Formål
Nødvendig omregning av restferie ved stillingsendring for å sikre den enkelte ansattes rett 5 uker feriefritid. Omregningen har ingen økonomisk komponent, dvs. det skal ikke foretas noen korreksjon av ferietrekket på junilønn som følge av omregningen av feriekvoter endres seinere på året.
Ved varig stillingsendring kan det være snakk om økonomisk kompensasjon eller trekk av trukket ferie i juni, men det finnes ikke noe systemstøtte for dette da dette må vurderes fra tilfelle til tilfelle når en stillingsendring er å betrakte som varig.
Eventuell restferie fra forrige år omregnes bare når denne er med lønn.
Forutsetninger
Det må være registrert en endring på IT0007 – Planlagt arbeidstid. Endringen må medføre at antall arbeidsdager pr. uke endres. Dersom antall arbeidsdager pr. uke er det samme før og etter endringen på IT0007 skjer det ingen omregning.
Det må i tillegg være en restferie å regne om. Dersom all ferie allerede er brukt opp skjer det ingen omregning.
Det er ingen forutsetning, men det er likevel lurt å sjekke at man er à jour med registrering av ferie fram til endringsdato før man kjører programmet. Dette fordi at hvis det gjenstår ferie som skulle ha vært registrert, foretas omregningen på feil grunnlag. Konsekvensen av å regne om på feil grunnlag er åpenbar.
Anbefalt kjøretidspunkt
Registreringsdato må ligge i den perioden programmet kjøres for. Standard bør være at personalsaksbehandler kjører programmet ved hver enkelt endring i arbeidstid, dvs. umiddelbart etter å ha kjørt Saksgang for Endring i stillingsprosent, så kjøres programmet for endring av feriekvoter ved endret arbeidstid. Periode vil da være at programmet skal kjøres for registreringer foretatt i dag.
Transaksjonskode
YHR_FERIEOMREGNING – Omregning av ferie ved endret arbeidstid.
Ansattnummer
Skriv inn ansattnummer dersom du ønsker å behandle en enkelt ansatt.
Registrert f.o.m.
Er foreslått utfylt med dagens dato. Dette er korrekt når programmet skal kjøres for en eller flere ansatte når endringen på IT0007 er foretatt i dag. “Dersom rapporten kjøres på et senere tidspunkt, benytt dato for endring av stillingsprosent på IT0007”.
Dersom du ønsker å kjøre programmet for en lenger registreringsperiode angis registreringsdato fra og med en tidligere dato. En testkjøring for en lengre periode kan være aktuelt for å kontrollere at alle personer som skal ha regnet om feriekvoten faktisk har fått den regnet om (eksempel: f.o.m. 01.01.2011).
Registrert t.o.m.
Skal stå på dagens dato.
Test
Testkjøring uten oppdatering:
Ved testkjøring får du opp oversikten ovenfor.
I eksempelet er det én person som har endret arbeidstid fra 5 dager til 3 dager pr. uke. Endringene er foretatt 06.06.2013 (kolonne 4) og gjelder fra 01.06.2013 (kolonne 3).
Direkte oppdatering
Ved direkte oppdatering vil IT2006 bli oppdatert når programmet kjøres. Du får en egen kvittering som legger seg foran den kvitteringslisten som du får i test, se lenger ned.
Kolonne med meldinger
Helt til høyre i filen ligger det en kolonne med meldinger, f.eks:
I denne kolonnen angis eventuell årsak til at omregning IKKE er foretatt. For manuell omregning se egen margtekst lenger nede. De vanligste meldingstekster er:
Ny post fra 01.01 – beregning må skje manuelt: Endring som gjelder fra 1. januar etter at årets feriekvoter er tildelt betyr at årets kvotetildeling er gjort på feil premisser. Den kvotetildelingen som ble gjort fra årsskiftet ble gjort på grunnlag av den arbeidsplanen som lå inne på det tildelingstidspunktet. Nå er arbeidstiden endret. Tildelingen skulle vært gjort på grunnlag av den nye planen. Årstildelingen må gjøres på nytt, på grunnlag av den nye arbeidsplanen. Beregning og registrering må gjøre manuelt.
Medarbeidergruppe endret: Programmet klarer ikke å regne om restferie ved visse endringer i medarbeidergruppe. Men i mange tilfeller er det heller ingen kvote som skal regnes om ved endring av MG. Når varselet kommer opp, sjekk om det skal tildeles ny feriekvote og beregn eventuell ny kvote manuelt.
