Formål
I infotypen registreres og knyttes en person til bedriftsstruktur, personalstruktur og organisasjonsstruktur.
Bedriftsstrukturen består av firmakode, personalområde og personaldelområde. I tillegg inneholder strukturen informasjon om kostnadssted, K-element 5 og K-element 4.
Personalstrukturen består av medarbeidergruppe, medarbeiderundergruppe og lønnsavregningsgruppe.
Organisasjonsplan eller den interne organisasjonsstrukturen består av prosent, stilling, stillingskode og organisasjonsenhet.
Ved bruk av saksgang Tilsetting vil datafelt arves fra den interne organisasjonsstrukturen, dvs. fra organisasjonsenheten og/eller stillingen. Arvede datafelt er firmakode, personalområde og personaldelområde. Systemet varsler om at forslagsverdier arves. Konterings- og kostnadsfordelingsinformasjon registrert i den interne organisasjonsstrukturen vil også arves.
Forutsetninger
Det må være opprettet organisasjonsenhet og stilling med stillingskode før en kan tilsette i en stilling/endre en stilling på en person.
Registrering
Transaksjonskode PA40 for saksgang.
Transaksjonskode PA30 for infotyper.
Utfylling av skjermbildet
Gyldig (O)
Gyldig (dato fra).
Firmakode (O)
Datafeltet hentes fra organisasjonsenheten i ppome ved angivelse av det personalområdet personen er tilknyttet.
Pers.omr (O)
Datafeltet hentes fra organisasjonsenheten i OM. Personalområde er det samme som firmakoden for virksomhetene i løsningen vår.
Delomr. (O)
Datafeltet kan endres direkte i infotypen.
Legg inn personaldelområde (PDO).
PDO er en del av den juridiske strukturen. Det bestemmer blant annet hvordan ansatte rapporteres i terminrapporten. Se også kapittel Den juridiske strukturen.
Delområde som er nedlagt
Merk: Personaldelområder som er nedlagt, er prefikset med en X. Disse må ikke benyttes, da det vil medføre at ansatte knyttes til feil bedriftsnummer. Det er ikke mulig å avgrense personaldelområder i SAP. Det er nå lagt en gyldighetsperiode på delområder. Når du bruker F4 for å finne verdier, vil kun gyldige delområder synes. Hvis du forsøker å lagre med et utgått delområde, får du feilmelding.
Endre delområde på en ansatt
Det var tidligere strenge regler for når PDO kunne endres i forhold til terminrapporten. Terminrapporten forsvant med A-ordningen.
Dersom endring av personaldelområde vil føre til endring av sone for arbeidsgiveravgift tilbake i tid så vil det gis en gul informasjonsmelding. Årsaken er at det skaper avstemmingsdifferanser. Vær oppmerksom på at endring av PDO bakover i tid medfører rekalkulering.
Merk: Hvis du nettopp har bestilt et nytt delområde som skal gjelde fra for eksempel den 1. i neste måned, må du passe på følgende: Tast retur i skjermbilde før du henter opp gyldige delområder med F4. Dette vil oppdatere listen i forhold til startdatoen for infotypen. Du vil da få med de nye delområdene.
Kostn.st. (O)
Datafeltet hentes fra hovedkostnadssted for organisasjonsenheten eventuelt fra stillingen i ppome ved angivelse av den stillingen personen skal tilsettes i.
Det kan være behov for å overstyre denne verdien på et lavere nivå i organisasjonsstrukturen. Dette gjøres i IT0027.
Lønnskostnader knyttes kun til hovedkostnadsstedet for organisasjonsenheten eller stillingen i ppome hvis ikke annet kostnadssted er overstyrt i IT0027.
K-element 5 (O)
Feltet er obligatorisk og må fylles ut med en verdi. Det er opp til virksomheten å bestemme om datafeltet skal brukes. I tabellen er lagt inn en ”dummy” verdi = ”–” .
K-element 4 (O)
Feltet må fylles ut med en verdi for virksomheter som benytter kapittel og post i kontonummeret i økonomisystemet.
Medarb.grp. (O)
Datafeltet er en del av personalstrukturen og legges inn ved saksgang for tilsetting av en person, se IT 0000 – Saksbehandling.
M.undergrp.
Datafeltet er en del av personalstrukturen og legges inn ved saksgang for tilsetting av en person, se IT 0000 – Saksbehandling.
Avr.grp. (O)
Ved ansettelse foreslår systemet automatisk en lønnsavregningsgruppe. Denne benyttes til å styre lønnskjøringen, og skal normalt ikke endres.
Merk: Lønnsavregningsgruppe 99 betyr at den ansatte ikke blir med på lønnskjøring. Denne skal benyttes for medarbeidergruppe 9, men aldri for andre medarbeidergrupper. Hvis en person går til eller fra medarbeidergruppe 9, må altså lønnsavregningsgruppe endres. Endring av lønnsavregningsgruppe kan bare skje den 1. i hver måned. Hvis overgangen til/fra medarbeidergruppe 9 skjer midt i en måned, må det tas kopi av IT0001 fra den 1. i neste måned og lønnsavregningsgruppe endres på det tidspunkt.
