Formål
Formålet med denne rutinen er å vise hvordan du kan registrere flere stillinger på samme person. Stillingene kan ha forskjellige stillingskoder, forskjellig lønn, forskjellig tjenesteansiennitet og/eller forskjellig kontering.
Dersom det dreier seg om den samme stillingen, men kostnadene skal fordeles prosentvis på flere konteringsbegreper, er det ikke nødvendig å opprette en tilleggs-stilling. I dette tilfellet splitter du i stedet konteringen på to eller flere linjer i IT0027.
I dette eksempelet beskriver vi hvordan du registrerer en tilleggs-stilling med en stillingsprosent på mer enn 50 %, dvs. en tilleggs-stilling der stillingsprosenten er høyere enn stillingsprosenten for den stillingen som vedkommende allerede er ansatt i.
Flere stillinger kan ikke registreres på personer med MUG (medarbeiderundergruppe) 09 – Individuell avlønning.
Merk
Hvis du bruker saksgangen ved overgang fra en tilleggs-stilling/fungering til en annen, må du først sett tildato på eksisterende post av IT0509. Det gjør du fra transaksjon PA30. Tildato = siste dagen med den gamle tilleggs-stillingen/fungeringen.
Bakgrunn
I SAP skiller vi mellom hovedstilling og tilleggs-stilling. Den stillingen som har den høyeste stillingsprosenten, regnes som hovedstillingen uavhengig av hvilken stilling den ansatte allerede er ansatt i eller skal ha som sin faste stilling.
Stillingsopplysningene for hovedstillingen registreres i IT0001, lønnsopplysningene for hovedstillingen registreres i IT0008, tjenesteansienniteten registreres i IT0041 og konteringen i IT0027. For tilleggs-stillingen registreres stillingsopplysningene og lønnsopplysningene i IT0509. Tjenesteansienniteten og konteringen kan også registreres i IT0509 dersom disse opplysningene avviker fra de opplysningene som gjelder for hovedstillingen.
Transaksjonskode
PA40 – Saksganger
Saksgang
Flere stillinger – fungering
Saksbehandlingsårsak
Tilleggs-stilling
Forarbeid
•Den nye stillingen, som i dette tilfellet blir hovedstillingen, må være opprettet på forhånd.
•Du må vurdere hvilke endringer som må gjøres i den gamle stillingen. Vanligvis skal stillingsprosenten endres. Du må også bestemme stillingsprosenten for den nye stillingen.
•Arbeidsplanen skal være felles for begge tilsettingsforholdene. Bestem hvilken arbeidsplan som skal benyttes. Deltidsprosenten i IT0007 skal være lik prosenten for summen av begge stillingene, dvs. at den skal vise hvor stor del av arbeidsplanen den ansatte arbeider i de to stillingene til sammen.
•Du må bestemme hvordan hver av stillingene skal konteres, om de skal ha en felles kontering eller om de skal konteres hver for seg.
NB. Dersom de skal konteres hver for seg, må du legge inn konteringsbegrepene for den nye stillingen i IT0027. Denne infotypen ligger for øyeblikket ikke inne som en del av saksgangen. Du må derfor endre denne ved hjelp av transaksjonskode PA30 før du kjører saksgangen eller etter at saksgangen er kjørt.
•Dersom den nye stillingen skal ha en annen stillingsansiennitet enn den gamle stillingen, må stillingsansienniteten i IT0041 endres.
Dersom du skal benytte samme stillingsansiennitet for de to stillingene, er det ikke nødvendig å endre noe i denne infotypen.
Ved kjøring av ansiennitetsopprykk kontrollerer systemet begge stillingene for å se om den ansatte skal ha opprykk i den ene eller i begge stillingene.
Infotype 0041 er ikke en del av saksgangen. Du må derfor endre denne ved hjelp av transaksjonskode PA30 før IT0008 oppdateres.
Fremgangsmåte
I dette eksempelet er Gunhild Stensland ansatt i førstekonsulentstilling (idnr. 30008850) 100 % i organisasjonsenhet 10001831.
Fra 01.11.2023 skal hun ansettes i en rådgiverstilling (idnr. 30008557) i samme organisasjonsenhet med 60 %. Hun skal beholde 40 % i førstekonsulentstillingen (idnr. 30008850) fra samme dato.
I dette eksempelet vil den nye stillingen oppfattes av systemet som hovedstilling fordi den har høyest andel av stillingsprosent, og derfor være den som synes i IT0000, IT0001 og IT0008. Tilleggs-stillingen vil være synlig i IT0509 og i IT0001 under Tilordning og/eller Info.org.stilling.
Hent opp den ansatte.
Marker saksgangen.
Registrer den datoen vedkommende skal ansettes i den nye stillingen.
