Formål
Denne saksgangen benyttes for registrering av endringer i ansettelsesforhold som gjelder årsakskodene vist under. Merk: Når den ansatte skal ha flere stillinger eller skal fungere i annen stilling, benyttes saksgang ’Flere stillinger – fungering’.
De ulike årsakskodene benyttes som følger:
01 Tils i nytt arb.forh/stilling
- Den tilsatte får ny stilling/stillingskode. Det kan skje innen egen organisasjonsenhet eller i annen enhet.
- Endre mg/mug for ansatte personer eks. fra fast til engasjert, ekstrahjelp, vikar og omvendt.
- Merk: Hvis personen skifter fra ekstern til fast ansatt (eller omvendt), skal du bruke saksgang Skifte mellom ekstern/ansatt.
- Merk 2: Hvis personen skifter fra timelønn til månedslønn (eller omvendt) eller fra lærling til fast ansatt skal du bruke årsakskode 08 Overgang til fast ansatt.
05 Faglig opprykk
- Brukes til opprykk for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Basert på vurdering i et oppnevnt sakkyndig utvalg
06 Internt vikariat
- Ref Statens personalhåndbok (SPH) 2.6.2.2. Det kan inngås avtale om midlertidig ansettelse i vikariat etter statsansatteloven § 9 første ledd bokstav b). Vikar kan benyttes når en bestemt arbeidstaker er fraværende, og også dersom flere arbeidstakere er fraværende og det ikke er klart hvem arbeidstakeren er vikar for.
- Det kan være behov for å følge opp pensjonstrekket manuelt. Se Midlertidig tilsettinger i i egen virksomhet.
08 Overgang til fast ansatt
- Brukes ved overgang fra lærling og timelønnet til fagarbeider/fast ansatt. Du kan bruke årsakskoden ved alle overganger til fast ansatt hvis du ønsker. Ved skifte fra lærling og fra timelønnet til fast ansatt, må du bruke denne årsakskoden. Dette fordi IT0008 blir ‘frisket’ opp med andre lønnarter spesielt ved denne overgangen. Ved overgang til/fra Akademiker skal Årsakskode 32 brukes.
10 Overgang til fast ansatt
- Ikke i bruk. Årsakskode 30 skal brukes i stedet.
12 Konstitusjon
- Brukes når en person ansettes midlertidig i et embete eller i en ledig stilling inntil fast ansettelse kan skje.
- Det kan være behov for å følge opp pensjonstrekket manuelt. Se Midlertidig tilsettinger i egen virksomhet.
14 Omorganisering
- Benyttes for å få brudd i IT0000 i forbindelse med omorganiseringer internt i virksomheten.
15 Forleng midlertidig stilling
- Benyttes ved forlengelse av midlertidig stilling
16 Endring i arbeidsoppgaver
- Internt bruk.
18 Ansiennitetsopprykk
- Benyttes der hvor automatisk opprykk ikke er mulig.
20 Hospitering
- Ref Statens personalhåndbok (SPH) - Mobilitetsordninger.
21 Intern tidsbegrenset stilling
-
Benyttes når en ansatt midlertidig overføres til annen stilling.
Merk:
Du vil bli minnet om spesiell behandling ved at du får en dialogboks som
vist under. Tast retur for å komme forbi denne.
- Det kan være behov for å følge opp pensjonstrekket manuelt. Se Midlertidig tilsettinger i i egen virksomhet.
22 Retur int.stilling/hospitering
- Ref Statens personalhåndbok (SPH) - Mobilitetsordninger ref. Årsakskode 20
23 Administrativ tilsetting
- Ref Statens personalhåndbok (SPH) - Særlig om administrativ ansettelse i midlertidig stilling
24 Annen endring MG/MUG
- Internt bruk
26 Endring lederlønn
- Lønnsendring for ledere som er omfattet av lederlønnskontrakt
27 Endring av stillingskode
- Benyttes når stillingskode endres på en stilling utenom lønnsoppgjør eller andre lønnsopprykk, og der det heller ikke er tilsetting i et nytt arbeidsforhold. Enkelte virksomheter endrer stillingskode på stillingen av andre årsaker enn nevnt over. Hvis du da samtidig ønsker en saksgang på dette forholdet, kan du bruke årsakskode 27. (Saksgang er ikke nødvendig for å få endring i IT0001, det skjer automatisk.)
28/29 Lokale forhandlinger
- Benyttes i forbindelse med lokale forhandlinger. Erstatter pr. 01.05.2016 avtalepunktene 2.3.3 og 2.3.4.
30 Opprykk iht. HTA 2.5.5 nr. 3
- Brukes for lønnsopprykk iht. fellesbestemmelsenes kapittel 2.5.5, punkt 3. Erstatter pr. 01.05.2016 avtalepunkt 2.3.8. Arbeidsgiver skal inntil 12 måneder etter ansettelse, og ved overgang fra midlertidig til fast ansettelse, vurdere arbeidstakerens lønnsplassering på ny innenfor stillingens lønnsalternativer
31 2.5.2 Årlig lønnsreg.ledere
- Lønnsendring for ledere på Hovedtariffavtalen.
32 Overgang til/fra Akademiker
- Det er viktig at denne årsakskoden brukes i dette tilfellet. Dette fordi IT0008 blir oppdatert med nye lønnarter.
