Formål
Programmet må kjøres i flere omganger, først en gang for persondatafilen med de infotypene som inngår i konverteringssaksgangen og deretter en gang for hver av de andre filene.
I praksis er det langt færre feilmeldinger ved vasking i dette programmet. Infotypene i persondatafilen er allerede vasket i det første programmet. For de øvrige infotypene er det relativt sjelden at det kan gå feil.
Forutsetninger
Persondata må være lest inn feilfritt for alle personer på filen.
Før innlesing, sjekk alltid at regnearkene ser OK ut. Sjekk spesielt at:
•felter som skal være utfylt er utfylt.
•felter som kan ha ledende null har rett antall karakterer på arket. Dette varierer mellom de ulike infotypene, og gjelder for eksempel subtype i IT0105, utdanningskode i IT0022, NAV-vedtak, kommunenummer ved påleggstrekk og sikkert noen flere.
Transaksjonskode
YHR_OPPSTART_INFOTP
Bestillingsbildet har en egen seksjon for hver aktuell fil. Her vises bestillingsbildet for innlesing av de infotyper som inngår i saksganger for oppstart i SAP med unntak av infotypene 0000, 0001 og 0002 som ble oppdateres gjennom transaksjonskode YHR_OPPSTART_SAKSG.
Filsti/filnavn angis for hver til / i hver seksjon. Kjør med simulering (test) fram til filen er feilfri.
Hver opplasting produserer en batch mappe som leses inn i SM35. Mappene må leses inn i riktig rekkefølge. En mappe må være feilfri før du går på neste mappe. Når en mappe er feilfri innlest, skal den slettes.
Ansattnr
Ansattnummer tildeles ved innlesing av personfilen i transaksjonskode YHR_OPPSTART_SAKSG. Programmet ser bort fra ansattnr på filen.
Ved innlesing av infotyper i YHR_OPPSTART_INFOTP kan man også lese inn på ansattnr, men da er det det nye ansattnummeret i SAP som må ligge der. Dette er gjort slik fordi at det skal være enklest mulig å fylle ut filen manuelt. Det er lettere å huske ansattnr enn et 11-sifret fødselsnr.
Det er også mulig å lese inn filer med en blanding av fødselsnr og ansattnr, altså noen personer med ansattnr og noen med fødselsnr.
Dersom ansattnr er fylt ut sjekkes fødselsnr på IT0002 i SAP. Når dette stemmer med regnearket leses posten inn. Dersom ansattnr i SAP og på fil ikke stemmer leser programmet inn på aktuelt fødselsnummer med kontroll på aktuell firmakode.
Når fødselsnummer mangler på filen lese posten leses inn på ansattnr som oppgis i filen, også nå med kontroll på riktig firmakode.
Persondata - generelt
Vask av persondata gjøres ved i YHR_OPSTART_SAKSG. Programmet oppdaterte infotypene 0000, 0001 og 0002. Deretter hoppet programmet ut av saksgangen. De øvrige infotyper oppdateres ved at samme fil kjøres i YHR_OPPSTART_INFOTP.
Normalt går oppdatering greit. Det kan likevel være poster som feiler ved innlesing av batch mappen. Årsaken er trolig at de kontroller som foretas i test ikke er helt identiske med de kontroller som skjer ved oppdatering gjennom PA30. Skaff informasjonen som mangler og kjør mappen på nytt.
Reisedata
Her dannes det ingen batchmappe, men tabellen oppdateres direkte. For å kontrollere innleste poster, slå opp i tabell PTRV_KMSUM i SE16N. Her kan du ikke selektere på endret av eller endret dato, men må spørre på ansattnummer til – fra.
Fravær
Hensikten er å lese inn permisjoner med betydning for lønn. Fraværene må derfor leses inn før første lønnskjøring etter oppstart for at trekket skal bli riktig.
Faktiske datoer kan ligge på filen. Fradato tidligere enn prosjektets oppstartsdato endres automatisk til oppstartsdato ved innlesning.