Velg Utfør (klikk på klokka).
Registrer deretter i følgende infotyper. Husk å lagre hver gang du er ferdige med å registrere i en infotype.
Saksbehandlingsårsak
Registrer saksbehandlingsårsak Tilleggsstilling.
Det skal ikke gjøres andre endringer her. Stillingsopplysningene endres automatisk til stillingsopplysningene til den stillingen som har den høyeste stillingsprosenten, når du registrerer stillingsprosenten for denne stillingen i IT0001.
Stillingsopplysninger
IT0001 - Plass i organisasjonen
Før den nye stillingen registreres, vil den stillingsprosenten som vises her være lik 100 %.
Denne prosentsatsen skal nå endres til 40 %.
Klikk
deretter på Tilordning: 
.
Idet du får opp bildet nedenfor, vises nåværende stilling slik den var frem til datoen før den datoen den nye stillingen skal gjelde fra (i dette tilfellet). I tillegg vises nåværende stilling med den riktige stillingsprosenten fra den datoen den nye stillingen gjelder fra.
Du må sette inn tilleggs-stillingen med riktig stillingsprosent. I dette eksempelet skal tilleggs-stilling være på 60 %. Stillingsprosenten viser hvor stor del av arbeidstiden sin den ansatte skal bruke på hver av stillingene. Sluttdato skal være 31.12.9999 og skal ikke endres. Summen av de to stillingsprosentene skal alltid være lik 100 % selv om den ansatte ikke arbeider full tid.
Klikk på Fortsett.
Du blir automatisk tatt til neste skjermbilde IT0007.
Den enkelte stilling vil vises i oversikten i IT0001 med ett nr.
Hvis en ansatt skal ha to stillinger allerede fra tilsettingstidspunktet, må du først kjøre en tilsettingssaksgang. Der tilordner du stillingen 100 %. Deretter kjører du saksgangen for innlegging av flere stillinger. I dette tilfellet vil startdatoen for tilsettingen i begge stillingene være den samme og systemet vil derfor foreslå at den første stillingen slettes. Dette blir korrekt, for personen skal nå ha stillingen kun 60 %.
Stillingsopplysningene endres automatisk
I dette tilfellet er den gamle stillingens prosentandel (40 %) dvs. mindre enn den nye stillingens prosentandel (60 %). I slike tilfeller endres stillingsopplysningene i IT0001 automatisk slik at stillingen med den høyeste stillingsprosenten vises i IT0001.
Med ander ord er det alltid den stillingen som har høyest prosent som vises under Organisasjonsplan i IT0001 og under Plass i organisasjonen i IT0000. Det er denne stillingen som antas å være hovedstillingen.
Du må også sjekke IT0008 når du kommer til denne i saksgangen.
Stillingsopplysningene i IT0000 endres samtidig.
Arbeidsplan
I denne infotypen registreres arbeidstiden. Det kan ikke registreres to forskjellige arbeidsplaner samtidig slik at du må velge en arbeidsplan som dekker begge stillingene.
Deltidsprosenten viser hvor stor prosentdel av arbeidsplanen den ansatte skal arbeide. Ansatte som arbeider full dag, skal ha deltidsprosent lik 100 %. Ansatte som arbeider mindre enn full dag, skal ha en deltidsprosent som er mindre enn 100 % og ansatte som arbeider mer enn full dag, skal ha en deltidsprosent som er mer enn 100 %.
Dersom arbeidstiden skal være den samme som tidligere, skal infotypen ikke endres. Da er det ikke nødvendig å lagre infotypen på nytt. Bla deg videre ved hjelp av ikonet Neste post.
Lønn i den nye stillingen
Stillingen som skal være i IT0008 er rådgiverstillingen, som har høyeste stillingsandel. Rådgiverstillingen er knyttet til lønnsspenn, mens førstekonsulentstillingen er knyttet til lønnsstige.
Tariff verdiene du ser i IT0008 er knyttet til førstekonsulentstillingen dvs. lønnsstige.
Du må derfor endre verdiene til lønnsspenn slik systemet varsler deg om.
Dersom den nye stillingen er på en lønnsstige og den ansatte er registrert med tarifftype 71, vil systemet foreslå det laveste alternativet slik at du eventuelt må endre dette. Lønnstrinnet settes inn ut fra den ansienniteten som er oppgitt i IT0041.
Dersom stillingen er på et spenn, slik rådgiverstillingen er i dette eksempelet, vil det laveste trinnet på spennet settes inn. Er ikke dette det riktige trinnet, må du endre dette.
Dellønnsprosenten viser hvor stor del av lønnen som skal utbetales for hovedstillingen i forhold til lønnen i en full stilling. I dette eksempelet settes dellønnsprosenten lik 60 %.
