Det er neppe hensiktsmessig å hente ut alle data i en og samme operasjon. Fra data er hentet ut fra annen klient/annet lønnssystem og til oppstartsdato pådrar man seg dobbelt vedlikehold. Denne perioden bør ikke bli for lang. Men den må heller ikke bli så kort at man ikke får tid til nødvendig kvalitetssikring av data.
Ved store datamengder kan det være hensiktsmessig å hente ut data tidlig og vaske filen for å teste datakvaliteten. Dette gjelder spesielt når data hentes fra annet system og der kontroller og struktur kanskje avviker sterkt fra SAP. En test av uttrekk forutsetter at kunde retter opp feilen i gammelt system for å unngå at de samme feil blir med ved endelig uttrekk. Ved test av endelig fil rettes derimot direkte på filen.
Ved uttrekk fra SAP vil datakvaliteten normalt være god nok til at man kan vente med filuttrekket til ca. en måned før oppstart.
Dato for uthenting av data besluttes pr fil og fra prosjekt til prosjekt. Oversikten nedenfor lister noen av de elementer som må tas med i vurderingen. En generell tidsplan tilsier at persondata bør leses inn 2-3 uker før oppstart, eventuelt noe tidligere ved oppstart 1.1. pga juleferie. De øvrige filler kan leses inn seinere.
|
Filtype |
Uthenting av data |
Ting å tenke på |
|
Persondata |
Så tett etter en hovedlønnskjøring som mulig. |
Kan være nødvendig å starte tidlig og ta flere uttrekk, spesielt ved overgang fra annet lønnssystem.
Fra data er hentet ut fra gammelt lønnssystem til oppstart får man dobbelt vedlikehold av endringer på personnivå. Kombinasjon av lønnsramme, alternativ, lønnansiennitet og trinn kan være riktig ved uthenting av data, men likevel være feil ved opplasting for personer med automatisk opprykk i perioden. |
|
Utdanning |
Anbefales samtidig med / så tett etter persondata som mulig. |
I og med at vi ikke tilbyr registrering på valgfritt kodeverk er det i praksis få poster og lite endringer. Etter uthenting av data får man dobbelt vedlikehold. |
|
Familie |
Anbefales samtidig med / så tett etter persondata som mulig. |
Lang periode med dobbelt vedlikehold kan være en utfordring. I de tilfelle den ansatte selv vedlikeholder informasjonen gjennom portalen vil arbeidsgiver ha liten oversikt over de endringer som foretas. (Det er mulig å sjekke via SE16N) |
|
Datotyper |
Anbefales samtidig med / så tett etter persondata som mulig. |
Ikke utviklet enda (gjelder andre datotyper fra IT0041, men ikke datotypene relatert til NAV-refusjoner.) |
|
Tidregistrering |
Anbefales samtidig med / så tett etter persondata som mulig. |
Ikke utviklet enda (gjelder ytterligere registreringer på IT0007, om tidevaluering skal sette på, alternativt om eksternt tidregistreringssystem skal registreres). |
|
Kommunikasjon |
Avhenger av deltyper |
Kunde må ta stilling til hvilke deltyper som skal overføres. Det er for eksempel ingenting i veien for at kunde vedlikeholder nye mailadresser på arket før innlesing. I så tilfeller vil innlesing neppe være mulig før tett opp til oppstart. For innlesing av mailadresser finnes det også en egen løsning. |
|
Reisedata |
Etter siste reisekjøring |
Må ha med alle endringer. Er i praksis umulig å vedlikeholde akkumulator over km. hittil i år manuelt. Utgår ved oppstart 1.1. |
|
Faste tillegg IT0008 |
Etter siste lønnskjøring.
|
Ønsker å ha med alle endringer i gammelt system. |
|
Faste tillegg IT0014 |
Etter siste lønnskjøring.
|
Ønsker å ha med alle endringer i gammelt system. |
|
Formidlingstrekk IT0057 |
Etter siste lønnskjøring |
Ønsker å ha med alle endringer i gammelt system. For IT0057 er det enda viktigere enn for de andre to, her trenger vi også riktig oppdatering av saldo. |
|
Lån IT0045 |
Etter siste lønnskjøring |
Ikke utviklet enda |
|
Lange fravær og permisjoner |
Etter siste lønnskjøring.
|
Avhengig av hvilke fraværstyper kunde ønsker lest inn. Vi snakker normalt kun om lengre permisjoner som krysser oppstartsdato. Avhenger av fraværsregistrering i tidligere system. Når fravær behandles av lønnsberegningen vet vi at systemet er relativt ajour. Datauttrekk kan dermed utsettes. |
|
NAV-vedtak |
Etter all fraværsregistrering |
Skal skrives om |
|
Fraværskvoter |
Etter all fraværsregistrering
|
Må være ajour med fraværsregistrering pr. siste driftsdato gammelt system. Kan splittes ved at opptjeningsinfo og feriepenger leses inn etter siste lønnskjøring. Feriekvoter venter til all ferieregistrering er ajour. |
|
Fleksitid |
Etter all tidregistrering (fravær og frammøte) |
Ikke utviklet enda |