Flere endringer i perioden: Programmet regner feil når det ligger flere endringer i perioden som behandles. Finn ut når endringene er gjort, snevre inn behandlingsperioden slik at du bare får en endring i perioden og kjør programmet. Foreta ny omregning ved å angi riktig periode for oppdateringen av neste post. Dersom saksgang for endring av arbeidstid er kjørt flere ganger på samme dag vil man ikke kunne splitte opp perioden. Beregning må da foretas manuelt.
Ferie registrert etter endringsdato: Når det allerede er registrert ferie lenger fram er endringsdato, så er restkvoten som skal omregnes nødvendigvis feil. Slett ferie som ligger etter endringsdato, foreta maskinell beregning. Registrer ferien etter endringsdato inn på nytt.
Endringen gjelder forrige år, årets ferie utelatt: Hvis programmet kjøres etter et årsskifte og det da finner endringer som gjelder fjoråret, så holder ikke logikken i programmet. Omregning av eventuell restferie fra forrige år er riktig, men årets ferie er nødvendigvis tildelt på feil premisser. Denne må tildeles på nytt. Dette gjøres manuelt.
Manuell korreksjon når ferie før endring skal registreres etter omregning
Det vil alltid oppstå situasjoner hvor ferie før endring av arbeidsplan ikke er registrert ved omregning. Denne ferien kan ikke registreres etter omregning uten videre.
Problemet gjelder også innlesing fra fil. Filene vil fra tid til annen inneholde transaksjoner på ansatte som har endret arbeidstiden etter at ferien er tatt ut. Disse postene vil feile og må registreres inn manuelt på samme måte.
Eksempel:
En ansatt
jobber hver dag og har 20 feriedager (= 4 uker) til gode ved stillingsendring
første august. Han går ned til 50% og skal nå jobbe annenhver dag som er 2,5
dager pr. uke.
Restferien på 20 dager regnes om til 10 dager. Det opprettes en ny post fra 1. august på 10 feriedager. Den gamle posten hvor han hadde 20 dager til gode blir ”nullstilt” ved at det legges inn en reduksjon i restferien fra IT0416. Dette gjøres av omregningsprogrammet.
En uke seinere kommer det inn en feriemelding på 2 uker = 10 dager fra juli. Vi får ikke lenger lov å registrere ferie på juli fordi denne er ”nullstilt”. Det man må gjøre for å få inn ferie før endringsdato er å fjerne posten på IT0416 som har nullstilt den gamle ferien. Deretter registrere de 2 ukene som gjelder juli. Nå må ny og riktig restferie regnes om. Denne må beregnes og registreres manuelt.
Den omregning som er gjort av programmet er gjort på feil grunnlag. Programmet tok utgangspunkt i de 20 dagene som var til rest og regnet disse om til 10 dager. Egentlig skulle programmet tatt tak i 10 restdager og regnet disse om til 5 dager.
Etter at ny restferie er beregnet og lagt inn må du nullstille det som måtte være igjen av faktisk restferie før stillingsendring. Dette må også gjøres manuelt og gjøres på IT0416, samme kode som du tidligere slettet.
Formelen for manuell omregning er:
Antall restdager /dgr pr uke før endring*dgr pr. uke etter endring.
Eller sagt med litt andre ord, antall restdager /arbeidsdager før endring = antall uker ferie til rest. Når man har antall uker til rest (med 2 desimaler) og multipliserer med antall dager pr. uke etter endring, da får du antall feriedager som skal være til rest etter endring av arbeidstid.
Kvittering ved direkte oppdatering
Behandlingen skjer i 2 trinn, men begge trinn startes automatisk i én operasjon. Normalt utføres begge trinn rett etter hverandre. Første trinn foretar en beregning av ny restferie og det produseres en såkalt batch input-mappe for innlesing i SAP. Andre trinn leser inn mappen. I noen tilfeller lar ikke trinn 2 seg gjennomføre.
Vellykket
oppdatering:
…gå ett steg tilbake:
…gå nok et steg tilbake:
Kvittering på skjermen ovenfor sier at behandlingen var vellykket og at én mappe er overført for behandling i bakgrunnen.
Mislykket oppdatering:
…gå ett steg tilbake:
…gå nok et steg tilbake:
Kvittering på skjermen ovenfor sier at behandlingen var mislykket og at én feilmappe er overført for behandling i bakgrunnen.
Batch input mappen som har feil vises i SM35 – kontakt DFØ.
Kontroll av oppdatert kvote
Oppdaterte kvoter kontrollers ved å gå inn på IT2006.
Innlesing av mappe som er opprettet
I tilfellet med ansatt 1559 har vi fått kvittering på at mappen er opprettet men at det har vært en feil. Ved kontroll i PA30 ser vi at IT2006 ikke er oppdatert. Da må andre trinn som er innlesing av mappen ha feilen. Mappen må leses inn på nytt, se Innlesing av Batch Input mapper.