Før du starter innlesing
Se gjennom regnearket du skal behandle. Alle personer må være feilfrie før innlesing. Personer som ikke er feilfrie må tas ut av arket og registreres manuelt eller legges inn på et eget ark som kan legges inn seinere,
Ansatte og eksterne må skilles på egne ark. Det kan også være hensiktsmessig å skille ut andre grupper på egne ark fordi hele gruppen vil feile. Dette kan gjelde ansatte på lederlønnstabellen, medlemmer av akademikerne, pensjonistavlønning m.m.
Spesielt for persondata er det viktig at alle kolonner har riktig format og ledende 0 der det skal være som f.eks. fødselsnummer, postnummer og trygdekontor.
Forutsetning
Prosjekt må være opprettet, se Opprette prosjekt i SAP
For å kunne lese inn data må brukeren være koplet til
brukergruppe 90. Settes i SU01, mappekort parametre:
UGR = 90.
Arbeidsmåte
Prosessen består av flere steg.
Samme program benyttes både for innlesing og for vask (testkjøring) av data. Ting som ville feile ved innlesing skal varsles ved vask. Eventuelle feil rettes på regnearket Selv om man fjerner testkrysset vil det ikke bli laget batch mappe så lenge programmet finner feil eller ulogiske poster på filen. Vask og innlesing av ansatte består av følgende trinn:
•Kontroller fil, lagre den med ønsket navn.
•Kjør program YHR_OPPSTART_SAKSG produktivt. Programmet oppretter stillinger og lager samtidig en batchmappe i SM35 for innlesing av persondata.
•Kontroller i PPOSE at stillinger er opprettet
•Les inn batchmappen som oppretter personer og knytter person til riktig stilling (oppdaterer IT0000, IT0001 og 0002).
•Kjør integrasjonsprogrammet YHR_OPPSTART_INTEGR, variant CUS&OPAL03.
•Les inn batchmappen fra integrasjonsprogrammet.
•Kontroller i PPOSE at ansatte er knyttet til stillingene.
•Kjør transaksjonskode YHR_OPPSTART_INFOTP som oppretter batchmapper for resterende infotyper som ligger i persondatafilen.
•Les inn batchmappe for øvrige infotyper som ligger i persondatafilen.
•Kjør transaksjonskode YHR_OPPSTART_INFOTP for øvrige filer som skal leses inn.
•Les inn batchmapper for øvrige filer.
•Kontroller sluttresultatet, gjerne ved å simulere lønn for alle personer du har lest inn.
Batchmappene leses inn i bakgrunn. Dersom ikke alle poster leses inn, kjør filen om igjen med Vis feil. Suppler med informasjon som mangler. Finner du ikke informasjon som mangler i regnearket, bruk tilbakepil, men behold alltid posten. Skaff manglende informasjon/rett opp feil inntil alle poster er lest inn.
For store filer kan det være nødvendig å avbryte innlesing i forgrunn eller vis feil. Se eventuelt Avbryte innlesing av mappe i forgrunn.