Formål
Permisjon må angis med nøyaktig permisjonsårsak. Feilkoding vil medføre feil innrapportering til SPK og a-ordningen.
Permisjonskodene ajourholdes av DFØ sentralt. De bygger på koderegisteret i Statens personalhåndbok (SPH).
Forutsetninger
Forutsetningen for å opprette en ny kode er at enten lønn eller rapportering vil bli feil ved bruk av de koder som finnes fra før.
Koder for permisjon uten lønn
166 - Sykepermisjon med AAP med uførepensjon i
SPK*
167 - Sykepermisjon med AAP uten uførepensjon i SPK*
*Informasjon om kode 166 og 167:
Det er
samme kode for hel- og delvis permisjon.
Arbeidsavklaringspenger (AAP) utbetales kun av NAV (ref. NAV sine nettsider).
Ansatte som mottar AAP meldes på ulike måter til Statens Pensjonskasse (SPK). Permisjonen er ikke omfattet av permisjonsavtalen.
Fil til SPK: Ingen rapportering (forutsatt at datotype VF er lagt inn i infotype 0041).
Fil til A-meldingen (NAV): Fraværs-id, periode og fraværsprosent.
For personer som går på AAP og blir «ansatt» (etter avtale med NAV og virksomhet) i en virksomhet i et godkjent (av NAV) arbeidsrettet tiltak, vil AAP bli utbetalt av NAV i forhold til meldeordningene (hver 14. dag) som gjelder mellom NAV og berørt person.
Som nevnt over er det kun NAV som skal innberette AAP. I den grad en virksomhet ansetter en person på ordinære ansettelses- og arbeidsvilkår med sikte på et varig arbeidsforhold (og får eksempelvis lønnstilskudd fra NAV), skal lønnen innberettes av arbeidsgiver på ordinære vilkår i henhold til A-meldingen.
Permisjonskodene benyttes så lenge virksomheten har innvilget den ansatte sykepermisjon. (I påvente av vedtak fra NAV, anbefaler SPK bruk av kode 166 fremfor kode 167).
168 - Sykepermisjon uten AAP
med uførepensjon i SPK
Det er samme kode for hel- og delvis
permisjon.
Kan brukes i de tilfellene NAV ikke innvilger Arbeidsavklaringspenger (AAP), men hvor ansatt har fått innvilget delvis uførepensjon i SPK.
Fil til SPK: Ingen rapportering
Fil til A-meldingen (NAV): Fraværs-id, periode og fraværsprosent (hver måned).
169 - Sykepermisjon uten AAP
uten uførepensjon i SPK
Det er samme kode for hel- og delvis
permisjon.
Kan brukes i de tilfellene NAV ikke innvilger Arbeidsavklaringspenger (AAP) og SPK ikke innvilger uførepensjon.
Fil til SPK: Rapporteres som permisjon, permisjonsindikator U (Hel permisjon) (hver måned)
Fil til A-meldingen (NAV): Fraværs-id, periode og fraværsprosent
(hver måned).
310 -
Militær/siv.tj. uten lønn
Koden er beregnet for førstegangstjeneste og
gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 3 år,
se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 1a.
Koden kan også benyttes ved repetisjonsøvelse.
Den ansatte kan ha rett til opptjening av feriepenger etter endt permisjon, ref. Lov om ferie (Lovdata.no).
Virksomheten må selv fange opp ansatte som skal ha godskrevet opptjente feriepenger fra permisjonsperioden, samt regne ut beløpet som opptjente feriepenger skal justeres med.
Virksomhetene registrerer dette selv. Virksomheter på grunntjeneste benytter YHR_HURTIGREG.
315 - Militær
permisjon uten lønn for tjenestegjøring i utlandet
Egen kode for utlandet
på grunn av ulik innrapportering til pensjonskassen.
418 - Foreldreperm
u/lønn
Foreldrepermisjon når det ikke ytes foreldrepenger, jfr
folketrygdlovens bestemmelser om foreldrepenger.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse, se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 6.
419 - For.perm
u/lønn AML § 12-5 (2)
Koden benyttes ved utvidet foreldrepermisjon
(inntil 12 måneder).
Permisjonen må tas umiddelbart etter foreldrepermisjon iht. AML §12-5 (1) og kan ikke tas ut som delvis permisjon.
Koden kan benyttes for alle som har hatt foreldrepermisjon iht. AML § 12-5 (1) – enten den ansatte har hatt foreldrepenger eller ei.
Den ansatte har rett til å delta i lokale lønnsforhandlinger.
435 -
Omsorgspermisjon uten lønn iht F.best. §20, samt permisjonsavtalen i
staten
Det er samme kode for hel- og delvis permisjon.
