Formål
Person skal gå fra å være ansatt til å bli ekstern.
Forarbeid
Det bør være avklart hvilken stilling personen skal flyttes til, og også hva som skal være ny medarbeidergruppe (MG) og medarbeiderundergruppe (MUG).
Registrering
Velg riktig saksgang i PA40:
Og riktig saksbehandlingsårsak:
Ved lagring av IT0000 vil det komme en varselmelding om at tilsettingsforhold endres.
IT 0001 - Plass i organisasjonen
Stillingen følger med fra IT0000.Kontroller resterende informasjon, og gjør eventuelle korrigeringer før posten lagres. Husk at prosentsatsen gjelder prosent av arbeidstiden som brukes på stillingen, denne skal være 100.
Hvis personen går fra ansatt til ekstern uten avlønning, vil systemet foreslå bytte av lønnsavregningsgruppe. Se for øvrig Bytte av lønnsavregningsgruppe utenom 1. i måneden.
Når en person går fra ansatt til ekstern, har vedkommende en aktiv post for arbeidsplan i IT0007 fra tidligere. IT0007 kan ikke avgrenses når personen fremdeles er aktiv, det må derfor opprettes en ny post fra startdato som ekstern.
Ved endring av IT0007 vil systemet varsle at IT0008 må kontrolleres.
Når en person går fra ansatt til ekstern, har vedkommende en aktiv post med lønnarter i IT0008 fra tidligere. IT0008 kan ikke avgrenses når personen fremdeles er aktiv, det må derfor opprettes ny post fra startdato som ekstern, uten lønnarter. Post med forslagsverdier kan lagres.
Ved lagring av post, gir systemet flere varselmeldinger fordi infotypen nå lagres “uten lønn”. Dette er korrekt, forrige post vil samtidig avgrenses og personen får dermed ikke lønn fra IT0008.
Avgrens IT0014 – Faste tillegg/trekk
Avgrens eventuelle poster som personen ikke lenger skal ha.
IT 0173 –
Skatteopplysninger
Feltet Skattekorttype må oppdateres
riktig ved skifte fra ansatt til ekstern.
Deltype blank (Hoveddatapost)
kommer opp med forslagsverdi (eksterne skal som hovedregel ha skattekorttype
biarbeidsgiver). Kontroller verdien og lagre
Avgrens IT0040 – Utlånte gjenstander
Avgrens eventuelle poster som personen ikke lenger skal ha.
Avgrens IT0045 – Lån
Avgrens eventuelle poster som personen ikke lenger skal ha.
Avgrens IT0057 – Formidlingstrekk
Avgrens eventuelle poster som personen ikke lenger skal ha.
Avgrens IT0105 – kommunikasjon
Avgrens eventuelle poster som personen ikke lenger skal ha.
Avgrens IT0655 - ESS
Avgrens infotypen.
Avgrens IT0027 - Kostnadsfordeling
Avgrens infotypen. Hvis personen skal ha kostnadsfordeling lik den som ligger på organisasjonsenhet, blir det automatisk oppdatert neste natt. Hvis personen skal ha kostnadsfordeling som avviker fra organisasjonsenheten, må dette registreres i transaksjon PA30 i etterkant.
Merk: Hvis personen går fra ansatt til ekstern i juni og skal ha sluttoppgjør etter fratredelse, skal IT0027 ikke avgrenses. Se nedenfor om sluttoppgjør.
Sluttoppgjør – ansatt til ekstern
Saksbehandlingsårsak Fra ansatt til ekstern foretar ikke sluttoppgjør. Dersom det skal utbetales et sluttoppgjør, må dette registreres i tillegg. Det kan registreres via e-skjema «hurtigregistrering» eller direkte i SAP (basis- og delservicekunder).
IT0041 – Datoangivelser
Saksgang for overgang fra ansatt til ekstern går ikke innom IT0041. Det er ikke nødvendig å avgrense denne, og det er heller ikke nødvendig å korrigere slik at personen ikke har VB-dato som ekstern, for å ivareta riktig innrapportering av arbeidsforhold. Dette kan imidlertid medføre at personen fremkommer med VB-dato på rapporter i SAP og Innsikt, og dersom dette ikke er ønskelig, er det valgfritt å avgrense/fjerne VB-dato for perioden personen er ekstern.