Formål
Ferie registreres først og fremst for å holde orden på den ansattes uttak av ferie og ha oversikt over restsaldo.
Alle ansatte har en årskvote for ferie, se Fraværskvoter. Ettersom fravær er tett integrert mot lønn, vil juni-lønnen automatisk trekke den ansatte i lønn for riktig antall dager. Ved uttak av ferie telles det ned på den personlige kvote, og SAP kontrollerer automatisk at ingen får tatt ut mer ferie enn det han/hun har betalt for i juni.
Ved uttak av ferie uten lønn, genereres det automatisk et lønnstrekk ved uttak av ferie.
Forutsetninger
Virksomheten etablerer nødvendige rutiner for forhåndsgodkjenning av ferie. Med mindre man tar i bruk fraværssøknad som elektronisk selvbetjening bør bare ferie som allerede er godkjent av leder registreres i SAP.
Registrering
Ferie kan registreres på flere måter, se Ulike registreringsmåter for tid.
Koder for ferie
210 - Ferie med lønn: Koden benyttes for ordinær 5 ukers ferie. Det skilles ikke mellom lovfestet ferie (4 uker og 1 dag) og avtalefestet ferie (4 dager). En ansatt med 100% stilling og full opptjening har 25 dager ferie med lønn.
I juni trekkes den ansatte automatisk for det antall dager som ligger på kvoten for ferie med lønn.
Se Sats for ferietrekk i juni for hvordan dagsats beregnes.
Det er en kode for ferie med lønn, selv om SAP har separat kvotetype for ekstra ferie v/fylte 60 år. All ferie med lønn tas ut på kode 210. Koden teller ned kvotene i følgende rekkefølge: Ferie overført fra annen statsetat, 60 årsferie. Innenfor hver kvote benyttes først eventuell restkvote fra tidligere år, deretter årets kvote.
211 - Ferie med lønn v/sykdom: Koden benyttes når ferien tas i forbindelse med sykdom og det ikke skal oppfattes som brudd på arbeidsgiverperiode.
Eksempel: Syk 15.02.-17.03 ferie 20.02-21.02.
I slike tilfeller må denne koden rettes av saksbehandler til kode 211 slik at ferien teller med i arbeidsgiverperioden.
220 - Ferie uten lønn: Koden benyttes for differansen mellom full ferie og den ferien som er med lønn. Ved bruk av denne koden trekkes den ansatte automatisk i lønn.
Beregning av dagsats
for ferie uten lønn ved 5 dagers arbeidsuke:
Årslønn etter trekk for OU og
pensjon /260.
Eksempel: (400 000 – 400) * 0,98 / 260 * 5/5.
Trekket kommer på den måned ferien gjelder, forutsatt av registrering foretas før lønnskjøring for den aktuelle perioden. Dersom lønn er kjørt på registreringstidspunktet trekkes dagene på første lønnsberegning som en hvilken som helst annen rekalkulering.
221 Ferie uten lønn v/sykdom: Koden benyttes når ferie uten lønn tas i forbindelse med sykdom og det ikke skal oppfattes som brudd på arbeidsgiverperiode.
Eksempel: syk 15.02.-17.03 og ferie uten lønn 20.02-21.02.
I slike tilfeller må denne koden rettes av saksbehandler til kode 221 slik at ferien teller med i arbeidsgiverperioden.