Formål
Formålet med denne rutinen er å vise hvordan du kan registrere flere stillinger på samme person. Stillingene kan ha forskjellige stillingskoder, forskjellig lønn, forskjellig tjenesteansiennitet og/eller forskjellig kontering.
Dersom det dreier seg om den samme stillingen, men kostnadene skal fordeles prosentvis på flere konteringsbegreper, er det ikke nødvendig å opprette en tilleggsstiling. I dette tilfellet splitter du i stedet konteringen på to eller flere linjer i IT0027.
I dette eksempelet beskriver vi hvordan du registrerer en tilleggsstiling på inntil 50 %.
Inntil 50 % betyr at hovedstilling og tilleggsstilingen kan ha lik stillingsandel 50/50 %, eller ulik stillingsandel 50/49 %.
Eks. A – NN får en tilleggsstiling på 50 %
Førstekonsulent 50 % (hovedstilling IT0001/IT0008)
Rådgiver 50 % (tilleggs-stiling IT0509)
Eks. B – NN får en tilleggsstiling på 49 %
Førstekonsulent 51 % (hovedstilling IT0001/IT0008)
Rådgiver 49 % (tilleggsstiling IT0509)
Så lenge tilleggsstilingen har stillingsandel på 50 % eller mindre vil denne alltid være synlig i IT0509. Tilsvarende for hovedstilling på 50 % eller mer vil alltid være synlig i IT0001/IT0008.
Flere stillinger kan ikke registreres på personer med MUG (medarbeiderundergruppe) 09 – Individuell avlønning.
Merk
Hvis du bruker saksgangen ved overgang fra en tilleggsstiling/fungering til en annen, må du først sett tildato på eksisterende post av IT0509. Det gjør du fra transaksjon PA30. Tildato = siste dagen med den gamle tilleggsstilingen/fungeringen.
Bakgrunn
I SAP
skiller vi mellom hovedstilling og tilleggsstiling.
Den
stillingen som har den høyeste stillingsprosenten, regnes som hovedstillingen
uavhengig av hvilken stilling den ansatte allerede er ansatt i eller skal ha som
sin faste stilling.
Stillingsopplysningene for hovedstillingen registreres i IT0001, lønnsopplysningene for hovedstillingen registreres i IT0008, tjenesteansienniteten registreres i IT0041 og konteringen i IT0027. For tilleggsstilingen registreres stillingsopplysningene og lønnsopplysningene i IT0509. Tjenesteansienniteten og konteringen kan også registreres i IT0509 dersom disse opplysningene avviker fra de opplysningene som gjelder for hovedstillingen.
Transaksjonskode
PA40 – Saksganger
Saksgang
Flere stillinger – fungering
Saksbehandlingsårsak
Tilleggsstilling
Forarbeid
•Den nye stillingen, tilleggs-stillingen, må være opprettet på forhånd.
•Du må vurdere hvilke endringer som må gjøres i den gamle stillingen. Ofte skal stillingsprosenten endres. Du må også bestemme stillingsprosenten for den nye stillingen.
•Arbeidsplanen skal være felles for begge tilsettingsforholdene. Bestem hvilken arbeidsplan som skal benyttes. Deltidsprosenten i IT0007 skal være lik prosenten for summen av begge stillingene, dvs. at den skal vise hvor stor del av arbeidsplanen den ansatte arbeider i de to stillingene til sammen.
•Du må vite hvordan hver av stillingene skal konteres, om de skal ha en felles kontering eller om de skal konteres hver for seg.
•Dersom den nye stillingen er på en lønnsstige, må du finne ut om stillingsansienniteten skal være den samme for begge stillingene eller om de to stillingene skal ha forskjellig stillingsansiennitet.
Fremgangsmåte
I dette eksempelet er Gunhild Stensland ansatt i en førstekonsulentstilling (idnr. 30008850) 100 % i organisasjonsenhet 10001831.
Fra 01.11.2023 skal Gunhild Stensland ansettes i en rådgiverstilling (id.nr. 30008557) i samme organisasjonsenhet, med 40 %. Hun skal beholde 60 % i førstekonsulentstillingen (id.nr. 30006955) fra samme dato.
I dette eksempelet vil den gamle stillingen oppfattes av systemet som hovedstilling fordi den har høyest andel av stillingsprosent, og derfor være den som synes i IT0000, IT0001 og IT0008. Tilleggsstilingen vil være synlig i IT0509 og i IT0001 under Tilordning og/eller Info.org.stilling.
Hent opp den ansatte.
Registrer den datoen vedkommende skal ansettes i tilleggsstilingen.
Marker saksgangen.
Velg
Utfør
Saksbehandlingsårsak
Registrer saksbehandlingsårsak Tilleggs-stilling.
