Årsakskode 01, 03 eller 04 bruker du når personen går fra ekstern til ansatt.
Når du lagrer, får du en informasjon om at du endrer tilsettingsforhold slik at du må være ekstra påpasselig med data.
Merk: Pass på at du endrer medarbeidergruppe/undergruppe. Du bør også endre stilling. Du kan få problemer med IT0008 hvis du ikke har en stilling med riktig stillingskode.
IT 0001 - Plass i organisasjonen
Stillingen følger med fra IT0000. Normalt skal du kun lagre infotypen. Husk at prosentsatsen gjelder prosent av arbeidstiden som brukes på stillingen. Prosentsats (eller sum av prosentsats ved delt stilling) må alltid være 100. Dette for at kostnadsfordelingen ikke skal bli feil. Dersom du går fra ekstern uten avlønning til ansatt, vil systemet hjelpe deg med å bytte lønnsavregningsgruppe.
Pass spesielt på personer som kommer fra MG 9 - Ekstern u/utbetaling. Disse kan ha hatt ufullstendig fødselsnummer. Dette må rettes opp, ellers vil innlevering til A-ordningen feile.
Endre eventuelt adresse og lagre.
Merk: Eksterne har ofte bare en bindestrek i feltet NAV-nr. Pass på at du registrerer korrekt NAV-nr. når du endrer tilsettingsforhold.
Registrer eller endre e-postadresse og lagre.
Nytt forslag til arbeidsplan kommer opp. Kontroller arbeidsplan og deltidsprosent og lagre. Ved endring av infotypen vil systemet varsle at IT0008 må kontrolleres.
Fordi du kommer fra en ekstern, vil infotypen som regel opprettes, ikke kopieres. Du må registrere datotype ST for stillingsansiennitet og datotype VB for at SPK skal bli korrekt. Datotype VB skal være dagen personen går over til nytt ansettelsesforhold.
Registrer dellønnsprosent og arbeidstimer relatert til valgt arbeidsplan og deltidsprosent i IT0007.
Kontroller lønn og lagre. Ved lagring kan du få melding om at “Startdatoen er senere enn startdato i organisasjonen”. Dette er fordi personen ikke hadde IT0008 som ekstern.
IT 0014 – Faste tillegg og trekk
Registrer aktuelle endringer. Hvis du skal ha mer enn en forekomst av IT0014, må du i etterkant gå til transaksjon PA30 og registrere IT0014 derfra.
Hvis det allerede er oppgitt riktig bankforbindelse, kan du gå videre. Ellers registrerer du korrekte data og lagrer.
IT 0173 –
Skatteopplysninger
Feltet Sekundær arbeidsgiv. må
oppdateres riktig ved skifte fra ekstern til ansatt.
Deltype blank
(Hoveddatapost) kommer opp med forslagsverdi. Kontroller verdien og lagre.
IT 0027 – Kostnadsfordeling lønn
Endre eller kontroller data og lagre.
IT 0027 – Kostnadsfordeling reise
Endre eller kontroller data og lagre.
Du får opp forslagsverdi om at den ansatte bruker ESS (Selvbetjeningsløsningene for ansatte). Lagre data.
Du får opp forslagsverdier. Hvis det allerede ligger riktige data, kan du gå videre. Ellers lagrer du.
Skoletype er fylt ut med 01 Hovedutdanning. Dette er som regel den høyeste utdanningen vedkommende har eller den utdanningen som er mest relevant for arbeidsoppgavene.
Gyldig fra er enten dato for overgang til ansatt eller dato den ansatte var ferdig med utdanningen; alternativt den 1.1. det året utdanningen var ferdig. I Gyldig til registrerer du 31.12.9999.
Registrer eventuelt varsel og lagre.
Etterarbeid fra ekstern til ansatt
Du må gå inn i PA30 og generere/tildele kvoter for den ansatte i IT2006. Dette lar seg ikke gjøre i selve saksgangen. (Kvotetype 50 genereres automatisk ved å legge inn opplysninger i IT0021.)
Hvis du kommer fra medarbeidergruppe/undergruppe 9/90 må du gå inn i PA30 og opprette IT0007 for minimum 1 dag før overgang til ansatt. Bruk arbeidsplanregel NULL. Eksempel: En person går fra 9/90 til 1/01 den 01.02.2013. Opprett da IT0007 fra 30.01.2013-31.01.2013. Hvis du ikke gjør dette, vil lønnskjøringen feile.
Hvis du må slette overgangen
Hvis du må slette overgangen mellom ekstern og ansatt, må du være oppmerksom på følgende:
IT2006: Du må slette eventuelle gjenværende kvoter før du sletter saksgangen i IT0000 og IT0001 Plass i organisasjonen.
IT0007: Du må ta opp den gamle arbeidsplanen (fra personen var ekstern) og endre denne. Sett tildato = 31.12.9999. Du vil da slette den nye posten og få korrekt IT0007.
IT0008: Du kan ikke slette den nyopprettede posten i IT0008. Du må endre den så det ikke utbetales lønn på den eksterne. Endre til Type 75, Område 90, Gruppe INDIVID, Trinn blank. Slett alle lønnarter og lagre. Du vil få noen meldinger underveis i lagring.