Arb.timer/perioder har ingen praktisk betydning og man kan akseptere den verdier systemet foreslår.
Når du lagrer, endres bruttolønnen til den verdien den skal ha med den oppgitte dellønnsprosenten.
Lønn i den gamle stillingen
IT0509 – Aktivitet med høyere lønn
Den stillingen som den ansatte opprinnelig var ansatt i, og som i dette eksempelet har den laveste stillingsprosenten, må registreres i IT0509.
I mappekortet Generelt oppgir du årsakskode og dellønnsprosenten, som i dette eksempelet er 40 %. Det er dellønnsprosenten som skal registreres her selv om forteksten er Stillings-%. I tillegg må du oppgi hvilken stilling dette er. Da henter systemet automatisk opp stillingskoden (Stillingsgruppe) og organisasjonsenheten.
Korrekt stillingsansiennitet må registreres direkte i IT0509.
I mappekortet Lønn må du registrere inn lønnsopplysningene for denne stillingen. Systemet foreslår laveste tariffgruppe og laveste lønnstrinn dersom ansatt er på tarifftype 71. Er ikke det riktig, må du endre til korrekte verdier.
Lønnart og beløp på lønnstrinn hentes opp automatisk.
Kontering for den gamle stillingen
Konteringen for den nye stillingen som nå er blitt hovedstillingen, ligger i IT0027. Dersom du ikke endrer på denne konteringen, konteres begge stillingene ut fra det som står i IT0027.
Ønsker du en annen
kontering på den gamle stillingen som nå er registrert i IT0509
(tilleggsstillingen), må du sette inn konteringen på denne ved hjelp av ikonet
for vedlikehold av kostnadsfordeling 
i IT0509. Hovedstillingen må være
kontert med 100% fordeling i IT0027. Ikonet for kostnadsfordeling i IT0509 er
kun synlig ved oppretting. Ved endring finner man dette slik:
Vær oppmerksomme på at alle andre faste og variable tillegg og trekk konteres ut fra den informasjonen som ligger i IT0027. Skal tillegg eller trekk konteres ut fra det som ligger i IT0509, må konteringen overstyres på det enkelte tillegg og trekk.
Lønnsbeløpet for tilleggs-stillingen
Lønnsbeløpet for tilleggs-stillingen blir automatisk opprettet som et fast tillegg når IT0509 lagres. Dette synes ikke i saksgangen, men du kan gå inn å se på IT0014 etter at saksgangen er avsluttet.
Lønnsbeløpet for denne stillingen legges inn med lønnart 1105 Delt lønn og dellønnsprosenten vises i feltet Antall/enhet. Det interne stillingsnummeret som identifiserer stillingen i bildet Organisasjon og bemanning, legges inn i feltet Tilordningsnummer.
Varsel om opphør av tilleggs-stillingen
I denne infotypen kan du registrere et varsel om utløp av tilleggs-stillingen.
Lønnsslippen
I dette tilfellet vil den stillingen som denne personen opprinnelig var ansatt i, vises som et fast tillegg med lønnart 1105. Dellønnsprosenten for stillingen vises i antallsfeltet. Dellønnsprosenten for den nye stillingen, dvs. hovedstillingen, vises i Still%.
I merknadsfeltet nederst på slippen skrives det dessuten ut en linje som viser stillingskoden, lønnstrinnet for tilleggsstillingen og dellønnsprosenten.
Endring av arbeidstid
Hvis tilleggs-stillingen medfører at den ansatte endrer arbeidstid slik at vedkommende skal arbeide et annet antall dager i uken enn tidligere, må du huske på at dette kan ha betydning for antall gjenværende feriedager og eventuelt antall seniordager. Dette er nærmere beskrevet under Omregning av feriedager ved endret arbeidstid.
Kontroll etter kjørt saksgang
Du
kan etter fullført saksgang kontrollere / se resultatet i IT0001
via PA20 ved å klikke på knappen 
.
Se resultatet av registrering i PPOSE/PPOME.
Når du registrerer på denne måten, vil du kunne se den ansatte under begge stillingene i bildet Organisasjon og bemanning (transaksjonskode PPOSE/ PPOME). Hvis du tar med feltet prosent i oversikten, blir det tydeligere hva som har skjedd.
Førstekonsulent stillingen med id.nr 30008850:
Rådgiverstillingen med id.nr 30008557:
Klikker du på den ansatte slik at du får opp stamdataene i den nederste høyre delen av bildet, vil disse vise begge stillingene med riktig stillingsprosent både når du slår opp på hovedstillingen og når du slår opp på tilleggs-stillingen. Pass på at du blar deg frem til korrekt dato når du sjekker dette bildet.
