Forutsetninger
Før konvertering kan starte må ny virksomhet / ny del av virksomhet være satt opp, se Oppsett av ny kunde (for DFØ).
Ny virksomhet kan være ny SAP-kunde hos DFØ eller mottakende virksomhet ved fusjon med annen virksomhet på annen klient.
Ved fusjon, bytt ut Ny virksomhet og Tidl. virksomhet med virksomhetenes faktiske navn.
For ny SAP-kunde er virksomheten den samme, men det er lønnssystemet som skiftes. Bytt ut Ny virksomhet med «Virksomhet (faktiske navn) i SAP» og Tidl. virksomhet med «Virksomhet (faktisk navn) i gammelt lønnssystem (faktisk navn)».
For noen punkter står det i kommentarkolonnen «Gjøres av DFØ når DFØ-kunde». Sett da DFØ som ansvarlig. Dersom tidligere virksomhet ikke er DFØ kunde, tøm kommentaren om at DFØ utfører oppgaven.
Fjerne gjerne linjer som utgår. Om nødvendig nummerer om linjene. Det finnes ingen referanser til linjenummer i arket.
Alle endringene nevnt ovenfor gjøres før planen presenteres for kunde.
Listen nedenfor må gjerne detaljeres mer av prosjektleder.
|
Aktiviteter |
Ansvarlig |
Kommentarer |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Planlegging - hovedpunkter. Punktene må detaljplanlegges for hvert prosjekt. |
|
|
|
Planlegge når de ulike filer skal trekkes ut og leses inn. Dersom du er i tvil om avhengigheter, se Tidspunkt for uttrekk av data. |
DFØ |
Kan være snakk om flere virksomheter. |
|
Vurdere om eksisterende flytteprogrammer er gode nok, eventuelt om tilpassing og/eller manuelle tilleggsrutiner er nødvendig. |
DFØ |
|
|
Ta høyde for feilretting og retest, spesielt ved videreutvikling. |
DFØ |
|
|
Avklaringer som har betydning for uttrekk og innlesingsprogrammet i SAP. |
|
Gjelder punkter som kan variere fra prosjekt til prosjekt. |
|
Ta kontakt med SPK, via LA APP eller LA LK for å sikre at malen stemmer med gjeldende rutiner i SPK. Rutineendringer i SPK kan skape støy. Ved uklare rutiner bør DFØ overta all kontakt, inkludert selve innrapporteringen. |
DFØ |
|
|
Avklare med avgivende og mottakende virksomhet at ny virksomhet/nytt lønnssystem skal foreta alle etterbetalinger. Dette for å få skattemessig riktig behandling av personer med tabelltrekk og for riktig innberetning til SPK ved eventuell pensjonsgivende etterbetaling. |
DFØ |
Eventuelle avvik må beskrives i detalj. |
|
Avklare frister for registrering og godkjenning i portalen. Kunder med positiv tid i SAP skal ideelt sett registrere frammøte fram til siste arbeidsdag. Samtidig skal overtid godkjennes av en leder som forsvinner på samme dato som de ansatte og kan derfor ikke kan gjøre denne jobben i SAP. Det gjelder å sikre overføring av riktige fraværskvoter og saldi på oppstartsdato. |
DFØ |
Gå gjennom all funksjonalitet i portalen: Frammøte, fravær, reise, e-skjema etc.
Sett opp en plan med frister for hvert punkt. |
|
Avklare at tildeling av fraværskvoter vil skje i tidligere virksomhet på vanlig måte. |
DFØ |
Gjelder kun ved oppstart 1.1. |
|
Avklar eventuelt kjøremønster og avhengigheter i tidligere lønnssystem som kan påvirke vår tidsplan. |
|
Gjelde ny SAP-kunde. |
|
SAP-relaterte oppgaver. Gjør nødvendige tilpassinger. |
|
Vær forsiktig med å endre på rekkefølgen. |
|
Start med å opprette konverteringsprosjekt i SAP. |
|
Ved fusjon til annen klient må prosjektet opprettes i begge klienter. |
|
Sette deretter opp default innhold i K-element 4. Beskrives under sammen link som opprettelse av prosjekt. |
|
Gjøres kun på den klient der data skal leses inn. |
|
Sette opp default innhold i K-element 5. Beskrives under sammen link som opprettelse av prosjekt. |
|
Gjøres kun på den klient der data skal leses inn. |
|
Foreta uttrekk av persondata fra gammelt system, se Uttrekk av persondata. |
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde |
|
Starte dobbelt vedlikehold. Alle vedtak som fattes etter uttrekk av persondata må overføres til ny virksomhet/nytt datasystem på et senere tidspunkt.