Stillingsopplysninger
IT0001 - Plass i organisasjonen
Før tilleggs-stillingen registreres, vil den stillingsprosenten som vises her vanligvis være lik 100 %.
Denne prosentsatsen skal i dette tilfellet endres til 60 %.
Klikk
deretter på Tilordning 
.
Idet du får opp bildet nedenfor, vises nåværende stilling slik den var frem til datoen før den datoen tilleggs-stillingen skal gjelde fra (i dette tilfellet 31.10.2023). I tillegg vises nåværende stilling med den riktige stillingsprosenten fra den datoen tilleggs-stillingen skal gjelde fra 01.11.2023.
Du må sette inn tilleggs-stillingen med riktig stillingsprosent. Sluttdato skal være 31.12.9999 og skal ikke endres. I dette tilfellet skal tilleggs-stillingen registreres med 40 %. Stillingsprosenten viser hvor stor del av arbeidstiden sin den ansatte skal bruke på hver av stillingene.
Summen av de to stillingsprosentene skal alltid være lik 100 % i IT0001, selv om den ansatte ikke jobber fulltid. I de øvrige infotypene benytter du de opprinnelige prosentene som vanlig.
Eksempel: En person skal jobbe totalt 80%. I stilling A jobber hun 30% og i stilling B 50%. Du regner ut det som skal i IT0001 slik:
Stilling
A 30/80*100 = 37,5
Stilling B
50/80*100 = 62,5
Klikk deretter på Fortsett og lagre IT0001.
Du blir automatisk tatt til neste skjermbilde IT0007.
Hvis en ansatt skal ha to stillinger allerede fra tilsettingstidspunktet, må du først kjøre en tilsettingssaksgang. Der tilordner du stillingen 100 %. Deretter kjører du saksgangen for innlegging av flere stillinger. I dette tilfellet vil startdatoen for tilsettingen i begge stillingene være den samme og systemet vil derfor foreslå at den første stillingen slettes. Dette blir korrekt, for personen skal nå ha stillingen kun 60 %.
Arbeidsplan
I denne infotypen registreres arbeidstiden. Det kan ikke registreres to forskjellige arbeidsplaner samtidig, så du må velge en arbeidsplan som dekker begge stillingene.
Deltidsprosenten viser hvor stor prosentdel av arbeidsplanen den ansatte skal arbeide. Ansatte som arbeider full dag, skal ha deltidsprosent lik 100 %. Ansatte som arbeider mindre enn full dag, skal ha en deltidsprosent som er mindre enn 100 % og ansatte som arbeider mer enn full dag, skal ha en deltidsprosent som er mer enn 100 %.
Dersom arbeidstiden skal være den samme som tidligere, skal infotypen ikke endres. Da er det ikke nødvendig å lagre infotypen på nytt. Bla deg videre ved hjelp av ikonet Neste post.
Lønn i den gamle stillingen
I denne infotypen får du opp lønnsopplysningene for den stillingen vedkommende allerede er ansatt i. Registrer eventuelt ny prosent i Dellønnsprosent. Dellønnsprosenten viser hvor stor del av lønnen som skal utbetales i forhold til lønnen i en full stilling for hovedstillingen.
Arb.timer/perioder har ingen praktisk betydning og man kan akseptere den verdier systemet foreslår.
Når du lagrer, vil den månedlige bruttolønnen endres i henhold til den nye dellønnsprosenten.
Kontering i den gamle stillingen
Saksgangen går ikke innom IT0027. Dersom du skal endre konteringen på den opprinnelige stillingen, må du gjøre dette direkte i infotypen etter at saksgangen er avsluttet.
Vær oppmerksom på at alle faste og variable tillegg og trekk konteres ut fra IT0027 dersom du ikke overstyrer konteringen på disse tilleggene og trekkene. Systemet vet ikke om tillegget eller trekket gjelder hovedstillingen eller tilleggs-stillingen.
NB. Hvis en ansatt skal ha to stillinger allerede fra tilsettingstidspunktet, må du først kjøre en tilsettingssaksgang og deretter saksgangen for innlegging av flere stillinger.
Når du kjører tilsettingssaksgangen, må du i dette tilfellet legge inn konteringen i IT0027. Dersom den ansatte skal ha den konteringen som er oppgitt på organisasjonsenheten, er det vanlig å ikke fylle ut denne infotypen. Den blir automatisk utfylt av et eget program som kjøres den påfølgende natten. Dette skjer imidlertid ikke dersom den ansatte også er registrert med en tilleggs-stilling i IT0509.
Se ellers informasjon om registrering av kontering i IT0509 tilleggsstilling, under avsnittet Kontering.
