Kolonnene Personaldelområde og org.enhet tømmes.
Ansattnr
Ansattnummer er ansattnummer i det gamle systemtet/på tidligere klient. Personene vil får først tildelt nytt ansattnr. ved innlesing av personfilen i SAP. Ansattnummer benyttes til å merke eventuelle feilmeldinger i vaskeprosessen.
Org.enhet
Org.enhet må fylles ut med kortkode for den org.enhet den ansatte skal legges inn og der stillingen skal opprettes.
Personaldelområde
Personaldelområde må fylles ut i de tilfeller arv fra org.enhet ikke er korrekt.
Personalområde
Her ligger gammel firmakode. Kolonnen er kun til informasjon og leses ikke ved innlesing. Det er ikke nødvendig å endre innhold fra gammel til ny firmakode. Ved manuell utfylling kan feltet stå tomt.
Initialer
Det er ikke mulig å lese initialer som finnes eller tidligere har vært brukt i samme firmakode. Sjekk kolonnen og rett initialer dere vet må skiftes. Eventuelle kollisjoner tas normalt i vaskeprosessen. Nordiske bokstaver tillates ikke.
Stillingskode
Kan endres om ønskelig. Husk også å endre øvrig lønnsinformasjon slik at det blir samsvar.
Stilling, korttekst
Tekst fra stilling hos tidligere arbeidsgiver/firmakode hentes ut. Denne kan leses inn som den er. Dersom dere vil ha egne tekster, rett direkte på fila. I tilfelle dere heller vil ha teksten som ligger på stillingskode, tøm feltet. Tekst fra stillingskode legges da automatisk inn ved innlesing i SAP.
Stilling langtekst
Samme som forrige punkt.
Yrkeskode
Vurder om samme kode fortsatt er riktig.
Arbeidsplanregel
Vær spesielt oppmerksom ved eventuell ulik bruk av sommer/vintertid og lik arbeidstid hele året.
Ved manuell utfylling av regnearket vil det i praksis være umulig for kunde å finne riktig arbeidsplan for personer som jobber deltid. Det anbefales at alle deltidsansatte legges inn med arbeidsplan FLEX eller FLEX= og dellønnsprosent = deltidsprosent. Da vil lønn bli riktig, selv om arbreidsplanen er feil. Etter innlesing i SAP korrigeres arbeidsplanen manuelt for alle deltidsansatte, men da med systemstøtte og jobben blir enklere enn ved utfylling av regnearket.
Lønnsansiennitet
Vedlikehold kan være nødvendig for å få logisk lønnsinformasjon.
ESS – ansettelser lønnsslipp
Skal normalt være påslått for alle.
Delt stilling
Stillingsnummer tildeles fortløpende ved opprettelse.
Utfylling av dette feltet er informasjon om at stilling/stillingsnummer skal deles. Kan enten beholde stillingsnummer som hentes ut fra SAP (ved delt stilling) eller kan angis som en hvilke som helst nummerisk verdi (1, 2, 3 etc). Når feltet står tomt, vil personen få eget stillingsnummer.
Leder
Kryss i kolonnen merker automatisk stillingen som opprettes som en lederstilling.