Gjelder alle vedtak på personer som overføres. Gjelder ikke rettighetsbaserte endringer som automatisk opprykk og registering av lønnsinfo på IT 0015 og 2010. |
Tidl. virksomhet |
Gjøres fra tidspunkt for endelig uttrekk av data til persondatafil.
Registrer heller litt for mange punkter enn litt for få. |
|
Tilpasse persondata til DFØs regneark for persondata (persondatafil). |
Tidl. virksomhet |
Utgår når DFØ foretar uttrekk. |
|
Levere persondatafil til ny virksomhet for verifisering mot ny organisasjon. |
Tidl. virksomhet |
Sendes via DFØ for sjekk av filformat. |
|
Registrere innplassering på persondatafil. Org.enhet må alltid fylle inn. PDO fylles inn dersom det ikke kan arves. |
Ny virksomhet |
|
|
Foreta eventuelt andre korreksjoner på persondatafil. |
Ny virksomhet |
|
|
Sende kontrollert persondatafil til DFØ for vask og innlesing. |
Ny virksomhet |
|
|
Vaske persondataark i samarbeid med ny virksomhet, se Generelt om innlesing av persondata, margtekst Arbeidsmåte.
Ny virksomhet må om nødvendig å kontakte tidligere virksomhet/system for avklaringer. |
DFØ |
|
|
Lese inn persondatafil. Sjekk prosjektplan om det også skal leses inn på TOA. Se Opprette prosjekt i SAP. |
DFØ |
|
|
Verifisere innleste persondata. |
Ny virksomhet |
|
|
Foreta datauttrekk til øvrige filer i henhold til prosjektplan, se Tidspunkt for uttrekk av data. For aktuelle infotyper, se Uttrekk av persondata.
|
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde. |
|
Tilpasse data til DFØs regneark. |
Tidl. virksomhet. |
Utgår når DFØ foretar uttrekk. |
|
Oversende regneark til ny virksomhet. |
Tidl. virksomhet |
Sendes via DFØ for sjekk av filformat. |
|
Verifisere at aktuelle informasjon skal leses inn. |
Ny virksomhet |
|
|
Lese inn filene. Sjekk prosjektplan om det også skal leses inn på TOA. |
DFØ |
|
|
Verifisere innleste data. |
Ny virksomhet |
|
|
Eventuelt beslutte innlesing av datotyper til IT0041 ut over de som leses inn på persondatafilen.
|
Ny virksomhet |
|
|
Skaffe data og vedlikeholde eget regneark for innlesing. Sende regneark til DFØ. For filformat, se Oppdatering av en datotype i IT0041.
|
Ny virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde |
|
Eventuelt vedlikeholde liste for innlesing av e-postadresser og telefon i et eget program og sende filent til DFØ. For filformat, se Innlesing av e-postadresser og telefon til IT0105, samt av bostedsadresse til IT 0006.
|
Ny virksomhet |
|
|
Eventuelt lese inn datotyper, IT0041, se Oppdatering av en datotype i IT0041.
|
DFØ |
|
|
Eventuelt lese inn e-postadresser, IT0105, se Innlesing av e-postadresser og telefon til IT0105, samt av bostedsadresse til IT 0006.
|
DFØ |
|
|
Verifisere innleste datotyper, IT0041 |
Ny virksomhet |
|
|
Verifisere innleste e-postadresser, IT0105 |
Ny virksomhet |
|
|
Registrere nødvendig sluttoppgjør i gammelt lønnssystem. |
Tidl. virksomhet |
Gjelder for ny SAP-kunde. Tidspunkt uvesentlig for DFØ. |
|
Siste lønnskjøring i gammelt system / tidligere virksomhet |
|
|
|
Kjøre masseoppdatering av saksgang for Fratredelse med årsakskode 97 - Virksomhet ut av SAP eller 98 - Flyttet til annen klient. |
DFØ |
Når tidligere virksomhet er lønnskunder i SAP.
Kan ikke registreres før siste hovedlønn pga at det vil medføre feilaktig utmelding av SPK.
