Formål
Registrering av foreldrepermisjonen i SAP kjernesystem med automatisk innrapportering til sentrale myndigheter. Gir grunnlag for lønnsutbetalinger, NAV-refusjoner og ulike statistikker/rapporter.
Med innrapportering til sentrale myndigheter menes her den offentlige rapporteringen til a-ordningen, (tidligere Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå), og Statens pensjonskasse.
Dette kapittelet omhandler ikke permisjonssøknad (e-skjema) sendt av ansatt via selvbetjeningsportalen. Veiledningen for dette finner du på DFØs kundesider (dfo.no).
Det forutsettes at saksbehandler setter opp en permisjonsplan sammen med den ansatte før permisjonen starter. Denne delen gjøres uten systemstøtte.
Permisjonen registreres i SAP av fagbruker når planen er endelig med hensyn til tidspunkt for avvikling av permisjonen, ferie, den andre foreldres del og eventuell tidskonto. Regelverket er sammensatt og man vil få en vanskeligere registrering med flere tunge korreksjoner, dersom man starter registrering uten å ha satt opp en plan på forhånd.
Transaksjonskode
PA40 – Saksbehandling
Registrering av permisjonen
Registrering gjøres ved hjelp av saksgang Foreldrepermisjon som vil ta deg gjennom følgende infotyper:
IT 0000 - Saksbehandling
IT 2001 - Fravær
IT 0019 -
Terminovervåking
IT
0655 - ESS-innstillinger (avgrenser lønnsslipp i
selvbetjeningsportalen)
Etter at du har gått gjennom saksgangen må du gå tilbake til IT2001 og registrere ferie i permisjonsperioden, se nedenfor. Ferien vil da avbryte permisjonen.
Koder for saksbehandling på IT0000
01 – Foreldrepermisjon m/lønn er eneste gyldig årsakskode.
Koder for permisjon på IT2001
På IT2001 registreres permisjonstype, gyldig fra-dato og til-dato. Til-dato skal alltid fylles ut.
Feltet Første fraværsdag for mor må fylles ut med datoen for starten på foreldrepermisjonen for hvert barn.
Feltet Første fraværsdag for medforeldre, (vanligvis far, men kan også være medmor eller medfar), må fylles ut med dato for foreldrepermisjonen for hvert barn.
Når saksgangen kommer til IT2001 kommer koderegisteret opp først. Du må velge kode for å komme inn på selve infotypen. Følgende koder er aktuelle:
•410 – Foreldreperm 100%.
Foreldrepenger ytes med full lønn.
Samme kode for mor/far/medforeldre.
•415 – Foreldreperm 80%.
Fødselspermisjon med redusert lønn.
Samme kode for mor/far/medforeldre.
•420 – Grad. Foreldr.perm 100%.
Den del av fødselspermisjon som
eventuelt tas ut som tidskonto når man har valgt fødselspermisjon med full lønn.
Samme kode brukes for mor/far/medforeldre.
•425 – Grad. Foreldr.perm 80%.
Den del av fødselspermisjon som
eventuelt tas ut som tidskonto når man har valgt fødselspermisjon med redusert
lønn. Samme kode brukes for mor/far/medforeldre.
Eksempel:
Foreldrene deler permisjonen med 50% av tiden på hver og begge jobber
annenhver dag. De har valgt alternativet med 80% lønn for den perioden de er i
permisjon. Registrer tidskonto for riktig perioden og sett % arbeidsfør til 50%.
Det utbetales automatisk 80% lønn for den andre stillingshalvdelen. Dvs. den
ansatte mottar 90% lønn, 50% for halvparten han jobber + 40% for den halvparten
han har fødselspermisjon.
Avgrense faste tillegg og trekk IT0014
Selv om lønn ikke skal stoppes kan det tenkes at faste tillegg og trekk skal stoppes i permisjonsperioden.
Stopp gjøres ved å avgrense de aktuelle poster. Skriv inn ønsket avgrensingsdato hvis den avviker fra permisjonens startdato. Merk de poster som skal avgrenser og klikk på Avgrens.
Hvis et tillegg skal endres i forbindelse med permisjon kan dette ikke gjøres i saksgangen, men må gjøres rett på infotypen. Dette må gjøres etter at saksgangen er kjørt.
Se for øvrig Generelt om registrering av faste tillegg og trekk.
Koder for terminovervåking IT0019
Foreldreperm. slutt er eneste relevante kode. Grunnen til at permisjonens slutt registreres på IT0019 er ønsket om å ha alle varsler og all oppfølging på et sted. Det er permisjonens sluttdato som skal legges inn på terminovervåking i feltet Avtale den.
Alternativt kan du spørre direkte på fraværet og på den måten holde kontroll med permisjoner som utløper, se Oversikt over permisjoner. En foreldrepermisjon som er brutt opp i flere perioder, vil dessverre fremkomme med flere poster i denne rapporten.
Registrere ferie og andre avbrudd IT2001
Når saksgangen er avsluttet, må du registrere ferie i permisjonsperioden på vanlig måte, se Registrering av ferie. Ferien vil klippe foreldrepermisjonen automatisk i to deler. Derfor er det viktig at det er den totale lengde, permisjon inkludert ferie og andre avbrudd, som legges inn på kode for foreldrepermisjon i saksgangen. Det er derfor det anbefales å først sette opp en permisjonsplan. Uten en slik plan er det vanskelig å finne total permisjonsperiode.
OBS for graderte foreldrepenger (koder 420 og 425):
Ansatte med gradert uttak av foreldrepenger får ikke lov per i dag til å registrere ferie (med lønn eller uten lønn) i selvbetjeningsportalen/DFØ-appen under Fraværssøknad. De får en feilmelding pga kollisjon med permisjonen. I disse tilfellene må ferien avtales og godkjennes utenfor systemet og registreres manuelt i kjernesystemet i IT2001.
Ved manuell registrering av ferien vil systemet splitte automatisk permisjonen «Grad.foreldreperm. (80% eller 100%)» som det gjør ved «vanlig» Fødsels-/ adopsjonspermisjon. Dette kan medføre en del ekstraarbeid for de ansatte som tar enkelte dager ferie innimellom.
Det er kun ferie som ansatte ikke kan søke om ved gradert uttak av foreldrepenger. De kan registrere fremmøte og andre typer fravær selv på de dagene hvor de normalt er på jobb. De vil kun få et varsel om kollisjon med gradert uttak av foreldrepenger, men blir ikke stoppet og tidsdata vil bli overført til IT2001 og IT2002. I disse tilfellene er det ingen grunn til at permisjonen blir avbrutt.
At ferien klipper foreldrepermisjonen i 2 deler, før ferien og etter ferien, medfører at eventuell lønnskorreksjon opphører og lønn i ferien automatisk går tilbake til 100% (opprinnelig lønnsprosent før permisjon). Det er derfor riktig at en ansatt i foreldrepermisjon med 80% lønn skal ha et inntrekk for ferie på 100% i juni. Det blir ingen forskjell om ferien avvikles inne i foreldrepermisjonen eller utenom permisjonen.
Det kan tenkes at man også har blitt enige om tidspunkt for ferieavvikling neste år, men at man ikke får registrert denne ferien pga. at feriekvoter for neste år ikke er opprettet. Tildel i så tilfelle neste års ferie etter rutinene for Registrering av forskuddsferie.