Kontrakt
Feltet er valgfritt og kan benyttes til å registrere informasjon om kontraktsforhold eller midlertidighjemmel iht lovverk. på den ansatte.
Verdier som starter med bokstaver X er utgått og skal ikke brukes.
Prosent (O)
Prosent foreslås alltid til 100 %. Dette feltet angir hvor stor del av sin arbeidstid den ansatte bruker på den angitte stillingen.
For at konteringen ikke skal feile må 100 % alltid være utfylt.
Unntak er når det er flere stillinger. For hver stilling registreres en prosent, men totalt må disse prosentene utgjøre 100.
Prosent for hhv lønn og arbeidstid registres i andre infotyper.
Stilling (O)
Stillingen som ble registrert i IT0000 saksbehandling oppdaterer dette feltet.
Merk: På grunn av A-ordningen må alle stillinger (unntatt for de eksterne og for pensjonister) ha en yrkeskode. Hvis du registrerer en stilling som ikke har yrkeskode, får du feilmelding:
Åpne en ny sesjon (et nytt skjermbilde) og registrer yrkeskode enten via PPOME eller PO13, IT1051. Lagre og avslutt den sesjonen. Du kan nå lagre IT0001.
Still.gr./Stillingskode (O)
Hentes automatisk ved angivelse av stilling.
Ved opprettelse av en stilling i PPOME knytter brukeren aktuell stillingskode til stillingen. Stillingskoden angir den lønnsmessige innplassering av stillingen i henhold til hovedtariffavtalens lønnsplaner, eller lederlønnsregulativet.
Denne informasjonen oppdaterer IT 0008 Grunnlønn, og personens eksakte lønnstrinn i stillingskoden registreres i infotypen.
Org.enhet (O)
Hentes automatisk fra organisasjonsstrukturen ved angivelse av stilling.
Lønn / Akademikere
Nytt fra 01.05.2025:
Fra 01.05.2025 skal ikke feltet «Lønn/Akademiker» lenger ha verdi for ansatte som følger hovedtariffavtalen (feltet skal være blankt).
Fra og med 01.05.2025 skal denne informasjonen registreres i IT9008 Hovedsammenslutning. Det er ikke mulig å registrere verdi i IT9008 med startdato før 01.05.2025.
Nytt fra hovedtariffavtalen 01.05.2024:
Feltet fylles ut av alle som følger hovedtariffavtalen med unntak av lærlinger (de skal ha blankt i feltet).
Verdien du registrerer her, vil styre så lønnen blir korrekt satt opp i IT0008.
Endring av tekst i valgene ble endret fra desember 2024, i tillegg er det kommet en ny verdi:
Årsaken til at det er behov for så mange valg er at det er ulike virkningspunkter.
•Akademikerne har virkningspunkt 02.06.2024
•Unio har virkningspunkt 05.06.2024
•LO/YS har virkningspunkt 01.05.2024
Uorganiserte skal ha virkningspunkt 01.05.2024. Stortinget vedtok den 17.12.2024 at uorganiserte ansatte per 1 mai 2024 følger det avtaleområdet som er størst i virksomheten.
Gjeldende for perioder før 01.05.2024:
Feltet fylles bare ut for personer som er/har vært medlem av Akademikerne (med unntak av unge arbeidere og lærlinger, disse skal ha blank).
Feltet er et resultat av lønnsforhandlinger med Akademikerne pr. 01.05.2016. Disse skal håndteres på egen lønnstabell. Verdien du registrerer her, vil styre så lønnen blir korrekt satt opp i IT0008.
Mulige verdier pr 01.05.2016:
Mulige verdier er pr. 01.05.2018:
I forbindelse med endringene i Hovedtariffavtalen 01.05.2022, ble det endring i hvilket avtaleområde de uorganiserte skal følge. Det er derfor bare aktuelt med to valg:
Enten blankt eller Følger Akademiker/Unio avtaleområdet for nåværende hovedtariffavtale.
Endring av tekst i valgene ble endret fra mars 2024:
Avvik rapp A-melding
Ansatte som ikke får lønnen dekket over statsbudsjettet, skal innrapporteres på en spesiell måte i A-meldingen. De skal da merkes i feltet Avvik rapp A-melding.
Mulige verdier er:
Dette gjelder ansatte som får lønnen sin dekket utenom statsbudsjettet. Det er ingen kontroll på hvilke medabeidergrupper/-undergrupper som skal ha dette, men for enkelte ansatte som får lønnen eksternt/internt finansiert må disse i tillegg har riktig MUG (16, 17 eller 18 for at de skal bli kontert på riktig kapittel/post).
På A meldingen får disse ansatte verdien Z i feltet Lønnstrinn).
