Formål
IT0007 benyttes for registrering av planlagt arbeidstid. Her registreres også om den ansatte skal tidevalueres, og eventuelt hvilken type tidevaluering.
Planlagt arbeidstid registreres ved tilsetting og IT0007 inngår derfor i saksgangene for tilsetting. Planlagt arbeidstid endres i en del andre saksganger.
Forutsetninger
Alle ansatte må ha en gyldig post i IT0007.
Riktig arbeidsplanregel må være opprettet før en ansatt kan knyttes til den. Ved behov for nye arbeidsplanregler sendes bestilling til DFØ via kundesenter på nett.
Før ny arbeidsplan bestilles - vurder alltid om en arbeidsplan i høyere stillingsprosent, men med samme arbeidsdager kan benyttes. Se mer info under punktet om deltidsprosent.
Registrering
For registrering, endring eller sletting, se Generelt om infotyper.
Gyldig (O)
Perioden den planlagte arbeidstiden skal gjelde for.
Arbeidsplanregel (O)
Arbeidsplanregel som gjelder. Trykk F4 for å få fram oversikt over gyldige regler.
Avhengig av personaldelområde og medarbeidergruppe legges det inn et forslag til arbeidsplan. Forslaget kan endres.
For de fleste ansettelser vil arbeidsplanregel FLEX bli foreslått. Denne arbeidsplanen gjelder vanlig fleksitid, full stilling med sommer og vintertid. For nærmere forklaring av kodestrukturen, se gyldige koder for arbeidsplanregler litt lenger ned.
Status for tidsadm. (O)
Det finnes 4 gyldige
koder:
0 = Ingen
tidevaluering
1 = Tidevaluering – faktisk (Positiv
tidevaluering)
7 = Tidevaluering for kvoter
9 = Negativ tidevaluering
(avvik).
Det finnes en transaksjonskode YHR_OPPDAT_0007 for å massevedlikeholde IT0007 når et firma eller en organisasjonsenhet tar i bruk tidevaluering.
Deltidsansatt (O)
Feltet krysses automatisk av for deltidsansatte, det vil si med en arbeidsplan som ikke er 100% og/eller med en deltidsprosent <100, 00.
Deltidsprosent (O)
Dersom valgt arbeidsplanregel skal følges fullt ut, så skal deltidsprosent settes til 100. Deltidsprosenten gjelder altså prosent på den arbeidsplan som er valgt. Den kan altså godt være 100 % selv om man jobber deltid. Den kan avvike fra lønnsprosent på IT0008 – Grunnlønn.
Se også punktet om timelønn lenger nede.
For sammenhengen mellom Deltidsprosent på IT0007 og Dellønnsprosent på IT0008, se lenger nede.
Arb.timer per dag
Feltinnholdet arves fra arbeidsplanregel og multipliseres med deltidsprosent. Dersom timetallet ikke gjenspeiler gjennomsnittlig timetall pr. dag, så er deltidsprosent feil og må endres.
Arbeidstimer per uke
Feltinnholdet arves fra arbeidsplanregel og multipliseres med deltidsprosent. Dersom timetallet ikke gjenspeiler gjennomsnittlig timetall pr. uke, så er deltidsprosent feil og må endres.
Arbeidstimer per. md./per år
Feltinnholdet arves fra arbeidsplanregel og multipliseres med deltidsprosent.
Arbeidsdager per uke
Feltinnholdet arves fra arbeidsplanregelen og skal ikke endres i dette bildet. Tallet må stemme. Dersom antall dager er feil må en annen arbeidsplanregel velges.
Tilleggsfelt:
Eksternt tidsystem
Det finnes 7 gyldige
koder:
0 = Ingen eksterne tidsystem
Kodene nedenfor er kun gyldig for Status for tidsadm 0 eller 7.
1 = Annen GAT
2
= Tidbank
3 = TTA
4 = WinTid
5 = DFØ’s Gat
9 = Annet
Virksomhetene som har eksterne tidsystemer er vedlikeholdt i en egen tabell hos DFØ (YHR_FIRMAKODER). Tidsystemet kommer opp som automatisk forslagsverdi hvis denne tabellen inneholder et kjent tidsystem for den ansattes firma.
