Formål
Laste ned data fra SAP som grunnlag for innlesing på annen klient.
Det er samme uttrekksprogram for persondatafilen og for andre data. Forskjeller er at persondatafilen inneholder grunnlaget for selve konverteringssaksgangen og kan derfor kun inneholde en post pr. infotype. De øvrige regnearkene kan inneholde flere poster på samme infotype pr. ansatt.
Kan eventuelt også benyttes for å produsere tomme regneark for manuell utfylling og seinere innlesing i SAP og for oversending til kunde i forbindelse med avslutning av kundeforhold.
Reisedata
Filen inneholder akkumulerte kilometer hittil i år. Det er 3 akkumulatorer pr. person: Innland, utland og Tromsø.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for reisedata. Den tas ikke ut samtidig med persondata. Her må man vente til etter at siste reisekjøring.
Ved oppstart 1. januar er denne filen ikke nødvendig.
Akkumulerte kilometer hentes direkte fra tabell PTRV_KMSUM. Eventuell kontroll gjøres mot tabellen i SE16N.
Fravær (IT2001)
Filen inneholder fravær som krysser oppstartsdato. Hensikten er å kunne lese inn lange fravær og permisjoner som påvirker lønnsresultatet i SAP.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for fravær. Bruk seleksjonsmuligheten til å plukke ut de fravær dere blir enige om. Lagre fraværstypene i varianten.
Lange fravær / permisjoner som påvirker lønn må være registrert, men ikke nødvendigvis annet fravær som avspasering, sykt barn, egenmelding, etc.
Filen tas ut etter at siste lønnskjøring er kjørt.
Ved
uttrekk fra SAP er det viktig at fratredelse er kjørt og sluttoppgjør registrert
før siste lønn kjøres.
OBS: Personene er nå fratrådt i gammel firmakode pr oppstartsdato. Du må ta bort Ansettelsesstatus = 3 i bestillingsbildet for å få innhold på filen.
Fraværet lastes ned slik det er registrert. Ved opplasting brytes hver enkelt post på oppstartsdato. Sluttdato endres ikke.
Vurder behovet for denne varianten. Finnes det kun en håndfull poster av interesse kan de registreres manuelt. En fordel ved maskinell innlesing er at du ikke trenger å ha like stort fokus på korrektur som ved manuell registrering.
Ferie, sykefravær og annet kortere fravær med lønn skal IKKE være med ved uttrekk. Ikke bli fristet til å ta dem med. Uttrekket ser greit ut, men det blir fort feil ved innlesing og mange poster som feiler i SM35. Ved stort antall personer blir dette helt uoversiktlig.
Utdanning (IT0022)
All utdanning listes ut.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for utdanning.
Filen kan tas ut og leses inn samtidig med persondata.
Det er ingen kontroll mot gyldig fra/til dato. Skulle det være ønskelig å ekskludere en skoletype eller en kode før innlesing må dette gjøres ved å slette linjer i regnearket.
Vurder behovet for denne varianten. Utdanningskoder var tidligere obligatorisk pga. innrapportering til SST. Pliktig innrapportering falt bort fra 1.1.2015.
Filen kan tas ut og leses inn samtidig med persondata.
Kommunikasjon (IT0105)
Filen inneholder telefonnummer og e-postadresser som det er ønskelig å lese inn. Posten må ha en tildato seinere enn oppstartsdato for å bli med.
Subtype 0001 Brukernavn i SAP lastes ikke ned i regnearket. Ut over det kan du selv velge hvilke subtyper du ønsker å ta med.
Lagre de deltypene som aktuelle for uttrekk i varianten.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for kommunikasjon. Filen kan tas ut og leses inn samtidig med persondata.
E-post og jobbtelefon i ny virksomhet kan i noen tilfeller være uklart på dette tidspunkt. Man kan da ekskludere disse sub typene og lese dem inn seinere, enten med samme program eller med programmet Innlesing av e-postadresser og telefon til IT0105, samt av bostedsadresse til IT 0006.
Familie/pårørende (IT0021)
Alle registrerte poster med tildato seinere enn oppstartsdato lastes ned.