33 Lokal lønnspol. pkt. 6.3.3.2
-
34 Flytting av stilling
-
35 Overgang til /fra utenlandske
-
36 Opprykk iht. HTA 2.5.5 nr. 4
-
90 Ny lønnsavregningsgruppe
- Benyttes kun internt i DFØ. Den brukes hvis DFØ skal endre lønnsavregningsgruppe på en virksomhet den 01.01. i et år. Det er da nødvendig å skape brudd både på IT0000 og på IT0001. Da benyttes årsakskode 90 som kun går gjennom disse to infotypene.
Øvrige årsakskoder
- Brukes slik virksomheten selv velger, for å få historikk i IT0000.
Infotyper etter årsakskode
I denne saksgangen kommer det ulike infotyper opp avhengig av hvilken årsakskode du har valgt. For årsakskoder som spesifikt gjelder lønnsopprykk, er for eksempel ikke IT0027 med. For de øvrige årsakskodene er IT0027 med to ganger slik at du kan registrere både deltype 01 (Lønn) og 02 (Reise) hvis nødvendig.
Forutsetning
Hvis årsakskoden innebærer endring av stilling, må det finnes en ledig stilling i organisasjonsstrukturen som den ansatte kan tilsettes i.
Transaksjonskode
PA40
Registrer
Utfylling av skjermbildet
Markér saksgangen
Registrer startdato for saksbehandlingen. I dette tilfellet er startdato lik dato fra når endringen skal ha virkning.
Velg
Utfør 
Registrer deretter i følgende infotyper:
Registrer årsakskode samt eventuelt ny stilling, MG og MUG hvis aktuelt.
Ved lagring av infotypen varsler systemet om at forrige post avgrenses pr. startdato for den saksgangen du nå kjører.
IT 0001 - Plass i organisasjonen
Lagres med de endringene som er aktuelle. Som regel er det alt som skal gjøres i denne infotypen.
Merk! Enkelte virksomheter ønsker å beholde en knytning til tidligere stilling når personer for eksempel går ut i midlertidige engasjement. Dette kan gjøres ved å legge 0 % inn på gammel stilling, slik at du i PPOSE kan se tilknytningen også til denne stillingen. Hvis din virksomhet har dette spesielle behovet, kan du gå fram som følger:
Velg knappen Tilordning 
I tilordnings-popupen legges den gamle stillingen
inn med 0 % og den nye med 100 %:
Merk at den samlede prosentandel på stillingene må være 100. Prosent angir hvor stor del av sin arbeidstid den ansatte bruker på den angitte stillingen.
Arbeidsplanregel for eksisterende stilling blir kopiert og kommer som et forslag i skjermbildet. Du må vurdere om disse data skal kopieres eller endres i dette bildet.
Oppdaterte datotyper for eksisterende stilling blir kopiert som et forslag. Du må ta stilling til om en/flere av disse skal endres før du lagrer opplysningene.
IT 0008 – Grunnlønn / Vedlikehold av lønnsdata
Dersom det er valgt en ny stilling vil denne fremkomme i skjermbildet, mens lønnsinnplassering er kopiert fra den forrige stillingen, og må endres manuelt i henhold til den nye stillingens lønnsinnplassering.
IT 0014 - Faste tillegg og trekk
Infotypen blir kopiert hvis den finnes på aktuelt tidspunkt.
Du må sjekke opplysningene som fremkommer og velge å beholde disse data eller gjøre endringer som for eksempel å opprette / avgrense et tillegg i denne infotypen.
Hvis det ikke ligger eksisterende data i IT0014, vil du få et tomt bilde for oppretting. Oppgi lønnart for aktuelt tillegg /trekk og eventuelt beløp eller antall/enhet i kombinasjon avhengig av hva slags lønnart du registrerer. Hvis det skal registreres flere forekomster av IT0014, må du gjøre dette senere via transaksjonskode PA30.
Kommer ikke opp i årsakskoder som gjelder lønnsopprykk. Kommer to ganger i øvrige årsakskoder.
Her kan du opprette eller endre kostnadsfordeling hvis den skal avvike fra det som ligger i PPOME. Du får kun opprettet for én deltype, og må vedlikeholde den andre via PA30 etterpå. Hvis du vet at PPOME er utfylt med den fordeling den ansatte skal ha, kan du hoppe over infotypen. Du må da etterpå avgrense IT0027 fra PA30 (begge deltyper). Sett tildato lik siste dato den forrige kostnadsfordelingen skal gjelde. En jobb vil påfølgende natt fylle ut data fra PPOME.
Dersom det er satt opp et generelt varsel i portalen for utløp av prøvetid, er det ikke nødvendig å legge inn noe varsel i IT0019.
Hvis dere ikke benytter varsler i portalen, kan du sette inn et varsel her.
Ønsker du å sette inn flere varsler, må du gjøre dette etter at saksgangen er ferdigkjørt via transaksjonskode PA30.
Skoletype er fylt ut med 01 Hovedutdanning. Dette er som regel den høyeste utdanningen vedkommende har eller den utdanningen som er mest relevant for arbeidsoppgavene.
I Gyldig fra og – til registrerer du starttidspunkt for utdanningen og 31.12.9999 som til-dato.
Annen utdanning og kurs kan registreres direkte i infotypen etter at saksgangen er kjørt.
Infotypen vil kun inngå i årsakskode 08 Overgang til fast ansatt.