I desember kan registrering gjøres til 13. kjøring, forutsatt at innrapportering til SPK for desember er foretatt. |
|
Registrere nødvendig fratredelse i gammelt lønnssystem. |
Tidl. virksomhet |
Gjelder for ny SAP-kunde. Tidspunkt uvesentlig for DFØ. |
|
Generere SPK-rapport for siste driftsmåned, samtlige ansatte. Se eventuelt Statens pensjonskasse (SPK).
|
Tidl. virksomhet |
Jamfør avklaring mot SPK innledningsvis. |
|
Utarbeide liste over navn og fødselsnummer for personer som skal overføres til ny virksomhet. |
Tidl. virksomhet |
----«---- |
|
Sende begge deler til kundedata@spk.no. Be om bekreftelse på at filene er OK. |
Tidl. virksomhet |
----«---- |
|
Informere DFØ om at innrapporter til SPK er sendt og i orden. |
Tidl. virksomhet |
----«---- |
|
Foreta datauttrekk til øvrige filer i henhold til prosjektplan, se Tidspunkt for uttrekk av data. For aktuelle infotyper, se Uttrekk av persondata.
|
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde. |
|
Tilpasse data på DFØs regneark. |
Tidl. virksomhet. |
Utgår når DFØ foretar uttrekk. |
|
Oversende regneark til ny virksomhet. |
Tidl. virksomhet |
Sendes via DFØ for sjekk av filformat. |
|
Verifisere at aktuelle informasjon skal leses inn. |
Ny virksomhet |
|
|
Lese inn filene, se Innlesing av infotyper.
Sjekk prosjektplan om det også skal leses inn på TOA.
|
DFØ |
|
|
Verifisere innleste data. |
Ny virksomhet |
|
|
Manuell etterregistrering av flere stillinger og fungering, IT0509 |
Ny virksomhet |
|
|
Registrere riktig arbeidsplan på alle deltidsansatte som er lest inn med FLEX eller FLEX=
|
Ny virksomhet |
Utgår når tidligere virksomhet er SAP-kunde. |
|
Manuelt vedlikehold av IT0007 utover registrering av arbeidsplan |
Ny virksomhet |
|
|
Legge inn eventuelle overstyringer på IT0027 manuelt |
Ny virksomhet |
|
|
Manuelt oppgjør av lån i gammel firmakode både på lønn og regnskap. Informere ny virksomhet.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Stopp dobbelt vedlikehold. Sende liste over vedtak til ny virksomhet.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Sørge for at alle personer som skal overføres og alle leder er informert om frister for tidregistrering og godkjenning samt konsekvenser av å overskride fristen.
|
Tidl. virksomhet |
Utgår for ansatte uten tidregistrering i SAP. Ref. avklaring innledningsvis. |
|
Registrere punkter fra mottatt liste over vedtak etter uttrekk av persondatafil (dobbelt vedlikehold).
|
Ny virksomhet |
For ny SAP-kunde kan det være punkter uten betydning for oss. |
|
Manuelt opprette nytt lån som skal overføres fra tidligere virksomhet.
|
Ny virksomhet |
|
|
Siste innrapportering til A-ordningen. Må gjøres før siste arbeidsdag i siste driftsmåned for å sikre at brukere fortsatt har tilgang og at bedriftsnummer fortsatt er gyldige.
|
DFØ |
Må avklares med LA LK på forhånd. |
|
Eksterne |
|
|
|
Behandles som ansatte, men i egne filer. Ved innlesing blir kontroll av logisk lønnsplassering slått av.
|
|
|
|
Første lønnskjøring etter overføring |
|
Første lønnskjøring |
|
Innrapportering til SPK første driftsmåned for samtlige ansatte på ny firmakode, inkludert personer overført fra tidligere firmakode, Se eventuelt Statens pensjonskasse (SPK).
|
Ny virksomhet |
Jamfør avklaring mot SPK innledningsvis. |
|
Sjekk med DFØ om filen skal sendes SPK på vanlig måte eller om filen skal sendes inn av DFØ.
|
Ny virksomhet |
----«---- |
|
Send filen til SPK, eventuelt DFØ avhengig av hva man ble enig om i forrige punkt
|
Ny virksomhet |
----«---- |
|
Innrapportering til SPK etter overføring for personer som ikke er overført. Ansattnummer som er overført må unntas fra kjøringen.
|
Tidl. virksomhet |
Utgår når virksomheten har opphørt. |
|
Send filen til SPK. Sjekk for sikkerhets skyld med DFØ om filen skal sendes direkte eller den må sendes via DFØ.
|
Tidl. virksomhet |
Utgår når virksomheten har opphørt. |
|
Gi beskjed til DFØ om at innrapportering til SPK er i orden |
Tidl. virksomhet |
Utgår når virksomheten har opphørt. |
|
Kjør separat innrapportering til SPK, tidligere virksomhet for personer som er overført for å få lagt sluttmelding på gammelt firma. Filen skal ikke sendes inn.
