Formål
Med delvis permisjon menes permisjon hvor den ansatte er borte deler av sin arbeidstid.
Forutsetninger
Delvis permisjon registreres på litt ulike måter, avhengig av hvilken type permisjon det gjelder.
I de aller fleste tilfeller registreres permisjonen som en helt vanlig permisjon, bare med den forskjell at man angir % arbeidsfør på IT2001.
Delvis permisjon – eksempel
En ansatt jobber 80 % stilling med fri hver onsdag (arbeidsplanregel 8003), dvs. 4 dager pr. uke.
Vedkommende har 25 % permisjon, som for en 80 % stilling tilsvarer 1 dag pr uke. Hun er dermed tilstede 3 dager pr. uke noe som tilsvarer 75 % av opprinnelig arbeidstid. Permisjonen er uten lønn og den ansatte skal ha lønn tilsvarende 3 dager pr uke, dvs. 60 % av full stilling.
I IT2001 i saksgangen registreres prosent arbeidsfør til 75 %, som er den del av stillingen den ansatte skal arbeide (den ansatte reduserer arbeidstiden fra 4 dagers uke til 3 dagers uke). Dette vil for fraværskoder uten lønn, generere et lønnstrekk. Trekket reduserer lønnsprosenten fra 80 % til 60 % i forhold til full stilling.
Lange permisjoner som i SAP ikke er permisjoner
Lengre delvis permisjoner uten lønn som IKKE skal innrapporteres til Statens pensjonskasse kan i noen tilfeller løses på en annen måte.
Vi kan se på den ansatte som deltidstilsatt i en periode i stedet for delvis permisjon. Det betyr at man i stedet for saksgang Permisjon uten lønn bruker saksgang for Endring i stillingsprosent, alternativt Pensjonering med delvis lønn.
Fordelen med denne måten å registrere på er at den ansatte knyttes til ny arbeidsplan som gjenspeiler faktisk arbeidstid. Ferietrekket blir også riktig og det blir ingen manuell oppfølging av ferie.
Ulempen er at den ansatte ikke framkommer på lister over ansatte i permisjon (er ikke registrert med permisjon i SAP, men med endret lønnsprosent). Løsningen kan ikke benyttes dersom permisjonen skal innrapporteres til Statens pensjonskasse.
Valg av saksgang
For lettere å kunne velge riktig saksgang har vi nedenfor satt opp de 3 alternativene på en litt annen måte.
Alternativ
1:
Er permisjonen med lønn?
Hvis svaret på spørsmålet er ja skal du
bruke saksgang for Registrering av
foreldrepermisjon med lønn alternativt Registrering av
permisjon med lønn (unntatt foreldrepermisjon).
Alternativ
2:
Dersom svaret er nei på spørsmål 1 blir neste spørsmål om permisjonen
gir rett til å opprettholde medlemskapet i Statens pensjonskasse?
Dersom
svaret her er ja MÅ du bruke saksgang Registrering av permisjon uten
lønn for at medlemskapet skal opprettholdes.
Alternativ
3:
Er svaret nei, både på spørsmål 1 og 2 kan du i realiteten velge om du
vil registrere endringen i arbeidstid som permisjon eller som endring i
arbeidstid. Hvis du ikke finner riktig fraværsårsak på IT2001 er du nødt til å
registrere endringen som endring i arbeidstid.
Ved positiv tidevaluering bør man vurdere å bruke endring i arbeidstid så sant man kan fordi man da endret IT0007 og IT0007 dermed oppleves som riktig. Ved negativ tid spiller dette mindre betydning.
For å registrere fraværet som endring i arbeidstid og ikke som fravær må du være helt sikker på at svaret både på spørsmål 1 og 2 er nei. Bruk i så tilfelle saksgang for Endring i stillingsprosent, alternativt Pensjonering med delvis lønn.
Avgrense faste tillegg og trekk IT0014
Når lønn stoppes helt, må også faste tillegg og trekk stoppes for den samme perioden. For permisjon på deltid vil man måtte vurdere om/hvilke tillegg og trekk som bør endres/stoppes.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens startdato. Merk de poster som skal avgrenser og klikk på Avgrens.
Hvis et tillegg skal endres i forbindelse med permisjon kan dette ikke gjøres i saksgangen, men må gjøres rett på infotypen. Dette må gjøres etter at saksgangen er kjørt.
Se for øvrig Generelt om registrering av faste tillegg og trekk.
Ferie under delvis permisjon
Se Korrigert ferieregistrering ved delvis permisjon.