Arbeidsplan
Hvis du klikker på knappen Arbeidsplan, får du opp hvordan arbeidsplanen ser ut dag for dag.
Forrige måned
Knapp for å bla til forrige måned.
Neste måned
Knapp for å bla til neste måned.
Velg
Knappen for å vise detaljinformasjon for den dagen hvor du har plassert markøren.
Kodestruktur for arbeidsplanregler:
Fleksitid, jobber hver dag
Personer som jobber fleksitid og jobber 5 dager pr. uke skal knyttes til en regel som starter med bokstaven F.
FLEX
100 % Fleksitid
Vinter/sommer
FLEX= 100 %
Fleksitid lik hele året
FLXR
100 % Fleksitid uten kjernetid
VS
FLXR= 100 % Fleksitid uten
kjernetid = HÅ
Kodene som heter FLEX benyttes for ansatte som jobber hver dag, har fleksitid med kjernetid og ytre arbeidstid. De to kodene som heter FLXR benyttes ved kort dag/redusert arbeidstid (uten kjernetid).
Forskjellen mellom FLEX og FLXR er at ved FLEX vil tidevaluering varsle når den ansatte kommer etter 0900 eller går før 1430. Ved FLXR vil det ikke varsles.
FLXR-kodene er bare tenkt brukt for personer med forventet arbeidstid kortere enn kjernetiden, og for å unngå stadige varslinger om at kjernetiden ikke er overholdt.
Lønnsmessig er kodene identiske. Virksomheter med negativ tidregistrering trenger ikke benytte FLXR-reglene.
De to kodene FLEX= og FLXR= har lik arbeidstid hele året, d.v.s. 7,5 timer pr dag hele året, mens de andre to kodene, som ikke inneholder =tegn, har vinter og sommertid.
Fleksitid med 1 eller flere fridager pr. uke
Ansatte med fleksitid og en eller flere faste fridager i uka skal knyttes til en regel som starter med tall.
Noen eksempler:
8001
80 % Fri
hver mandag
8001= 80 % Fri mandag
7:30 HÅ
8002 80 % Fri hver
tirsdag
8002= 80 % Fri tirsdag
7:30 HÅ
8003 80 % Fri
onsdag
8003= 80 % Fri onsdag 7:30
HÅ
9001A 90 % 2 uker
MTOTF/xTOTF
9001B 90 % 2 uker
xTOTF/MTOTF
9001=A 90 % 2 uker
MTOTF/xTOTF
9001=B 90 % 2 uker
xTOTF/MTOTF
9002A 90 % 2 uker
MTOTF/MxOTF
9002B 90 % 2 uker
MxOTF/MTOTF
9002=A 90 % 2 uker
MTOTF/MxOTF
9002=B 90 % 2 uker
MxOTF/MTOTF
Når koden inneholder = betyr det at arbeidstiden er lik hele året. Når den ikke inneholder = betyr det at sommertid og vintertid er bygget inn i regelen.
Du kan bruke kodebeskrivelsen til å finne sammenhengen mellom regel og dellønns %. Når deltids % i IT0007 settes til 100, skal dellønns % i IT0008 settes lik de 2 første sifrene i koden.
Eksempel:
Kode 8003 – fri onsdag settes til 100 % i IT0007. Den ansatte jobber hele dager med fri hver onsdag. Dellønnsprosent på IT0008 - Grunnlønn settes til 80 %, noe som tilsier de to første siffer i arbeidsplanregelens nr * 100 %. Den ansatte reduserer arbeidstiden sin til halv dag = 50 % av dagens arbeidstid i IT0007: Dellønnsprosent i IT0008 må reduseres til 40 %., dvs. 2 første siffer i arbeidsplanregelens nr. * 50 %.
For arbeidsplanregler som går over mer enn 1 uke, prøver vi å angi mønsteret i beskrivelsen. Det settes / mellom hver uke og arbeidsdager angis med store bokstaver, fridager med liten x. Fri annenhver dag over 2 uker får beskrivelsen: 50 % 2 uker MxOxF/xTxTx.
