Hva er en infotype
Litt forenklet kan vi si at en infotype er det samme som et skjermbilde. Infotypene nummereres fra 0000 til 9999 og forkortes ofte til IT + nummer, for eksempel IT0002.
Infotypene benyttes primært til å registrere informasjon om en ansatt. Eksempel på innhold i en infotype kan være persondata, adressedata, lønnsplassering, hvor i organisasjonen personen er tilsatt, planlagt arbeidstid eller faste tillegg til utbetaling.
Noen infotyper inneholder lite informasjon, har få felter som skal fylles og det er enkelt å forstå hvordan disse skal brukes. Andre infotyper kan inneholde mye informasjon og kan være vanskeligere å forstå. Du finner en oversikt over de infotypene som er i bruk under Infotyper etter nummer eller under Infotyper alfabetisk.
Poster på en infotype
En infotype kan bestå av flere poster. IT0008 inneholder for eksempel informasjon om hvilken grunnlønn en person har. Hver gang denne endrer seg, lages det en ny post med endringsdatoen som fra-dato. Den gamle posten får en sluttdato, lik datoen før endringsdatoen.
På denne måten tas det vare på all historikk slik at du hele tiden kan spørre på opplysninger tilbake i tid.
Registrering direkte i en infotype
Du kan oppdatere den enkelte infotype. I avsnittet Oppslag på infotype er det beskrevet hvordan du finner frem til riktig person og riktig infotype.
Registrering rett på infotypen gjøres som oftest gjennom transaksjonskode PA 30 – Vedlikehold personalstamdata. Brukere som bare har lesetilgang til en infotype, må benytte transaksjonskode PA 20 – Vis personalstamdata.
For infotyper som gjelder tid, benyttes ofte transaksjonskodene PA61 - Vedlikehold tidsdata for registrering og endring og PA51 - Vis tidsdata for de som bare skal se på informasjonen.
I dette kapitlet har vi forsøkt å samle en del informasjon som gjelder for alle infotyper. Den generelle informasjonen vil imidlertid ikke være tilstrekkelig for alle infotyper, slik at du må lese dokumentasjon på den aktuelle infotypen i tillegg.
Registrering i infotypene via en saksgang
En annen måte å oppdatere infotyper på er å kjøre en saksgang – se Generelt om saksganger. Da kommer ulike infotyper fortløpende opp i en forhåndsdefinert rekkefølge.