Formål
Permisjon må angis med nøyaktig permisjonsårsak. Feilkoding vil medføre feil innrapportering til SPK.
Permisjonskodene ajourholdes av DFØ. De bygger på koderegisteret i Statens personalhåndbok (SPH).
Forutsetninger
Forutsetningen for å opprette en ny kode er at enten lønn eller rapportering vil bli feil ved bruk av de koder som finnes fra før.
Koder for delvis permisjon uten lønn
166 – Sykepermisjon
med AAP med uførepensjon i SPK*
167 – Sykepermisjon med AAP uten uførepensjon i SPK*
*Informasjon om kode 166 og 167:
Det er
samme kode for hel- og delvis permisjon.
Arbeidsavklaringspenger (AAP) utbetales kun av NAV (ref. NAV sine nettsider).
Ansatte som mottar AAP meldes på ulike måter til Statens Pensjonskasse (SPK). Permisjonen er ikke omfattet av permisjonsavtalen.
Fil til SPK: % restarbeidsevne.
Fil til A-meldingen (NAV): Fraværs-id, periode og fraværsprosent.
For personer som går på AAP og blir «ansatt» (etter avtale med NAV og virksomhet) i en virksomhet i et godkjent (av NAV) arbeidsrettet tiltak, vil AAP bli utbetalt av NAV i forhold til meldeordningene (hver 14. dag) som gjelder mellom NAV og berørt person.
Som nevnt over er det kun NAV som skal innberette AAP. I den grad en virksomhet ansetter en person på ordinære ansettelses- og arbeidsvilkår med sikte på et varig arbeidsforhold (og får eksempelvis lønnstilskudd fra NAV), skal lønnen innberettes av arbeidsgiver på ordinære lønn- og trekkposter/a-meldingskoder.
Permisjonskodene benyttes så lenge virksomheten har innvilget den ansatte delvis sykepermisjon. (I påvente av vedtak fra NAV, anbefaler SPK bruk av kode 166 fremfor kode 167).
168 – Sykepermisjon uten AAP
med uførepensjon i SPK
Det er samme kode for hel- og delvis
permisjon.
Kan brukes i de tilfellene NAV ikke innvilger Arbeidsavklaringspenger (AAP), men hvor ansatt har fått innvilget delvis uførepensjon i SPK.
Fil til SPK: % - restarbeidsevne (hver måned).
Fil til A-meldingen (NAV): Fraværs-id, periode og fraværsprosent (hver måned).
Det er tillatt å benytte egenmelding/sykemelding under denne koden. Betyr at SAP gir ingen systemstøtte når ansatte ikke skal ha sykepenger i arbeidsgiverperioden.
OBS: Ansatt må være frisk minst seks måneder/26 uker for å kunne søke refusjon fra NAV.
169 – Sykepermisjon uten AAP
uten uførepensjon i SPK
Kan brukes i de tilfellene NAV ikke innvilger
Arbeidsavklaringspenger. Om medlemmet jobber i delvis stilling, skal det
rapporteres D – delvis permisjon for den arbeidsføre delen.
Er medlemmet 100 % fravær, rapporteres stilling med U- hel permisjon uten lønn. Kan kombineres med sykefravær.
Fil til SPK: % restarbeidsevnen og permisjonsindikator D.
Fil til A-meldingen (NAV): Fraværs-id, periode og fraværsprosent.
Det er tillatt å benytte egenmelding/sykemelding under denne koden. Betyr at SAP gir ingen systemstøtte når ansatte ikke skal ha sykepenger i arbeidsgiverperioden.
OBS: Ansatt må være frisk minst seks måneder/26 uker for å kunne søke refusjon fra NAV.
418 - Foreldreperm
u/lønn
Foreldrepermisjon når det ikke ytes foreldrepenger, jfr
folketrygdlovens bestemmelser om foreldrepenger.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse, se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 6.
435 –
Omsorgspermisjon uten lønn iht F.best §20, samt permisjonsavtalen i
staten
Det er samme kode for hel og delvis permisjon.
Bruk av koden forutsetter først retten til tjenestefri med lønn i henhold til Hovedtariffavtalens Fellesbestemmelse §19 nr. 1 eller §19 nr.2. (1 år med foreldrepermisjon). Tjenestefri med lønn har egne permisjonskoder i SAP. Kode 435 benyttes for permisjon uten lønn for inntil 3 år i henhold til Hovedtariffavtalens Fellesbestemmelse §20, punkt 7. Medlemmer i Statens Pensjonskasse kan få medregnet tjenestetid i inntil 4 år ved omsorgspermisjon. Se Statens Personalhåndbok (SPH).
Dersom bruk av permisjonskoden går ut over 4 år, vil likevel Statens Pensjonskasse sørge for at medregnet pensjonsgivende tjenestetid ikke går utover tillatt grense. Dette gjelder også når ansatt har benyttet permisjonsretten hos andre statlige arbeidsgivere.
Koden kan også benyttes ved omsorg av fosterbarn når fosterhjemmet er i statlig regi.
480 - Sykdom i
familien u/lønn
Samme kode både for hel- og delvis permisjon.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 3 år, se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 1b.
490 - Permisjon i
henhold til arbeidsmiljølovens § 10.2 (4)
Koden er gyldig igjen fra
1.1.2018.