Skulle det være ønskelig å ekskludere en eller flere koder før innlesing må dette gjøres ved å slette linjer i regnearket.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for kommunikasjon.
Filen kan tas ut og leses inn samtidig med persondata.
Trygdevedtak (IT0028)
Denne filtypen benyttes foreløpig ikke.
Fraværskvoter og ferierettigheter (IT2006)
Dette er den mest komplekse filen.
Programmet for overføring av fraværskvoter og ferierettighet tar med all relevant informasjon om ferie slik at manuelt vedlikehold i ettertid ikke skal være nødvendig.
Hva som er nødvendig informasjon er avhengig av prosjektets oppstartsdato.
Ved oppstart 1. januar må fraværskvoter for nytt år tildeles i gammelt system. Ved tildeling i SAP ville all ferie blitt uten lønn slik den blir for nyansatte. I tillegg trenger vi opptjente feriepenger fra i fjor. Opptjening inneværende år er irrelevant.
Ved oppstart 1.2. eller seinere trenger vi i tillegg opptjening av feriepenger inneværende år.
Ved oppstart 1.7.-1.12. er feriepenger fra forrige år ikke lenger av interesse.
Du kan velge å ta ut alle fraværskvoter eller bare noen.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for fraværskvoter.
Filen tas ikke ut samtidig med persondata. Man må vente til etter at siste lønnskjøring er kjørt og til alt fravær fram til oppstartsdato er registrert. Dersom filen tas ut før all ferie er registrert blir restferien feil.
Lønnsresultatet hentes fra siste lønnskjøring. Ved oppstart 1.1. settes hake i kryssboksen Lønnskjøring fra i fjor. Da hentes data fra desemberlønn forrige år. Ved testkjøring før årsskiftet skal det ikke stå merke noe merke der.
Resultat feriekvoter
Kolonnene for ordinær ferie og for 60-årsferie skal alltid inneholde totalkvoten for inneværende år (oppstartsår ved start 1.1.). Dette er viktig for at junilønn skal bli korrekt.
Kolonne for overført ferie viser all overført ferie fra forrige år. Personer kan ha restferie pr 31.12. på kvotetypene 30, 31, 32 eller 37. Ferie overført viser restferie pr. oppstartsdato. Ved oppstart 1.1. vises total overført ferie fra forrige år. Ved oppstart seinere reduseres denne kvoten ved eventuelt forbruk etter 1.1.
Ordinær ferie brukt viser forbruket i år. Kolonnen kan ha innhold også ved oppstart 1.1. dersom en ansatt har tatt ut forskuddsferie forrige år. Forbruket skal leses inn på IT0416 og vil telle ned på årets kvote, se linje 7 fra toppen der ansatt har en kvote på 25 ordinære dager og 4 dager 60-årsferie, men har nå brukt 28 dager. Det gjenstår derfor 1 ordinær feriedag.
Resultat opptjening
Kolonnene viser antall opptjeningsmåneder fulgt av opptjeningsinfo for i år og i fjor. Ved oppstart 1.7. eller seinere trenger vi strengt tatt ikke tallene fra i fjor, men de fylles likevel ut på regnearket. Kolonnen kan tømmes før innlesing.
Ved oppstart 1.1. skal data hentes ut fra desember året før. Da skal en person i full stilling i 2 hele år ha 12 månder og opptjeningsinfo på 1200 både i år og i fjor.
Resultat feriepenger
Ved oppstart 1.2. – 1.6. vil vi ha behov for tall både fra i år og fra i fjor.
Oppstart pr. første januar:
Ved oppstart 1.1. får vi en liten tankemessig utfordring. Det du finner i SAP som «i år», skal registreres inn i på ny firmakode som «fra i fjor». Det du finner i SAP som «fra i fjor» gjelder egentlig fra i forfjor og er uten interesse.
Tallene hentes fra /325 og /326 – feriepenger inneværende år. De skal leses inn på lønnartene 9510 og 9511 som feriepenger fra i fjor. Overskriften kan oppleves feil ved nedlasting, men vil oppleves rikig ved innlesing. Feriepengegrunnlag inneværende år vil ikke ha noen mening ved oppstart 1.1.