Pass på at det ikke ligger fravær på filen som krever at kvoter allerede er lagt inn. Det er ikke noe i veien for å lese inn denne typen fravær, men batchmappa vil feile inntil kvoter eventuelt er lest inn.
Utdanning
Ingen spesielle kommentarer. Ingen korrigering av datoer ved innlesing.
Kommunikasjon
Kunde må ta stilling til hvilke subtyper som skal vedlikeholdes gjennom dette programmet. Ønsker kunde å legge på nye e-postadresser før innlesing er dette greit. Men her har vi to andre standardprogrammer som kan være mer hensiktsmessig, se Innlesing av e-postadresser og telefon til IT0105, samt bostedsadresse til IT 0006 og Innlesing av initialer og mailadresse til SAP.
Fradato tidligere enn prosjektets oppstartsdato endres automatisk til oppstartsdato ved innlesning.
Familie/pårørende
Gyldighetsperiode kan ligge på filen. Fradato tidligere enn prosjektets oppstartsdato endres automatisk til oppstartsdato ved innlesning.
NAV-vedtak
Faktiske dato kan ligge på filen. Fradato tidligere enn prosjektets oppstartsdato endres automatisk til oppstartsdato ved innlesning.
Fraværskvoter og ferierettigheter
Informasjon om ferierettigheter er den siste informasjonen som er klar for innlesing. Før denne kan hentes ut fra tidligere system må fratredelse og sluttoppgjør være registrert og siste lønn være kjørt. Husk å ta bort ansattstatus 3 ved eventuelt uttrekk fra SAP etter fratredelse.
Kan leses inn i flere omganger. Tøm eventuelt de kolonnene som ikke skal leses inn nå.
Det vil f.eks. normalt være ønskelig å legge inn kvoter for avspasering, velferdspermisjon, sykt barn mm allerede ved oppstart selv om feriekvoter ikke vil være klare før seinere.
Ved oppstart 1. januar skal ferierettigheter som hentes ut pr. i år leses inn som for i fjor. Informasjon som hentes ut fra i fjor er uinteressant. Sjekk derfor at utfylling av kolonnene for feriepengegrunnlag og for feriepenger er logisk utfylt i forhold til dato. Kolonneinnholdet tilpasses om nødvendig.
Ved oppstartsdato 1. januar må kolonne L (feriepengegrunnlag innev år) være innlest før 13. kjøring. Dersom man ikke rekker innlesing før 13. kjøring, må kolonne M (feriepenger foreg. år kr) leses inn.
Informasjonen som ligger på denne filen, er relativt sammensatt og skal leses inn på flere infotyper. Eventuelle meldinger legges ut i et eget bilde på samme måte som ved kjøring av YHR_OPPSTART_SAKSG.
Grunnlønn (IT0008)
Gjelder kun tillegg, ut over regulativlønn som skal leses inn på IT0008. Behovet er begrenset.
Faste tillegg og trekk (IT0014)
Skal ikke benyttes lenger, se Innlesing av andre infotyper.
Vil bli tatt ut av
programmet.
Formidletrekk (IT0057)
Skal ikke benyttes lenger, se Innlesing av andre infotyper.
Vil bli tatt ut av programmet.
Lån (IT0045)
Gjelder lønnslån.
Feilmeldinger
Du kan oppleve å få feilmeldingen 
.
Teksten er direkte misvisende i vårt
tilfelle, men den kommer fra en standardfunksjon i SAP og kan ikke endres.
Meldingen varsler at den ikke finner gyldig dato i et felt der den forventer dato.
Det mest sannsynlige i dette tilfellet er at meldingen skyldes at du ikke har merket riktig radioknapp og at du derfor forsøker å laste opp feil filtype. Dermed finner ikke SAP en dato der SAP forventer å finne dato.
Sjekk at riktig radioknapp er krysset av og at filnavn er skrevet i riktig felt.
Flere datotyper på 0041
3 datotyper håndteres i filen persondata. I tilfelle kunde ønsker å lese inn flere datotyper finnes det et eget program for dette, se Oppdatering av en datotype i IT0041.