Formål
Denne saksgangen benyttes for registrering av personer som for eksempel skal ha utbetalt et honorar for oppgaver som er utført, som skal ha refundert utlegg iht. avtale, som skal ha dekket en reiseregning etter et stillingsintervju eller liknende.
Dette gjelder personer som ikke er ansatt i virksomheten og som virksomheten ikke har noen arbeidsavtale med.
Arbeidsdeling
Basiskunder og delservicekunder registrerer tilsetting av eksterne selv via PA40 eller skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse. Kunder på grunntjeneste registrerer tilsetting av eksterne via skjema EF004 Tilsetting og gjeninntredelse.
Forarbeid
•Alle relevante opplysninger må være tilgjengelige.
•Bruk relevant dato. Det er svært viktig å sette korrekt tilsetningsdato i forhold til oppstart av honorarmottakerens oppdrag, reise eller andre utlegg. Tilsetningsdato må være før eller på dato for det første utlegg/reise/oppdrag.
•Det må være opprettet en stilling som personen kan tilsettes i. Du kan godt opprette en fellesstilling for flere eksterne. Dersom det er opprettet en slik fellesstilling, skal denne stillingen normalt ikke være knyttet til noen stillingskode. Hvis det er svært mange eksterne i virksomheten, bør det opprettes mer enn en stilling. Til slike stillinger kan det tilknyttes stillingskoder, men vær da være oppmerksom på hvilken stilling du plasserer den eksterne i.
Du må selv vurdere hvor i organisasjonsstrukturen du skal plassere eksterne. Noen plasserer disse i de vanlige organisasjonsenhetene, mens andre oppretter egne organisasjonsenheter for eksterne.
•Hvis du registrerer en person som allerede finnes i virksomheten, blir du stoppet når du kommer til IT0002. Du må da velge gjeninntredelse eksterne i stedet for registrering.
Transaksjonskode
PA40 – Saksganger
Saksgang
Tilsetting eksterne m/lønn
Fremgangsmåte
Registrer startdato. For eksterne må startdatoen senest være lik den datoen de skal ha noe utbetalt.
Skulle tilsetningsdatoen for den eksterne mot formodning være «feil» så kan kunder på grunntjeneste ta kontakt med DFØ, via kundesenter på nett, for korreksjon. Basiskunder kan i de fleste tilfeller korrigere startdatoen selv. Se Endring av startdato for saksgang (tiltredelse/fratredelse)
Markér saksgangen og sett inn medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG).
Eksterne m/lønn skal ha MG lik 8. Når du har registrert MG, får du frem en valgboks i feltet for MUG der de aktuelle alternativene oppgis. Det benyttes hovedsakelig MUG 50 – Ekstern med oppdrag eller MUG 59 – Ekstern uten oppdrag. MUG 59 benyttes for eksterne som kun skal ha utbetalt utgiftsgodtgjørelse eller reiseregninger. Hvis en ekstern skal ha utbetalt godtgjørelse som skal innberettes må MUG 50 benyttes. Da er det pliktig med yrkeskode på stillingen. Se Oversikt over medarbeiderundergruppene for mer informasjon.
For tilsetting av ekstern har nå IT0007 Planlagt Arbeidstid har blitt automatisert. Det legges inn arbeidsplan lik NULL og i Status for tidsadministrasjon settes Ingen tidsevaluering. IT0007 er derfor ikke lenger en del av av saksgangen. Eksterne har ikke noe fastlønn, og skal derfor ikke ha noe registrert i IT0008 Grunnlønn. Denne fylles kun ut ved skifte fra ansatt til ekstern, se Fra ansatt til ekstern.
Det er ikke nødvendig å sette inn personalområde.
Klikk
til slutt på Utfør 
.
Registrer deretter informasjon i de følgende infotypene. Du kan få opp en detaljert beskrivelse av infotypen ved å klikke på navnet på infotypen.
Avslutt hver infotype ved å lagre den.
Saksbehandlingsårsak
Sett inn saksbehandlingsårsak. Det er opprettet følgende årsakskoder som skal benyttes for saksgangen Tilsetting av eksterne med utbetaling.
Stilling
Finn deretter den stillingen som vedkommende skal ansettes i. Sett markøren i feltet Stilling og bruk valgboksen i enden av feltet. De fleste velger struktursøk når de skal finne frem til stillingen.
