skal alltid dato registres fra og med den første i måneden.
Eksempel:
Ansatt får ny stillingskode pr. 15.08.20XX – korrekt ST-dato blir 01.08.20XX.
For å foreta korrekte ansiennitetsopprykk, må ST-dato være registrert, og det må være valgt riktig tariffgruppe i IT0008.
Endring av ST-dato i IT0041 kan påvirke data som er registrert i IT0008 Grunnlønn. Ved endring av ST-dato, pass på at IT0008 Grunnlønn er oppdatert med korrekt data.
Datotype ST kan registreres også for andre ansatte, men vil bare kunne ha innvirkning på lønn for ansatte som er registrert på stige, og som ikke er direkteplassert (KORT_DP/LANG_DP).
SX Start rett til sykepenger
Må oppdateres for ansatte som er helt nye i arbeidslivet og som må jobbe 4 uker for å få rett til sykemelding. I de tilfeller der arbeidstaker blir sykemeldt før 4 uker er nådd bortfaller retten til sykepenger for hele sykemeldingsperioden.
Ved tilsetting av arbeidstakere som ikke har forutgående opptjening i forhold til sykepenger fra NAV må datotype SX oppdateres med dato 4 uker etter tilsettingsdato.
VB Ansettelsesdato
Benyttes for rapportering til SPK/SST, og må fylles ut. Ved saksgang for tilsetting foreslår systemet VB-dato = tilsettingsdato.
SST
Varsler om at startdato ikke finnes dersom denne datotypen ikke er utfylt.
SPK
Overstyring av dato for start, hvis dato er høyere enn registrert startdato opprettes ikke melding om nyansettelse. Programmet legger inn dato fra IT0000 dersom det ikke finnes startdato i datotype VB Ansettelsesdato. Sjekken gjøres i forbindelse med konvertering/start i SAP.
VF Start hel pensjon/permisjon som ikke skal rapporteres til SPK
Må vedlikeholdes ved start på hel pensjon/permisjon (permisjon med fraværskode 166, 167 eller 168).
Her registreres samme dato som dato for saksgang for hel pensjon/permisjon.
Eksempel:
Hel pensjon/permisjon uten lønn 01.01.2025
Datotype VF 01.01.2025
VL Start ETAT permisjon
Må vedlikeholdes i tilfeller hvor startdato og permisjonsdato er den samme, hvis ansatt er omfattet av slik avtale. Rettigheter er regulert i egen avtale for etatene.
Meldes til SPK som startmelding på startdatoen og med permisjonsdato fra neste dag. (Dette fordi SPK ikke godtar ansettelse og permisjon fra samme dag).
Ved fusjoner/fisjoner må alle som har permisjon som omfattes av permisjonsavtalen, legges inn med dato type VL.
Må avgrenses ved første brudd i permisjonen i IT2001.
Eksempel A:
Tilsatt 1.1.20092026
Permisjon 1.1.20092026
VL 1.1.20092026
Meldes SPK som startmelding 1.1. og med permisjon fra 2.1.
Eksempel B:
Tilsatt 1.1.20092026
Permisjon 1.1.20092026
Blir ikke med på filen. Meldes ikke SPK før ansatt er tilbake fra permisjon.
VP Start delvis pensjon
Må vedlikeholdes ved start på delvis pensjon.
Ved endring av stillingsprosent må det opprettes ny post i IT0041 fra dato for endring, hvor datoen i felt for datotype også endres.
Overstyring av startdato for delvis pensjon. Ved delvis permisjon skal alltid pensjonsmeldingsskjema fylles ut for alle endringer, og det skal ikke dannes endringsmeldinger. Unntak er ved endring av lønnstrinn.
Eksempel:
Delvis pensjon 1.1.2026
Datotype VP 1.1.2026
Meldes SPK med stillingsprosent lik deltid. Det genereres ingen melding om delvis pensjon på fil. Delvis pensjon meldes på eget skjema.
Søkeord: IT0041