Bruk av koden forutsetter først retten til tjenestefri med lønn i henhold til Hovedtariffavtalens Fellesbestemmelse §19 nr. 1 eller §19 nr.2. (1 år med foreldrepermisjon). Tjenestefri med lønn har egne permisjonskoder i SAP.
Kode 435 benyttes for permisjon uten lønn for inntil 3 år, i henhold til Hovedtariffavtalens Fellesbestemmelse §20, punkt 7. Medlemmer i Statens Pensjonskasse kan få medregnet tjenestetid i inntil 4 år ved omsorgspermisjon. Se Statens Personalhåndbok (SPH).
Dersom bruk av permisjonskoden går ut over 4 år, vil likevel Statens Pensjonskasse sørge for at medregnet pensjonsgivende tjenestetid ikke går utover tillatt grense. Dette gjelder også når ansatt har benyttet permisjonsretten hos andre statlige arbeidsgivere.
Koden kan også benyttes ved omsorg av fosterbarn når fosterhjemmet er i statlig regi.
For ansatte som har hel permisjon med denne permisjonskoden, må virksomheten vurdere om vedkommende har rett til å delta i lokale lønnsforhandlinger. Dette kan være tilfelle når permisjonen samtidig oppfyller kravet iht. AML § 12-5 (2).
480 - Sykdom i
familien u/lønn
Samme kode både for hel- og delvis permisjon.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 3 år, se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 1b.
490 - Permisjon i
henhold til arbeidsmiljølovens § 10.2 (4)
Koden er gyldig igjen fra
01.01.2018
Loven snakker om rett til redusert arbeidstid samtidig som det presiseres at det ikke er snakk om redusert stillingsprosent.
Koden er derfor aktivert på nytt.
Koden rapporteres til SPK som ulønnet ikke pensjonsgivende permisjon.
531 -
Velferdspermisjon uten lønn over 14 dager
Koden kan benyttes både for
hel- og delvis permisjon og trekker den ansatte i lønn fra dato – til dato.
Koden rapporteres til SPK som ulønnet ikke pensjonsgivende permisjon. Den ansatte får kun opptjening for den arbeidsføre delen. Koden må derfor ikke brukes dersom den ansatte har rett til opptjening i SPK.
Eksempel på når
koden kan benyttes:
En ansatt skal være hjemme i forbindelse med
overtagelse av fosterbarn (fosterhjem i kommunal regi). Den ansatte har rett til
fri iht AML § 12-5, 4. ledd, men ingen rett til opptjening i SPK. Den ansatte
blir frikjøpt fra sin ordinære stilling i staten og er oppdragstaker i sin rolle
som fosterforelder. Da kan denne koden benyttes.
Eksempel på når
koden ikke bør benyttes:
Ved sykdom i familien har den ansatte
rett til å opprettholde medlemskapet i SPK i inntil 3 år. De første 3 årene av
permisjonen må du derfor benytte kode 480 for at den ansatte ikke skal fratas
retten til 3 års medlemskap. Den ansatte mister denne retten dersom du
registrerer på kode 531 i stedet for på kode 480.
532 - Permisjon
uten lønn ved tilsetting
Koden benyttes når en ansatt innvilges permisjon
fra tiltredelsesdato. VL (start etat permisjon) må registreres i infotype 0041-Datoangivelser med
samme dato som tiltredelsesdato og dato for start permisjon.
Denne
permisjonskoden skal benyttes helt til den ansatte har tiltrådt fullt i
stillingen.
660 - Hovedavtalen
§ 40
Gjelder ansatt som innvilges permisjon uten lønn for å overta
tillitsverv i den organisasjon hun/han er medlem av, eller i en
hovedsammenslutning eller hovedorganisasjon som organisasjonen er
tilsluttet.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse, men det er hovedorganisasjonen som skal innrapportere den ansatte til SPK.
Koden kan benyttes for både hel- og delvis permisjon.
670 - Hovedavtalen
§ 41
Gjelder ansatt som innvilges permisjon på grunn av tilsetting som
funksjonær i den organisasjon hun/han er medlem av eller annen organisasjon
innen samme hovedsammenslutning eller i hovedsammenslutning eller
hovedorganisasjon. Permisjon kan innvilges i inntil 4 år.
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse, men det er hovedorganisasjonen som skal innrapportere den ansatte til SPK.
810 -
Beordring/utlån til annen juridisk virksomhet
Man kan diskutere om
beordring skal behandles som permisjon, men poenget her er beordring til en
annen juridisk enhet, og da vil den andre enheten måtte overta
lønnsutbetalingen, derfor vil vi stoppe lønna hos oss, og vi behandler det som
en permisjon. Denne koden kan også brukes ved hospitering.