|
DFØ |
Utgår når virksomheten har opphørt. |
|
Trekke ut akkumulerte kilometer og tilpasse regnearket til DFØs format, Se Uttrekk av data fra andre infotyper – andre data..
|
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde |
|
Lese inn akkumulerte kilometer, se Innlesing av infotyper.
|
DFØ |
Utgår ved oppstart 1.1. |
|
Manuelt etterregistrere fravær og frammøte som ikke er registrert og godkjent i portalen i henhold til avtalt frist. Verifisere at all registrering er komplett.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Trekke ut feriekvoter og feriepengeinformasjon fra tidligere virksomhet. Gi beskjed til DFØ dersom DFØ skal gjøre uttrekket i SAP, se Uttrekk av data fra andre infotyper – andre data..
|
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde. Trekkes event. ut på ansattnummer, husk ansattstatus = 0. |
|
Trekke ut feriekvoter og feriepengeinformasjon fra tidligere virksomhet for alle fratrådte, se Uttrekk av data fra andre infotyper – andre data.. Dette er for å avsløre om det finnes personer med feriepenger til gode. Informer eventuelt ny virksomhet om tilgodehavende.
|
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ når DFØ-kunde. Tekkes ut for alle fratrådte, men unnta ansattnummer fra forrige punkt. |
|
Manuell kontroll av fraværskvote 32 og eventuell oppretting av feriekvoter, se Oversikt over kvotetyper. Eventuelt informere ny virksomhet.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Trekke ut oversikt over fleksisaldo og overtidssaldo pr. siste driftsdato. Korrigere oversikten manuelt om nødvendig. Informere ny virksomhet.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Tilpasse uttrekkene til DFØs regneark, eventuelt verifisere at DFØs uttrekk er korrekt.
|
Tidl. virksomhet |
Vær oppmerksom på kvoter som ble tildelt automatisk av saksgang C4 - Oppstart i SAP. Vurder om disse kvotene skal ut av regnearket. |
|
Sjekke om noen personer som overføres har hatt opptjening av feriepenger på Svalbard eller i utlandet. Eventuelt informere ny virksomhet.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Utarbeide liste over sykefravær i siste driftsmåned som vil fortsette over i ny virksomhet. Må ha med første fraværsdag og eventuell maksdato for fravær som allerede er refusjonsberettiget. Informere ny virksomhet.
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Sjekke om noen personer som overføres har NAV-vedtak registrert på IT0028. (Refusjon Trygdevedtak). Informere ny virksomhet
|
Tidl. virksomhet |
|
|
Sjekke refusjonsgrunnlag for eventuelle personer med krav på NAV-refusjon. Informere ny virksomhet. |
Tidl. virksomhet |
Gjelder for refusjonsberettiget fravær som krysser oppstartsdato og der fortsatt refusjon skal kreves av ny virksomhet/nytt system. |
|
Oversende informasjon for punktene over til ny virksomhet |
Tidl. virksomhet |
Sendes via DFØ for sjekk av filformat. |
|
For sykefravær på personer overført i første driftsmåned, manuelt registere datoer i IT0041 for personer uten/forkortet AGP pga sykefravær i desember.
|
|
|
|
Registrere trygdevedtak på IT0028, mottatt fra tidligere virksomhet. |
Ny virksomhet |
|
|
Registrere refusjonsgrunnlag for personer med krav på NAV-refusjon fra tidligere virksomhet.
|
Ny virksomhet |
|
|
Verifisere at feriekvoter og feriepengeinformasjonen skal leses inn og gi beskjed til DFØ.
|
Ny virksomhet |
|
|
Lese inn feriekvoter og feriepengeinformasjonen, se Innlesing av infotyper. |
DFØ |
|
|
Verifisere innlest ferieinformasjon |
Ny virksomhet |
|
|
Eventuelt manuelt registre feriepenger opptjent på Svalbard eller i utlandet i henhold til informasjon mottatt fra tidligere virksomhet.
|
Ny virksomhet |
|
|
Manuelt registrere fleksisaldo og overtidssaldo pr oppstartsdato |
Ny virksomhet |
|
|
Nullstille restferie i gammel virksomhet. Bruk uttrekk av feriedager som skal leses inn i ny virksomhet. Det skal være samsvar.
Må ikke gjøres før informasjonen er lest inn i ny virksomhet. |
Tidl. virksomhet |
Gjøres av DFØ med LSMW dersom DFØ-kunde.
Utgår trolig dersom ikke DFØ-kunde. |