Søking etter riktig arbeidsplanregel
Det ligger inne en lang rekke arbeidsplanregler og det kan være vanskelig å finne den planen man leter etter.
Det er imidlertid en ganske grei søkehjelp. I eksempelet nedenfor benyttes søkehjelpen for å finne en arbeidsplan på 50 % hvor den ansatte jobber tirsdag + onsdag + torsdag i en uke og mandag + fredag i neste uke.
Navnet på regelen skal ifølge beskrivelsen ovenfor og inneholde ukebetegnelsene xTOTx og MxxxF, men i øyeblikket er jeg ikke sikker på hvilken uke som står først. Jeg søker derfor bare på en av ukene, ikke på kombinasjonen. Alternativt for regler med annen navnsetting: Jeg søker ikke på hele navnet, men bare på den delen av navnet jeg er sikker på.
I tillegg vet jeg at jeg er på jakt etter en 50 % regel og at koden derfor må inneholde tallkombinasjonen 50 med stjerne foran og bak.
Bruk deretter funksjonstast F4 for søking.
Jeg får opp altfor mange regler og ønsker å begrense ytterligere. Klikk på linjen;
Når du klikker på denne linjen, vil du få opp et bilde hvor du kan endre begrensninger for hvordan du skal søke.
Du skriver inn den delen av teksten som planen er nødt til å inneholde. Dette skrives på linjen Tekst arb.planregel med stjerne foran og bak.
Det er 34 planer som oppfyller søkekriteriene mine.
Jeg ser fort at 5074 A og B har de riktige arbeidsdagene. Ser også at denne planen finnes bare med sommer/vintertid. Det finnes i øyeblikket ingen plan for lik arbeidstid hele året. Dersom det er det jeg trenger, må jeg be om å få opprettet 5074= (A og B). Men dersom planen skal ha sommer/vintertid er 5074 (A og B) riktig.
Mangler den arbeidsplan du trenger, må den bestilles. I mellomtiden kan den ansatte knyttes til en annen plan. Når den nye planen er opprettet, koples den ansatte over til denne med tilbakevirkende kraft. I dette tilfellet benyttes endring ettersom den midlertidig registrert arbeidsplanregel var feil, se Rette en post som er feilregistrert.
Bruk bildet PA30-Vedlikehold personalstamdata eller PA61-Vedlikehold tiddata. Finn deretter frem til riktig person og riktig infotype slik som beskrevet i avsnittet Oppslag på infotype.
Avansert søk etter arbeidsplan
SAP har utviklet en detaljert søkefunksjon for infotype 0007, med den hensikt å raskere finne aktuell arbeidsplan basert på søkekriterier som antall timer per dag, start eller slutt tid osv. Formålet er å raskere finne aktuelle arbeidsplaner, samt unngå å opprette nye arbeidsplaner som allerede finnes i systemet.
Slik gjøres det:
Søkefunksjonen som er tilgjengelig i Infotype 0007 tillater å søke etter arbeidsplaner ved bruk av knappen «Søk arb.pl.regel». Denne vil åpne et nytt skjermbilde der man kan søke på arbeidsmønster som roterer med opptil 6 uker.
Gå inn i PA 30 (eller PA61)
Opprett eller kopier post i IT0007.
Klikk på Søk arb.pl.reg.
Legg inn ønsket arbeidsmønster.
NB! Legg gjerne til en uke med å klikke “Tilføy uke” om ønskede arbeidsmønster strekker seg over flere uker.
Klikk på 
eller F8 når mønsteret er registrert.
Velg ønsket arbeidsplan og bekreft med 
(Da returneres bruker til
infotype 0007).
Lagre infotype 0007 med riktig start og slutt datoer.
Sammenhengen mellom IT0007 og IT0008
For en del deltidstilsatte kan det være litt vanskelig å se sammenhengen mellom Deltidsprosent på IT0007 og Dellønnsprosent på IT0008.
Eksempel:
Vi har en ansatt som jobber 70 %, fordelt på 4 arbeidsdager pr. uke med fri på fredag.