850 - Permisjon
uten lønn ved tjeneste i internasjonal organisasjon/organ
Koden gir rett
til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 5 år, se
«Avtale om medregning av permisjon…» punkt 3a.
851 - Permisjon
uten lønn ved tjeneste i internasjonal organisasjon/organ uten medlemskap i NAV
Internasjonalt
Koden gir ikke rett til å opprettholde medlemskapet i
Statens pensjonskasse.
855 -
Utenlandslektor
Arbeid som utenlandslektor gir rett til å opprettholde
medlemskapet i Statens pensjonskasse i inntil 4 år, se «Avtale om medregning av
permisjon..» pkt 2d.
860 - Permisjon ved
overgang til ny stilling i staten
Koden kan benyttes for både hel- og
delvis permisjon.
861 - Permisjon ved
overgang til ny stilling i staten i samme etat
Koden kan benyttes for
både hel- og delvis permisjon.
865 - Flytting pga.
ektefelles beordringsplikt
Koden gir rett til å opprettholde medlemskapet
i Statens pensjonskasse i inntil 4 år, se «Avtale om medregning av permisjon…»
punkt 2c.
870 - Permisjon ved
overgang til ny stilling utenfor staten
Koden kan benyttes for både hel-
og delvis permisjon.
880 - Permisjon for
utførelse av kommunale og fylkeskommunale verv med innbetaling av
pensjonsinnskudd
Koden benyttes for lengre fravær for utføring av
kommunale og fylkeskommunale verv.
Fravær med denne koden gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse. Det foretas medregning av tid begrenset til vervets varighet, se «Avtale om medregning av permisjon…» punkt 4b.
Det er bare når den folkevalgte ikke kan meldes inn i folkevalgtordningen, eller den ordinære pensjonsordningen kommunen eller fylkeskommunen er omfattet av, at dette punktet i permisjonsavtalen er aktuelt.
Ved medregning etter punkt 4b skal den arbeidsgiveren som gir permisjon betale medlemsinnskudd og arbeidsgiverandel av pensjonsgrunnlaget i stillingen hos denne. Innbetalingen til SPK må foretas uten systemstøtte.
Ref. også til Statens personalhåndbok (SPH) 23.1.3 der det står at SPK kan bestemme om medlemmer som har permisjon for å ivareta kommunale/ fylkeskommunale verv skal kunne opprettholde medlemskapet i Pensjonskassen.
Dersom arbeidsgiver ikke betaler pensjonsinnskudd og arbeidsgiverandel må man benytte kode 881 for korrekt rapportering til SPK.
881 - Permisjon for
utførelse av kommunale og fylkeskommunale verv uten innbetaling av
pensjonsinnskudd
Samme fraværsårsak som kode 880, men uten at
arbeidsgiver betaler pensjonsinnskudd. Den ansatte opprettholder ikke
medlemskapet i SPK i permisjonsperioden, men meldes inn i folkevalgtordningen
eller den ordinære pensjonsordningen kommunen eller fylkeskommunen er omfattet
av.
890 - Permisjon for
utførelse av verv som domsmann/meddommer med innbetaling av
pensjonsinnskudd
Koden for permisjon for utføring av verv som
domsmann/meddommer. Koden benyttes for lengre fravær og den gir rett til å
opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse. Det foretas medregning av tid
begrenset til vervets/tilsettingens varighet, se «Avtale om medregning av
permisjon…» punkt 4C.
Se også punkt II hvor det står at ved medregning etter punkt 4C skal den arbeidsgiveren som gir permisjon betale medlemsinnskudd og arbeidsgiverandel av pensjonsgrunnlaget i stillingen hos denne. Innbetalingen til SPK må foretas uten systemstøtte.
Annen permisjon
uten lønn
Noen generell permisjonskode finnes ikke. Kriteriet for å
opprette en egen fraværskode i SAP har vært at regelverket hjemler
permisjonstypen og/eller at fraværet skal behandles på en spesiell måte. Dersom
man ikke finner en kode som er riktig må man redusere stillingsandelen for en
begrenset periode i stedet for å registrere på feil permisjonskode.
Se eventuelt også Kodeverk for delvis permisjon uten lønn.
Utdanningspermisjon
Se Kodeverk for utdanningspermisjon med og uten lønn.
Gruppelivsforsikring
Lønnart for fordel gruppelivsforsikring skal avgrenses når ansatt går ut i 100% permisjon uten lønn. Se omtale under Gruppelivsforsikring.