Spesielle betingelser
Hovedsakelig til bruk ved saksgang: Ny st.kode/ltr/org.enh/mg/mug – saksbehandlingsårsak 35 – overgang til/fra utenlandske.
(kan benyttes ved bruk av andre saksganger)
Spesielle betingelser er ikke et obligatorisk felt. Det kan fylles ut for personer som er utenlandske arbeidstakere, eller arbeidstakere som utfører arbeid i utlandet. Feltet skal ikke benyttes av eksterne.
Basert på utfylling av feltene under spesielle
betingelser vil det komme forslagslønnart i Infotype (IT) 0008 grunnlønn. For
IT0008, IT2010, IT0014 og IT0015 vil det kun komme frem lønnarter med korrekt
innrapportering ved søk 
på
lønnarter.
Lønnartene som kommer opp vil være korrekt i forhold til hvilken HTA den ansatte tilhører (Akademikerne / LO, YS eller UNIO og uorganiserte).
Unntatt arbeidsgiveravgift – arbeidsgiver skal vanligvis betale norsk trygdeavgift og arbeidsgiveravgift for utenlandske arbeidstakere, med mindre det er dokumentert at arbeidstaker ikke er omfattet av norsk trygdelovgivning.
Unntatt gruppeliv - Arbeidstakere som er omfattet av Hovedtariffavtalen i staten er dekket av en gruppelivsordning ved dødsfall i henhold til HTA § 23. Ref. Statens personalhåndbok (SPH).
Unntatt SPK - For å kunne være medlem av Pensjonskassen må arbeidstakeren samtidig være trygdet etter folketrygdloven kapittel 2, og betale folketrygdavgift for de samme inntekter som ligger til grunn for pensjonsopptjening i Pensjonskassen. Departementet kan i særlige tilfeller gjøre unntak og fastsette regler bl.a. om innskuddsbetaling etter særskilt fastsatt sats (ref. lov om statens pensjonskasse § 6).
Utland – Kryss av for utland, dersom den ansatte utfører arbeidet i utlandet.
Landkode – For person som har jobbet i utlandet – velg landkode (eks. Danmark). Valg av landkode i IT0001 henger ikke sammen med IT3363. IT3363 må fylles ut i tillegg for innrapportering av arbeidsland, se IT 3363 – Tilleggsinfo for EDAG (NO).
Lønn betalt av – For personer som er utenlandske arbeidstakere eller arbeidstakere som utfører arbeid i utlandet, skal denne ikke være blank.
- Ordinær –Ansatte som utfører arbeid i utlandet (tidligere SD-kode 113, 113A), eller er utenlandsk ansatt som utfører arbeid i Norge (tidligere SD-kode 129).
- Staten – tidligere SD-kode 127A
Du får varselmelding dersom det er registrert fremtidige poster i IT2010, IT0014 og IT0015. Kontrollert at korrekte lønnarter er registrert via transaksjonskode PA30.
Ved overgang til/fra utland må verdiene i feltet «spesielle betingelser» i IT0001 oppdateres.
Kunder på grunntjeneste må sende inn sak til DFØ for oppdatering.
Hvis det finnes fremtidige poster i IT0001 må disse også oppdateres med korrekt verdi, for at du skal kunne endre IT0008.
Noen eksempler på utfylling i IT0001 Plass i organisasjonen:
Ordinær lønn og annen godtgjørelse for arbeid utført i utlandet, tidligere SD kode 113A.
Kryss av for Utland, oppgi landkode og lønn betalt av Ordinær.
Ordinær lønn og annen godtgjørelse for arbeid utført i utlandet unntatt norsk arbeidsgiveravgift, tidligere SD kode 113. Du kan bare unnlate å angi arbeidsgiveravgiftsplikt når arbeidet er utført i utlandet av utenlandsk statsborger som ikke er medlem av folketrygden, eller når det foreligger dokumentasjon fra trygdemyndighetene som bekrefter at arbeidstakeren ikke er trygdet i Norge. For eksempel når det fremgår av blankett A1/E101.
Kryss av for unntatt arbeidsgiveravgift og utland, oppgi landkode og lønn betalt av ordinær.
Ordinær lønn og annen godtgjørelse for arbeid utført i Norge av utenlandsk arbeidstaker unntatt norsk arbeidsgiveravgift.
Kryss av for Unntatt arbeidsgiveravgift og oppgi lønn betalt av Ordinær.
Norske statsborgere som er skattemessig bosatt i utlandet og hvor ytelsen er opptjent i utlandet, tidligere SD kode 127A.
Personer som mottar lønn fra den norske stat kan blant annet være personer som arbeider i:
- utenrikstjenesten, og er ansatt i Utenriksdepartementet
- fredsstyrker og er ansatt i Forsvaret
- Norges Bank
- internasjonale organisasjoner eller institusjoner, og som er lønnet av den norske stat
Kryss av for Utland, oppgi landkode og lønn betalt av Staten.
Søkeord: IT0001