Det er lettest å forklare sammenhengen hvis vi starter på IT0007. Finn først riktig arbeidsplanregel. I dette tilfellet blir det 8001 (kunne også vært P8001= eller 8001=). Finn hvilken lønnsprosent den ansatte skal ha når Deltidsprosent = 100. For en ansatt som jobber 4 dager i uka blir denne prosenten 80 %. Legg merke til at prosenten ligger som de 2 første sifrene i arbeidsplanregelens kode. Alle de aktuelle reglene i eksempelet har 80 som de to første siffer.
Legg inn deltidsprosent 87,5. Multipliser den dellønnsprosenten han ville hatt ved 100 % med faktisk deltidsprosent og du finner dellønnsprosent til IT0008. I dette eksempelet 80 (som er den lønnsprosent han ville hatt ved full tid) * 87,5%/100 = 70%. Den ansatte skal ha en dellønnsprosent på 70 %.
I praksis må du regne motsatt vei, du finne en arbeidsplanregel og får opplyst en lønnsprosent til IT0008 og må beregne deltidsprosenten på IT0007. Formelen blir:
Dellønnsprosent IT0008 * 100/
Lønnsprosent den
ansatte ville hatt ved deltidsprosent lik 100.
Eller sagt på en annen måte:
Deltidsprosent på IT0007 =
Dellønnsprosent
IT0008 * 100/
To første siffer i arbeidsplanen kode.
I vårt eksempel: 70 % * 100/80 = 87,5 %
Fast arbeidstid
Når kode starter på bokstav og denne ikke er lik F gjelder det fast arbeidstid.
Kode starter på P gjelder pedagogisk personell, U gjelder utenrikstjenesten, L gjelder lokalansatte for utenrikstjenesten etc.
Koder på Y + 6 siffer har en logikk i
kodestrukturen som trenger forklaring.
Y = Fast arbeidstid (ikke
fleksitid)
3 neste siffer angir timer + minutter pr. dag (Y630 betyr jobber 6
timer og 30 min hver dag). 3 neste siffer angir starttidspunkt (Y630800 betyr
starter 08:00). = i siste posisjon betyr samme arbeidstid hele året (ikke
sommer/vinter)
Beskrivelsen starter med lønnsprosent som skal ligge i IT0008 når deltids % = 100 %. Deretter kommer timetall og eventuelt antall minutter.
Forkortelser:
HD = Hver Dag
st =
starttidspunkt
vs = vinter/sommer
Flere forkortelser vil bli tatt i bruk
ved behov.
Kodene for fast arbeidstid bygges opp ved behov. At man benytter bokstaven Y og ikke F skyldes at F kan tolkes både som Fast og som Flex. At den er Y er fordi de skal legge seg langt nede i kodebildet.
Timelønn
Vi har to typer timelønnede. De som ikke har noen avtale om antall timer eller stillingsprosent, og de som har en kontraktfestet avtale om hvor mye de skal jobbe.
De som ikke har noen avtale, bruker arbeidsplanene som starter med TIME og som det deretter angis arbeidstid pr uke.
TIME37_5 – Timelønn 37,5 timer pr uke
(den vanligste)
TIME36_5 –
Timelønn 36,5 timer pr uke
TIME35_5 – Timelønn 35,5 timer pr
uke
TIME33_6 – Timelønn
33,6 timer pr. uke.
De som har avtalt en stillingsprosent, eller et antall timer som regnes om til en stillingsprosent, bruker disse arbeidsplanene (ansatte med disse arbeidsplanene er omfattet av HTA §18.1):
PROS37_5 – Avtalt timelønn% 37,5 timer
pr uke
PROS36_5 – Avtalt
timelønn% 36,5 timer pr uke
PROS35_5 – Avtalt timelønn% 35,5 timer
pr uke
PROS33_6 – Avtalt
timelønn% 33,6 timer pr. uke.
De som bruker disse arbeidsplanene, må også registrere den avtalte stillingsprosenten i feltet for deltidsprosent
Søkeord: IT0007