Formål
Denne saksgangen benyttes når en ansatt skal fungere i en annens stilling.
Fungering kan ikke registreres på personer med MUG (medarbeiderundergruppe) 09 – Individuell avlønning. Ved fungering på en ansatt i medarbeiderundergruppe 09, må det totale lønnsbeløpet i fungeringsperioden registreres i IT0008 Grunnlønn.
Transaksjonskode
PA40
Saksgang
Flere stillinger – fungering
Saksbehandlingsårsak
Fungering mindre enn 2 år eller Fungering mer enn 2 år.
Forarbeid
På forhånd må følgende undersøkes eller bestemmes:
• Hvilken stilling vedkommende skal fungere i
• Hva er årsaken til at det fungeres
• Gjelder fungeringen mer eller mindre enn to år
• Hvilken lønn vedkommende skal ha i fungeringsperioden
• Hvordan lønnsutgiftene i fungeringsstillingen skal konteres
• Hvilket årstall den som fungerer er født i
Fremgangsmåte
Utfylling av skjermbildet:
Hent opp den ansatte.
Marker saksgangen.
Registrer startdato for fungering.
Velg Utfør:
Saksgangen vil ta deg gjennom relevante infotyper. Husk å lagre hver infotype.
Årsakskode
Registrer saksbehandlingsårsak «Fungering mindre enn 2 år» eller «Fungering mer enn 2 år».
Fungeringsstillingen
IT 0509 – Aktivitet med høyere lønn
I denne infotypen registrerer du den stillingen vedkommende skal fungere i.
Hvis du vet hvor lenge fungeringen skal vare, setter du også inn en sluttdato. Fungeringstillegget blir ikke lenger utbetalt når denne datoen nås.
I mappekortet Lønn registrerer du den lønnen vedkommende skal ha i fungeringsstillingen.
Hvis dette er en stilling med et lønnsspenn, vil systemet foreslå det laveste trinnet på spennet slik at lønnstrinnet eventuelt må endres.
Hvis det er en stilling på stige (lønnsramme) må lønnstrinnet beregnes ut fra ST dato i IT0041 (ansienniteten). Hvis den ansatte skal ha en annen ansiennitet i fungeringsstillingen enn det vedkommende har i sin faste stilling, må ST dato (ansienn.dato) endres.
I feltet Justeringsbeløp legges total årsbeløp. Justeringsbeløpet skal benyttes for ansatte på tarifftype 73, men kan også benyttes for ansatte på tarifftype 71 når fungeringslønnen ikke treffer et lønnstrinn.
IT0014 – Faste tillegg/trekk
Når du lagrer IT0509, opprettes lønnarten for tillegget automatisk i IT0014 – Faste tillegg/trekk. Det er viktig at du aldri endrer direkte i IT0014. Hvis lønn eller lønnart skal endres, må dette alltid oppdateres via IT0509.
Lønnarter
Det er årsak til fungering og fødselsår som avgjør hvilken lønnart som skal benyttes i fungeringsperioden. Se rapporten YHR_LAOVERSIKT for lønnarter for Svalbard og Utland.
Ledig stilling brukes i tilfeller hvor stillingen ikke er besatt.
Permisjon med lønn -For eksempel Permisjon ved fødsel/adopsjon og sykemeldinger.
Stedfortreder - Korte fungeringer som ikke skal rapporteres til spk. For eksempel ferie og korte sykemeldinger. Hva som er kort fungering, må avgjøres av virksomheten.
Det er ulike pensjonsregler for ansatte født i 1962 eller tidligere, og ansatte født i 1963 eller senere.
•Født i 1962 eller tidligere. Fungering under 2 år er ikke pensjonsgivende.
•Født i 1963 eller senere. Fungering er pensjonsgivende fra første dag. Med unntak av stedfortredergodtgjørelse.
Lønnarter som har hake i oversikten er pensjonsgivende, og skal derfor ha hake i ruten pensjonsberettiget i mappekort generelt i IT0509.