Loven snakker om rett til redusert arbeidstid samtidig som det presiseres at det ikke er snakk om redusert stillingsprosent.
Koden er derfor aktivert på nytt.
Koden rapporteres til SPK som ulønnet ikke pensjonsgivende permisjon. Den ansatte får kun opptjening for den arbeidsføre delen.
531 -
Velferdspermisjon uten lønn over 14 dager
Koden kan benyttes både for
hel- og delvis permisjon og trekker den ansatte i lønn fra dato – til dato.
Koden rapporteres til SPK som ulønnet ikke pensjonsgivende permisjon. Den ansatte får kun opptjening for den arbeidsføre delen. Koden må derfor ikke brukes dersom den ansatte har rett til opptjening i SPK.
Eksempel på når
koden kan benyttes:
En ansatt skal være hjemme i forbindelse med
overtagelse av fosterbarn (fosterhjem i kommunal regi). Den ansatte har rett til
fri iht AML § 12-5, 4. ledd, men ingen rett til opptjening i SPK. Den ansatte
blir frikjøpt fra sin ordinære stilling i staten og er oppdragstaker i sin rolle
som fosterforelder. Da kan denne koden benyttes.
Eksempel på når
koden ikke bør benyttes:
Ved sykdom i familien har den ansatte
rett til å opprettholde medlemskapet i SPK i inntil 3 år. De første 3 årene av
permisjonen må du derfor benytte kode 480 for at den ansatte ikke skal fratas
retten til 3 års medlemskap. Den ansatte mister denne retten dersom du
registrerer på kode 531 i stedet for på kode 480.
532 – Permisjon uten
lønn ved tilsetting
Koden benyttes når en ansatt innvilges permisjon fra
tiltredelsesdato. VL (start etat permisjon) må registreres i infotype 0041-Datoangivelser med
samme dato som tiltredelsesdato og dato for start permisjon.
Denne
permisjonskoden skal benyttes helt til den ansatte har tiltrådt fullt i
stillingen.
660 - Hovedavtalen §
40
Gjelder ansatt som innvilges permisjon uten lønn for å overta
tillitsverv i den organisasjon hun/han er medlem av, eller i en
hovedsammenslutning eller hovedorganisasjon som organisasjonen er
tilsluttet.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse, men det er hovedorganisasjonen som skal innrapportere den ansatte til SPK.
Koden kan benyttes for både hel- og delvis permisjon.
850 - Permisjon uten
lønn ved tjeneste i internasjonal organisasjon/organ
Koden gir rett til å
opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 5 år, se «Avtale om
medregning av permisjon…» punkt 3a.
855 –
Utenlandslektor
Arbeid som utenlandslektor gir rett til å opprettholde
medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 4 år, se «Avtale om medregning av
permisjon..» pkt 2d.
860 - Permisjon
ved overgang til ny stilling i staten
Koden kan benyttes for både hel- og
delvis permisjon
861 - Permisjon ved
overgang til ny stilling i staten i samme etat
Koden kan benyttes for
både hel og delvis permisjon.
865 - Flytting pga.
ektefelles beordringsplikt
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet
i Statens pensjonskasse i inntil 4 år, se «Avtale om medregning av permisjon…»
punkt 2c.
870 - Permisjon ved overgang til ny stilling utenfor staten
880 - Permisjon for
utførelse av kommunale og fylkeskommunale verv med innbetaling av
pensjonsinnskudd
Koden benyttes for lengre fravær for utføring av
kommunale og fylkeskommunale verv.
Fravær med denne koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse. Det foretas medregning av tid begrenset til vervets varighet, se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 4b.
Det er bare når den folkevalgte ikke kan meldes inn i folkevalgtordningen, eller den ordinære pensjonsordningen kommunen eller fylkeskommunen er omfattet av, at dette punktet i permisjonsavtalen er aktuelt.
Ved medregning etter punkt 4b skal den arbeidsgiveren som gir permisjon betale medlemsinnskudd og arbeidsgiverandel av pensjonsgrunnlaget i stillingen hos denne. Innbetalingen til SPK må foretas uten systemstøtte.
Ref. også til Statens personalhåndbok (SPH) 23.1.3 der det står at SPK kan bestemme om medlemmer som har permisjon for å ivareta kommunale/ fylkeskommunale verv skal kunne opprettholde medlemskapet i Pensjonskassen.
Dersom arbeidsgiver ikke betaler pensjonsinnskudd og arbeidsgiverandel må man benytte kode 881 for korrekt rapportering til SPK.
881 - Permisjon for
utførelse av kommunale og fylkeskommunale verv uten innbetaling av
pensjonsinnskudd
Samme fraværsårsak som kode 880, men uten at
arbeidsgiver betaler pensjonsinnskudd. Den ansatte opprettholder ikke
medlemskapet i SPK i permisjonsperioden, men meldes inn i folkevalgtordningen
eller den ordinære pensjonsordningen kommunen eller fylkeskommunen er omfattet
av.
Utdanningspermisjon
Se Kodeverk for utdanningspermisjon med og uten lønn.
Gruppelivsforsikring
Lønnart for fordel gruppelivsforsikring skal ikke avgrenses når ansatt er i delvis permisjon uten lønn. Se omtale under Gruppelivsforsikring.