Dersom du ikke har fylt ut medarbeidergruppe og undergruppe i oppstartsbildet, må du gjøre dette her.
Trykk på Enter. Da vil du få skrevet ut navnet på stillingen, personalområdet og medarbeidergruppen og undergruppen slik at du kan foreta en visuell kontroll. Hvis du ikke har fylt ut medarbeidergruppe/undergruppe i oppstartsbildet, gjør du det nå.
Ansattnummer
Nå blir også denne personen tildelt et ansattnummer.
Sluttdato
Hvis du setter inn en sluttdato på en ekstern (i gyldighetsperiode for saksgangen), vil systemet spørre om hvilken saksgang som skal benyttes ved fratredelse og om saksbehandlingsårsak. Sett inn saksgang Fratredelse og saksbehandlingsårsak:
Det blir da automatisk generert en fratredelsessaksgang som vises i IT0000.
Dersom du vet at denne personen ikke skal ha noen utbetalinger etter en bestemt dato, vil vi anbefale at du setter inn en fratredelsesdato. Har du har mange eksterne liggende med status aktiv, vil det ta lang tid å kjøre lønn.
Navn og fødselsnummer
Legg inn etternavn, fornavn og fødselsnummer. Hvis den eksterne ikke har norsk fødselsnummer eller D-nummer, må det registreres fødselsdato og fiktivt personnummer.
For å foreta en utbetaling er det et absolutt krav at personen er entydig identifisert med fullstendig fødselsnummer, D-nummer eller internasjonal ID i IT0185.
IT0001 – Plass i organisasjonen
De fleste opplysningene her settes inn automatisk. Du må sette en verdi i K-element 5. Dersom du ikke benytter dette konteringselementet, kan du sette inn en bindestrek (–) som en dummyverdi.
Merk at feltet prosent angir hvor stor del av sin arbeidstid den ansatte bruker på den angitte stillingen. Normalt skal denne settes lik 100 %.
Legg inn bostedsadressen.
Registrering av bostedsadresse for ansatte som er bosatt i utlandet, er nærmere beskrevet under infotypen.
E-post
Hvis personen skal benytte DFØ app eller Betalmeg, må du registrere e-postadresse på vedkommende.
Utbetalingsopplysninger
Sett inn bankkontonummer.
For personer som ikke har bankkontonummer, registrerer du I for utbetalingskort i feltet Utbetalingstype. I dette tilfellet skal Bankkode ikke fylles ut.
For ansatte som har en bankkonto i utlandet, må du oppgi IBAN-nummeret.
Denne infotypen er det bare nødvendig å registrere noe i dersom vedkommende skal ha utbetalt en reiseregning. Periodeparameter skal ha verdi J hvis infotypen skal lagres. Dette foreslås av systemet.
Kontering
Dette er en infotype som benyttes hvis denne personens lønnskostnader skal belastes andre konteringselementer eller andre verdier enn det som er registrert på organisasjonsenheten eller stillingen i PPOME.
Er dette tilfellet, må du fylle ut konteringen for Fordeling lik 01 (Lønn). Skal denne personen ha dekket en eller flere reiseregninger, må du også fylle ut for Fordeling lik 02 (Reiseutgifter).
Skal konteringen være lik standardkonteringen for organisasjonsenheten eller stillingen, er det ikke nødvendig å fylle ut denne infotypen. Den vil bli fylt med standardverdiene i løpet av den påfølgende natten; eller første natt personen er aktiv i systemet dersom registreringen er foretatt på forhånd.
Utbetalinger
IT0267 – Variable tillegg ekstraordinær lønnsavregning
Beløp som skal utbetales, kan registreres allerede i forbindelse med tilsettingssaksgangen.
Oppgi riktig lønnart og fyll ut antall eller beløp.
Lønnsslipp
Se IT 0655 – ESS innstillinger for informasjon om denne infotypen.
Simulering av utbetaling
Dersom det er registrert utbetalinger på vedkommende, bør det kjøres en lønnssimulering for å kontrollere at utbetalingen blir riktig. Bruk transaksjonskode PC00_M20_CALC_SIMU og velg riktig variant.
Søkeord: tilsette, tilsetting, ansette, ansettelse, tiltre, tiltredelse