Formål
Registrering av selve permisjonen, eventuell lønnskorreksjon i permisjonsperioden, automatisk innrapportering til offentlige myndigheter, samt riktig håndtering av permisjonen i statistikker og oversikter.
Med innrapportering menes innrapportering til Statens pensjonskasse og a-ordningen.
Forutsetninger
For permisjoner som skal kombineres med andre fraværstyper som ferie og avspasering, forutsettes det at saksbehandler setter opp en permisjonsplan sammen med den ansatte før permisjonen starter. Denne delen gjøres uten systemstøtte. Det enkleste er å legge ferien før eller etter permisjonen og ikke midt inne i permisjonsperioden, slik det kan være tilfelle ved fødselspermisjon.
En permisjonsplan vil kunne gjøre registreringen lettere, spesielt når permisjonen skal kombineres med andre fraværstyper. Det blir da lettere å finne ut når ferie og avspasering eventuelt slutter og permisjon skal starte.
Registrere permisjon
Registrering gjøres ved hjelp av saksgang Permisjon m/lønn som vil ta deg gjennom infotypene:
IT 0000 - Saksbehandling
IT 2001 - Fravær
IT 0019 -
Terminovervåking
IT
0655 - ESS-innstillinger (avgrenser lønnsslipp i DFØ
app/selvbetjeningsportalen)
Etter at du har gått gjennom saksgangen må du gå tilbake til IT2001 og registrere eventuelt annet fravær som ferie, avspasering etc.
Kode for saksbehandling IT0000
9B – Permisjon er eneste lovlige kode.
I IT2001 registreres permisjonstype, fra dato og til dato. Til dato skal alltid fylles ut.
Når saksgangen kommer til IT2001 kommer koderegisteret opp først. Du må velge kode for å komme inn på selve infotypen. For valg av riktig kode se Kodeverk for permisjon med lønn. Se eventuelt også Registrering av delvis permisjon og Kodeverk for delvis permisjon med lønn.
NB! Ved delvis permisjon må du registrere hvilken prosentsats den ansatte er arbeidsfør, dvs. hvilken prosentandel vedkommende skal arbeide, i IT2001 i saksgangen.
Avgrense faste tillegg og trekk IT0014
Selv om lønn ikke skal stoppes kan det tenkes at faste tillegg og trekk skal stoppes i permisjonsperioden.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens startdato. Merk de poster som skal avgrenser og klikk på Avgrens.
Hvis et tillegg skal endres i forbindelse med permisjon kan dette ikke gjøres i saksgangen, men må gjøres rett på infotypen. Dette må gjøres etter at saksgangen er kjørt.
Se for øvrig Faste tillegg og trekk under Lønnsregistrering.
Koder for terminovervåking IT0019
Permisjon utløper er eneste relevante kode. Grunnen til at permisjonens slutt registreres på IT19 er ønsket om å ha alle varsler og all oppfølging på et sted. Det er permisjonens sluttdato som skal legges inn på terminovervåking i feltet Avtale den.
Alternativt kan du spørre direkte på fraværet og på den måten holde kontroll med permisjoner som utløper, se Oversikt over permisjoner som ikke er avsluttet. En fødselspermisjon som er brutt opp i flere perioder vil dessverre framkomme med flere poster i denne rapporten.
Registrere ferie på IT2001
Enten før saksgangen starter eller etterpå, når saksgangen er avsluttet, må man registrere ferie og eventuelle andre fravær i tilknytning til selve permisjonen.