Formål
Endring av startdato kan gjøres for tilsettings- og fratredelses-saksganger, men ikke for de øvrige saksgangene.
Det er ikke mulig å endre dato i en saksgang ved å gjøre datoendringen direkte i IT0000 Saksbehandling. Systemet vil da varsle om at dato ikke kan endres.
I eksemplene under vises endring av tiltredelsesdato og fratredelsesdato.
Forutsetning
Stillingen må være gyldig på den datoen det skal endres til (kontroller at stillingen er gyldig – transaksjonskode PPOME).
Transaksjonskode
For å se om det er kjørt lønn på en person eller ikke, benyttes rapport PC_PAYRESULT.
Vises det rødt foran ansattnummeret har personen ikke vært med på produktiv lønnskjøring. Vises det grønt har personen vært med på produktiv lønnskjøring og det har blitt dannet et lønnsresultat.
Endring av tiltredelsesdato etter lønn er kjørt
Hvis lønn er kjørt, er fremgangsmåten avhengig av hva ny tiltredelsesdato skal være.
Tiltredelsesdato senere enn
opprinnelig:
Det er ikke mulig å endre tiltredelsesdato hvis ny
tiltredelsesdato er senere enn opprinnelig.
Eksempel: Personen er tilsatt 01.10. Det er kjørt lønn for oktober. Personen skulle egentlig vært tilsatt fra 15.10.
Basiskunder kan endre dette selv, delservice- og grunntjenestekunder må melde dette inn i sak til DFØ for korrigering.
Korrigering gjøres ved at personen registreres på medarbeidergruppe 8 - Eksterne med utbetaling og medarbeiderundergruppe 50 Eksterne med oppdrag, i perioden den ikke skulle hatt utbetaling.
Se Tilsetting av eksterne med utbetaling for hvordan eksterne med utbetaling skal registreres i systemet.
Dette vil medføre at lønn utbetalt i perioden den ansatte ikke skulle hatt lønn, vil trekkes tilbake i systemet.
DFØ må endre datotype VB (ansettelsesdato) i IT0041, dette gjelder også for basiskunder, og må meldes inn i sak til DFØ.
Tiltredelsesdato tidligere enn
opprinnelig:
Dette må meldes inn i sak til DFØ, for korrigering.
Eksempel: Personen er tilsatt 15.11, og lønn for november er kjørt. Personen skulle egentlig vært tilsatt fra 01.11. Stillingen må da være gyldig fra 01.11. DFØ endrer tiltredelsesdato, og den ansatte får automatisk etterbetalt lønn ved neste lønnskjøring.
For korrekt dagsatsberegning se Korrekt dagsatsberegning i SAP.
Endring av tiltredelsesdato før lønn er kjørt
Hvis det oppdages feil tiltredelsesdato før lønn er kjørt, gjøres korrigering som beskrevet under.
Merk: Det er kun denne metoden som vil gi korrekt resultat i SAP.
Fremgangsmåte
1. Hent opp riktig ansattnummer.
2. Velg meny Hjelpefunksjoner->Endre tiltredelses-/fratredelsesdato.
3. IT0000 Saksbehandling åpnes. I dette eksempelet er eksisterende tilsettingsdato 15.03. Ny tilsettingsdato skal være 01.03, og må derfor endres i IT0000.
4. Velg lagre, og systemet henter opp alle infotypene som skal ha forskjøvet dato.
5. La
alle postene være markert, velg Fortsett 
, og denne systemmeldingen vil komme
opp:
6. Velg Fortsett, og denne systemmeldingen vil komme opp:
7. Velg Fortsett og systemet vil forskyve de infotypene som inngår i saksgangen.
8. Når alle infotyper er endret, bør IT0000 kontrolleres for å sjekke at startdato for saksgangen er endret. Simuler også lønn for å se at denne blir korrekt.
Etterarbeid
IT2006 - Fraværskvoter og IT0041 – Datoangivelser bør kontrolleres og korrigeres ved behov. Datotype VB må kontrolleres av DFØ, og det må derfor meldes inn sak.
Sjekk og korriger eventuell tidsaldo, og før eventuell manglende tilstedetid.
Endring av fratredelsesdato
Hvis det er registrert feil fratredelsesdato, korrigeres det som beskrevet under. Dette kan utføres uavhengig av om lønn er kjørt, eller ikke.
Transaksjonskode
PA30
Fremgangsmåte
1. Hent opp riktig ansattnummer.
2. Velg meny Hjelpefunksjoner->Endre tiltredelses-/fratredelsesdato.
3. IT0000 – Saksbehandling åpnes. I eksempelet er eksisterende fratredelsesdato 15.05.2026. Ny fratredelsesdato skal være 31.03.2026. Endre i IT0000, men merk at fra dato i IT0000 skal da være datoen etter fratredelsesdato, i dette eksempelet 01.04.2026
4. Velg lagre, og systemet henter opp alle infotyper som skal ha forskjøvet dato.
5.
Vurder postene, om de skal være markert for avgrensning. Det kan være at enkelte
infotypeposter ikke er markert og må håndteres manuelt i etterkant. Velg
deretter Fortsett , og denne
systemmeldingen vil komme opp:
6. Velg Fortsett, og denne systemmeldingen vil komme opp:
7. Velg Fortsett, og systemet vil forskyve de infotypene som inngår i saksgangen.
8. Når alle infotyper er endret bør IT0000 kontrolleres for å sjekke at startdato for saksgangen er endret. Simuler også lønn for å se at denne blir korrekt.
Ved starten av nytt år hentes skattekort på alle ansatte som er aktive pr 01.01.XXXX. Dersom en ansatt har vært registrert med fratredelsesdato som senere slettes, vil ikke ansattnummeret bil med på forespørsel om skattekort for nyansatte. Dette gjelder både ved årlig og månedlig innhenting av skattekort. Skattekort må derfor hentes manuelt for disse, eventuelt må det opprettes en ekstra forespørsel fra SAP hvor ansattnummer spesifiseres.
Tilgang til selvbetjeningsportal og DFØ app
Dersom tiltredelsesdato for en ansatt endres til en annen dato, vil likevel ikke brukeren til den ansatte være aktiv før fra opprinnelig startdato.
Send da inn en sak til DFØ, via Kundesenter på nett, slik at startdato for brukeren kan endres manuelt. Brukeren får ikke ny startdato kun ved å endre gyldighetsdato på brukernavnet i IT0105.
Ved endring av fratredelsesdato må også sak sendes til DFØ via Kundesenter på nett for manuell korrigering av bruker, hvis ikke vil brukertilgangen opphøre fra opprinnelig sluttdato.