Opptjeningssted settes alltid til kode 1 = fastland. Feriepenger opptjent annet sted håndteres ikke av løsningen og må vedlikeholdes manuelt.
Oppstart 1.7.-30.11.:
Her vil feriepengene fra foregående år være utbetalt. Filen skal kun inneholde feriepengegrunnlag inneværende år.
Oppstart 1.2. – 1.6.
I denne periode trenger vi både feriepengegrunnlaget for inneværende år og feriepenger fra i fjor som skal utbetales i juni.
Resultat andre fraværskvoter
Øvrige fraværskvoter ligger helt til høyre i arket. Det kan virke litt uryddig at for noen kolonner vises kvotetype, for andre vises kvote beskrivelse. Dette har med lengen på beskrivelsen å gjøre. Når kolonnen er for smal til å vise beskrivelsen vises koden. Utvid kolonnebredden og du får fram beskrivelsen automatisk.
Kvotetype 32 må alltid kontrolleres manuelt, se Oversikt over kvoteyper. Den kan enten korrigeres manuelt etter innlesing eller tas som vedlikehold av kvotetype 30 og 32 før innlesing. Start derfor med å sjekke kolonnen for kvotetype 32 på alle ansatte.
Kjør også uttrekk av fravær på nytt, variant CUS&OPAL12 i forbindelse med at fraværskvoter og ferierettigheter. Korriger feriekvoter for eventuell ferie registrert fram i tid på gammel firmakode. Det samme gjelder annet kvoteregulerte fraværstyper.
Faste tillegg
Det er felles radioknapp for ulike typer faste tillegg og trekk. I tillegg til riktig radioknapp må man hake av for de infotyper man ønsker å trekke ut. Det er viktig å ta utgangspunkt i standardvariantene da en del lønnarter ikke skal være med i uttrekket. Det finnes en standardvariant pr infotype.
Faste tillegg (IT0008)
Hensikter med denne varianten er å kunne lese inn faste tillegg som registreres på IT0008. Posten må ha en tildato seinere enn oppstartsdato for å bli med.
I utgangpunktet kan man her laste ned alle lønnarter, men vi er kun interesserte i tillegg til regulativlønn. Lønnarter som genereres av selve konverteringssaksgangen er derfor ekskludert i standardvarianten. Det kan godt være at ingen ansatte har forekomster her og at filen derfor er helt tom.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for faste tillegg og trekk samt merke i kryssboksen Uttrekk fra IT8.
Tidspunkt for uttrekk kan vurderes fra prosjekt til prosjekt. Det vanligste vil være at filen tas ut og leses inn etter siste lønnskjøring for å få med alle endringer.
Faste tillegg og trekk (IT0014)
Hensikter med denne varianten er å kunne lese inn faste tillegg som registreres på IT0014. Posten må ha en tildato seinere enn oppstartsdato for å bli med.
I utgangpunktet kan man her laste ned alle lønnarter, men vi er ikke interessert i lønnarter som genereres fra IT0509. Disse lønnartene er derfor ekskludert i standardvarianten. Det kan godt være at ingen ansatte har forekomster her og at filen derfor er helt tom.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for faste tillegg og trekk samt merke i kryssboksen Uttrekk fra IT8.
Tidspunkt for uttrekk kan vurderes fra prosjekt til prosjekt. Det vanligste vil være at filen tas ut og leses inn etter siste lønnskjøring for å få med alle endringer.
Formidlingstrekk (IT0057)
Hensikter med denne varianten er å kunne lese inn formidlingstrekk på IT0057 samtidig med at restsaldo registreres på IT0015.
Filen bestilles ved å merke av radioknappen for faste tillegg og trekk samt merke i kryssboksen Uttrekk fra IT57.
I noen tilfeller skal trekk foretas mot en restsaldo som registreres på IT0015. Det vil derfor alltid være en del jobb med å foreta registreringen manuelt. Det anbefales derfor at filen alltid lastes ned og leses inn maskinelt, selv om det bare er snakk om en håndfull poster.
Tidspunkt for uttrekk og innlesing må legges til etter siste lønnskjøring for å få med alle saldooppdateringer.