Formål
Registrering av selve permisjonen, korreksjon av lønn i permisjonsperioden, automatisk innrapportering til offentlige myndigheter, samt riktig håndtering av permisjonen i statistikker og oversikter.
Med innrapportering menes innrapportering til Statens pensjonskasse og a-ordningen.
Forutsetninger
For permisjoner som skal kombineres med andre fraværstyper som ferie og avspasering, forutsettes det at saksbehandler setter opp en permisjonsplan sammen med den ansatte før permisjonen starter. Denne delen gjøres på papir uten systemstøtte.
Ved permisjon uten lønn vil ferie og avspasering kunne forkorte perioden uten lønn (tar først ferie og ser hvor langt det rekker og så starter selve perioden uten lønn).
Ferie avvikles på vanlig måte, i forkant eller etterkant av permisjonen. Husk også at den ansatte vil opprettholde medlemskapet sitt i SPK under ferie.
Den ansatte vil være med på lønnsberegningen i hele permisjonsperioden, vil få tildelt feriekvoter i januar og får ferieoppgjør i juni.
Se også Oppgjør av feriedager ved permisjon uten lønn.
Registrere permisjon
PA 40 Saksbehandling
Registrering gjøres
ved hjelp av saksgang Permisjon u/lønn som vil ta deg gjennom
infotypene:
0000 -
Saksbehandling
2001 -
Fravær
0041 –
Datoangivelser (kommer kun opp ved fravær med kode 166, 167 eller 168)
0014 - Faste tillegg og
trekk
0019 -
Terminovervåking
0045 -
Lån
0057 -
Medlemskap
0040 -
Utlånte gjenstander
0655 – ESS ansettelser lønnslipp
(avgrenser lønnsslipp i DFØ app/selvbetjeningsportalen)
Infotypene 0014, 0045, 0057 og 0040 er satt opp med mulighet til å avgrense eksisterende forekomster. Dette betyr at de bare kommer opp i saksgangen i de tilfeller hvor den ansatte har faste tillegg, trekk, lån, medlemskap eller utlånte gjenstander.
Infotype 0041 er ikke med i e-skjema for registrering av permisjon. Oppdatering av IT 0041 må derfor følges opp manuelt når permisjon er registrert via e-skjema.
Kode for saksbehandling IT0000
01 -
Permisjon
02 - Fødselspermisjon uten lønn
03 - Permisjon for uførhet
04
- Arbeidsavklaringspenger
Koder for permisjon uten lønn IT2001
På IT2001 registreres permisjonstype, fra dato og til dato. Til dato skal alltid fylles ut.
Når saksgangen kommer til IT2001 kommer koderegisteret opp først. Du må velge kode for å komme inn på selve infotypen. For valg av riktig kode, se Kodeverk for permisjon uten lønn. Se eventuelt også Registrering av delvis permisjon og Kodeverk for delvis permisjon uten lønn.
Avgrense faste tillegg og trekk IT0014
Når lønn stoppes helt, må også faste tillegg og trekk stoppes for den samme perioden. Men dette har følgende unntak:
•Tillegg som rapporteres til SPK skal ikke stoppes. Lønnartene skal være satt opp slik at de ikke løper ved 100% permisjon uten lønn, men man bør allikevel kontrollere dette ved å simulere lønn. Grunnen til at disse tilleggene fortsatt skal løpe, er at man får feilmelding ved SPK-innrapportering av permisjon når det faste tillegget er fjernet.
For permisjon på deltid vil man måtte vurdere om/hvilke tillegg og trekk som bør endres/stoppes.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens startdato. Merk de poster som skal avgrenser og klikk på Avgrens.
Hvis et tillegg skal endres i forbindelse med permisjon kan dette ikke gjøres i saksgangen, men må gjøres rett på infotypen. Dette må gjøres etter at saksgangen er kjørt.
Se også Generelt om registrering av faste tillegg og trekk under Lønnsregistrering.
Koder for terminovervåking IT0019
Permisjon utløper og eventuelt Fødselsperm slutt er eneste relevante koder. Grunnen til at permisjonens slutt registreres på IT0019 er ønsket om å ha alle varsler og all oppfølging på et sted. Det er permisjonens sluttdato som skal legges inn på terminovervåking i feltet Avtale den.
Alternativt kan du spørre direkte på fraværet og på den måten holde kontroll med permisjoner som utløper, se Oversikt over permisjoner som ikke er avsluttet . En fødselspermisjon som er brutt opp i flere perioder vil dessverre framkomme med flere poster i denne rapporten.
Avgrense faste lån IT0045
Når lønn stoppes helt, må også avdrag på lån stoppes for den samme perioden. For permisjon på deltid vil man måtte vurdere hva som skal skje med avdraget.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Merk de poster som skal avgrenses. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens startdato. Klikk på Avgrens.
Arbeidsgiver må vurdere om det er nok å stoppe innbetalingen eller om hele lånet skal kreves tilbake. Her vil det for eksempel være forskjell på velferdspermisjon i to måneder og permisjon for å overta stilling hos annen arbeidsgiver.
Se også Lønnsforskudd og Lønnslån.
Avgrense medlemskap IT0057
Når lønn stoppes helt, må medlemskap stoppes. For permisjon på deltid vil man måtte vurdere hva som skal skje.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens startdato. Merk de poster som skal avgrenser og klikk på Avgrens.
Se også Formidlingstrekk.
Avgrense utlånte gjenstander IT0040
Arbeidsgiver må ta stilling til hva som skal skje med utlånte gjenstander.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Merk de poster som skal avgrenses. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens. Klikk på Avgrens.
Slå av lønnslipp på selvbetjeningsportalen IT0655
Dersom den ansatte ikke vil ha tilgang til Selvbetjeningsportalen i portalen i permisjonsperioden bør man slå av lønnsslipp på ESS, slik at eventuelle utbetalinger i permisjonsperioden vil bli fulgt av lønnsslipp på papir.
Ved kortere permisjoner eller når den ansatte har tilgang til Selvbetjeningsportalen i portalen i hele permisjonsperioden, bla forbi denne infotypen.
Registrere ferie og eventuelt annet fravær
Datoangivelser IT0041
IT0041 må følges opp manuelt for ansatte som registreres med hel permisjon med kode 166, 167 og 168 via E-skjema.
Se IT 0041 - Datoangivelser, avsnitt «VF Start hel pensjon/permisjon som ikke skal rapporteres til SPK» for korrekt registrering i SAP. DFØ følger opp dette for kunder på grunntjeneste.