Unntak
Fungering under 2 år for ansatte født i 1962 eller tidligere, kan i noen tilfeller få betydning for alderspensjon, etterlattepensjon og uførepensjon. Unntakstilfellene gjelder hvis en ansatt blir ufør eller dør under kortere fungeringer (under 2 år). Hvis det skjer må arbeidsgiver passe på å etterrapportere disse fungeringene til SPK, og trekke pensjonstrekk av dem. Det gjøres ved å endre til lønnart 1129 og sette kryss i ruten for Pensjonsberettiget.
Denne fremgangsmåten skal også benyttes hvis det viser seg at fungeringen likevel skal vare over 2 år.
Dersom man korrigerer lønnart eller avhuking for pensjonsgivende på en eksisterende forekomst av IT0509 vil det ikke bli produsert en endringsmelding i SPK-programmet. I slike tilfeller må en derfor korrigere rapporteringen av fungeringen tilbake i tid manuelt i SPK-portalen.
Ansatte som har tarifftype 71 ved fungering
Fungering for ansatte på 71 må registreres med lønnstrinn. Dersom fungeringslønnen treffer lønnstrinnet, skal ikke justeringsbeløpet fylles ut.
Dersom fungeringslønnen ikke treffer lønnstrinnet så må hele fungeringslønnen registreres i justeringsbeløpet i IT0509.
Ved oppdatering av lønnstrinn ved sentralt lønnsoppgjør vil det ikke bli oppdatert ny lønn på de som ligger med justeringsbeløp. Det er derfor viktig at ansatte ikke blir registrert med justeringsbeløp uten at det er nødvendig.
Fra 01.05.2022 blir all lønn rapportert til SPK med årsbeløp, også for de som tidligere er rapportert med lønnstrinn.
Ansatte som har tarifftype 73 ved fungering
Akademiker/Unio som fungerer i en stilling til en person som ikke er Akademiker/Unio, skal ha tarifftype 73 og fungeringsårslønnen i feltet for justeringsbeløp. Dette for at rapporteringen til SPK skal bli korrekt.
Kontering
Konteringen for den ansattes egen stilling ligger i IT0027 Kostnadsfordeling. Dersom du ikke endrer på konteringen for fungeringsstillingen, konteres denne som den ansattes egen stilling.
Ønsker du en annen
kontering på fungeringsstillingen, bruker du ikonet for vedlikehold av
kostnadsfordeling 
.
Sett inn konteringen for fungeringsstillingen her.
Det å endre konteringen for fungeringsstillingen, må gjøres samtidig som du kjører saksgangen. Hvis du kommer på at du skal endre konteringen etter at du har avsluttet saksgangen, må du bruke transaksjonskode PA30 og hente opp IT0509. I dette tilfellet vil du du ikke se ikonet for kostnadsfordeling. For å sette inn ny kontering klikker du på «Rediger» på menylinjen i SAP, og velger deretter «Vedlikehold kostnadsfordeling».
Varsel om opphør av fungering
I denne infotypen kan du registrere et varsel om opphør av fungering.
Lønnssimulering
Kjør en lønnssimulering etter at du er ferdige med å registrere fungeringen slik at du kan se at denne er riktig registrert.
Fungeringstillegget vises som en egen linje på lønnsslippen.
Fungering ved lønnsjustering
Tillegget beregnes som differansen mellom ansattes egen lønn i perioden, og lønn som stedfortreder eller ved fungering. Når den ansattes egen lønn øker som følge av lønnsjusteringer, vil differansen bli mindre. Dersom tillegget allerede er utbetalt, vil det føre til en rekalkulering hvor tillegget reduseres i samsvar med egen lønnsøkning. Dette medfører ingen reell lønnsreduksjon. Dersom den ansatte skal ha en høyere lønn i perioden som stedfortreder eller ved fungering, må dette korrigeres manuelt. Det er virksomhetens retningslinjer som må legges til grunn for hvordan man skal håndtere etterbehandlingen etter ansatt har fått lønnsjustering.