Lønn i tilleggsstillingen
IT0509- Aktivitet med høyere avlønning
I denne infotypen registrerer du tilleggsstillingen. Det er den stillingen som har lavest stillingsprosent i IT0001, som skal være oppdatert i IT0509.
I mappekortet Generelt oppgir du årsakskode og dellønnsprosent for tilleggsstillingen. I tillegg oppgir du den stillingen som skal være tilleggsstillingen. Da henter systemet automatisk opp stillingskoden (Stillingsgruppe) og organisasjonsenheten.
Dersom vedkommende skal ha en annen stillingsansiennitet for tilleggsstillingen enn den ansienniteten som er oppgitt i IT0041 for den gamle stillingen, må du også oppgi stillingsansienniteten for tilleggsstillingen her. Dersom stillingsansienniteten for tilleggs-stillingen skal være den samme som for den gamle stillingen, er det ikke nødvendig å oppgi stillingsansienniteten i IT0509.
I mappekortet Lønn må du registrere inn lønnsopplysningene for denne stillingen Systemet foreslår laveste tariffgruppe og laveste lønnstrinn dersom ansatt er på tarifftype 71. Er ikke dette riktig, må du endre dette.
Lønnarten og beløp på lønnstrinn hentes automatisk.
IT0014 – Faste tillegg/trekk
Når du lagrer IT0509, opprettes lønnarten for tillegget automatisk i IT0014.
Kontering
Konteringen hentes fra IT0027. Dersom du ikke endrer på denne konteringen, konteres begge stillingene ut fra det som står i IT0027.
Skal de to stillingene
konteres forskjellig gjøres dette ved at hovedstillingen konteres med 100%
fordeling i IT0027. Konteringen på tilleggs-stillingen må legges i IT0509. Dette
gjøres ved hjelp av ikonet for vedlikehold av kostnadsfordeling 
i IT0509. OBS
(Dette ikonet er kun synlig ved oppretting) ved endring finner man dette
slik:
Klikk Mer for å få fram de øvrige konteringselementene.
Vær oppmerksomme på at alle faste og variable tillegg og trekk konteres ut fra den informasjonen som ligger i IT0027. Skal tillegg eller trekk konteres ut fra det som ligger i IT0509, må konteringen overstyres på det enkelte tillegg eller trekk.
Lønnsbeløpet for tilleggs-stillingen
Lønnsbeløpet for tilleggs-stillingen blir automatisk opprettet som et fast tillegg når IT0509 lagres. Dette vises ikke i saksgangen, men du kan gå inn å se i IT0014 etter at saksgangen er avsluttet.
Lønnsbeløpet for tilleggs-stillingen legges inn med lønnart 1105 Delt lønn og dellønnsprosenten vises i feltet Antall/enhet. Det interne stillingsnummeret som identifiserer stillingen i bildet Organisasjon og bemanning, vises i feltet Tilordningsnummer.
Varsel om opphør av tilleggs-stillingen
I denne infotypen kan du registrere et varsel om utløp av tilleggs-stillingen.
Lønnsslippen
På lønnsslipen for ansatte med tilleggsstilling, vil tilleggsstillingen fremkomme som et fast tillegg med lønnart 1105 Delt lønn. Dellønnsprosenten for tilleggs-stillingen vises i antallsfeltet og dellønnsprosenten for hovedstillingen vises i Still%.
I merknadsfeltet nederst på slippen skrives det en linje som viser stillingskoden, lønnstrinnet for tilleggsstillingen og dellønnsprosenten.
Endring av arbeidstid
Hvis tilleggsstillingen medfører at den ansatte endrer arbeidstid slik at vedkommende skal arbeide et annet antall dager i uken enn tidligere, må du huske på at dette kan ha betydning for antall gjenværende feriedager og eventuelt antall seniordager. Dette er nærmere beskrevet under Omregning av ferie ved endret arbeidstid.
Kontroll etter kjørt saksgang
Du
kan, etter fullført saksgang, kontrollere / se resultatet i IT0001 via PA20 ved
å klikke på knappe 
.
Se resultatet av registrering i PPOSE/PPOME.
Når du registrerer på denne måten, vil du kunne se den ansatte under begge stillingene i bildet Organisasjon og bemanning (transaksjonskode PPOSE/ PPOME). Hvis du tar med feltet prosent i oversikten, blir det tydeligere hva som har skjedd:
Hovedstillingen:
Tilleggs-stillingen:
Klikker du på den ansatte slik at du får opp stamdataene i den nederste høyre delen av bildet, vil disse vise begge stillingene med riktig stillingsprosent både når du slår opp på hovedstillingen, og når du slår opp på tilleggsstillingen. Pass på at du blar deg frem til korrekt dato når du sjekker dette bildet.
