Formål
Innlesing av e-postadresser og telefon fra fil til IT0105 (deltypene 0010, 0030, 9004 og 9002). Innlesing av bostedsadresse til IT0006, deltype 1.
Forutsetninger
Programmet leser fil fra PC, med format: Ansattnr/initialer/fødselsnummer, e-post (deltype 0010), privat e-post (deltype 0030), privat mobil (deltype 9004), privat telefon (deltype 9002), c/o, gateadresse, adressetillegg, postnummer, land (skal være NO), avstand i km.
Eksempel med semikolon som skilletegn:
100594;donald@dfo.no;donald@online.no;88 88 88 88;11 11 11 11;c/o DFØ;Karl Johans gate 37B;6. etg.;1063;0219;NO;4.
Hvilket feltskilletegn som ønskes brukt er fritt, bare husk å angi samme tegn på seleksjonsbildet som i filen.
Transaksjonskode
YHR_EMAIL_IMPORT – Innlesing av e-post, telefon og adresse til SAP IT0105 og IT0006.
Filnavn på server
Fullt navn på filen som skal leses fra server. Dette feltet fylles ut dersom du vil lese en fil fra serveren. Dette er typisk filer som ligger på DFØ Fildel og som blir lest inn i en nattlig bakgrunnsjobb. Eksempel på filnavn: \\159.216.221.79\1100\filer\masterdata\fil.csv.’
Filnavn lokal fil
Fullt navn på filen som skal leses lokalt. Dette feltet fylles ut dersom du vil lese en fil gjennom SAPgui fra lokal PC. Filnavnet og filområdet blir da som du ser den i Windows Utforsker på den PC-en du kjører fra. Lokal fil kan kun brukes når programmet kjøres i forgrunnen. Det virker ikke hvis du kjører i en nattlig bakgrunnsjobb. I dette feltet kan du trykke F4 for å bla gjennom filene på lokal PC. Eksempel på filnavn fra lokal fil: C:\temp\fil.csv.
NB! Du må alltid fylle ut ett av filnavnfeltene, men bare ett!
Kolonneseparator i filen
Her velger du hva som er mellom feltene/kolonnene i filen. Komma eller semikolon er vanligst.
Antall transer per mappe
Hvis du synes batch input-mappen i SM35 blir for stor, kan du dele den opp ved å skrive hvor mange transaksjoner du vil ha per mappe her.
Tidligste dato
Ved å angi Tidligste dato vil dette være startdato (BEGDA) for type e-post i IT0105 eller IT0006. Unntak: Hvis ansettelsesdato er senere, vil denne bli startdato. Denne kan du sette til dagens dato hvis det er ønskelig at postene skal gjelde fra dagens dato.
Test
Programmet kan kjøres som test, ved å hake av for testkjøring. Ved testkjøring gjøres det ingen oppdatering i systemet, men filen blir lest.
Nøkkelfelt
Det er mulig å velge hvordan filen skal være. Det kan velges mellom 3 forskjellige nøkler, men det kan bare være en type i hver kjøring.
1. Ansattnummer i SAP.
2. Fødselsnummer, 11 siffer.
3. Initialer. NB! De må være unike i SAP! (NB! Små/store bokstaver?).
NB! Ved bruk av fødselsnummer eller initialer må Firmakode angis!
Hvilke felter som skal leses
Det er mulig å velge hvilke felter som skal leses fra filen ved å krysse av kun for det du ønsker å importere. Nøkkelfeltet må alltid være med, derfor er denne grå. Husk at dataene må stå i riktig kolonne selv om du ikke importerer alle foregående kolonner. Hvis du for eksempel kun vil importere privat telefon, kan filen se slik ut (ved semikolonseparert fil):
100594;;;;11 11 11 11
NB! Ved import av adresse må feltene for postnummer sendes med i filen, da disse er obligatoriske i skjermbildet for infotype 0006. Postnummer sjekkes mot gyldige verdier i SAP, så pass på at de finnes i SAP.
Kontrolliste/feil
Både feil og riktige tilfeller kommer ut på kontrollisten.
Feil vil være:
1. Unumerisk ansattnummer (for eksempel header).
2. Ansattnummer ikke funnet.
3. Fødselsnummer ikke funnet.
4. Initialer ikke funnet. Husk evt. små og store bokstaver.
5. Initialer ikke unike.
Batch input
Programmet skaper batch input-mapper med mappenavn som angitt i seleksjonsbildet (her: IMP_EMAIL). Disse kjøres inn med transaksjon SM35, se Innlesing av Batch input mapper|topic=Innlesing av Batch Input mapper.