Formål
Arbeidsgiver er forpliktet til å utarbeide interne oversikter over sykefravær. Registreringen må gjøres på en måte som muliggjør en slik rapportering.
Sykefravær ut over arbeidsgiverperioden på 16 dager (AGP) refunderes av folketrygden. Når fraværet er registrert i SAP kan refusjonsprogrammet beregne refusjonskravet, og gi hjelp til utfylling av Inntektsopplysningsskjema som skal sendes NAV. Se også kapittelet Refusjoner fra NAV.
Forutsetninger
Fraværsopplysninger registreres fortløpende i SAP via Selvbetjeningsportal, direkte i SAP kjernesystem eller via innlesing av fil fra forsystem.
Registrering
Sykemelding kan registreres på flere måter, se Ulike registreringsmåter for tid.
NB! Kode 170 Delvis sykemelding kan ikke registreres via Listeregistrering, fordi dette bildet mangler felt for prosent. Ved delvis sykemelding må du registrere hvilken prosentsats den ansatte er arbeidsfør, dvs. hvilken prosentandel vedkommende skal arbeide.
Koder for sykemelding
110 - Sykemelding
Koden benyttes ved sykemelding på heltid. Koden er satt opp meden grense på maks 350 dager. Dette er iht. Statens personalhåndbok (SPH) - Lønn ved sykdom eller skade. "En arbeidstaker med fast ukentlig arbeidstid har rett til full lønn under sykdom i inntil 49 uker og 5 kalenderdager", som tilsvarer ca. 350 dager.
110A – Avventende sykemelding
Fra 1. september 2008 gjelder en ny sykemeldingsblankett som styrker dialogen mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og sykemelder. Et viktig element er muligheten til å få en” avventende sykemelding” de første 16 dagene av sykemeldingsperioden. Det innebærer at arbeidstaker får en mulighet til å ta blanketten med fra sykemelder til arbeidsgiver og snakke om muligheter til å være i aktivitet på arbeidsplassen. Mer info på NAVs nettsider.
En avventende sykemelding overskrives (klippes) av en vanlig sykemelding eller av en delvis sykemelding, altså at man først får avventende sykemelding og så går man tilbake til lege med en påskrift fra arbeidsgiver og den gjøres om til f.eks. 50% sykemelding fra første dag.
Fraværskoden 110A registreres kun manuelt via IT2001 (akkurat som koden 110-sykemelding fra lege) og er på maks 16 kalenderdager (arbeidsgiverperiode). Den rapporteres ikke i RTV rapporten (sykefraværsstatistikk). Avventende sykemelding betyr at den ansatte behandles som frisk, men kan bli sykemeldt fra dag en av den avventende sykemeldingen dersom arbeidet ikke lar seg tilpasse.
Avventende sykemelding i kombinasjon med frammøte er lovlig (personen er på jobb) og kombinasjon med egenmelding tillates begge veier.
112 – Sykemelding behandlingsdager
Koden brukes i de tilfeller der det helt klart fremkommer at sykemeldingen gjelder behandlingsdager, ofte enkeltstående dager. Sykemeldingsblanketten har en egen kolonne hvor antall dager og tidsrom angis. Det skal fremkomme hvilke dager som er behandlingsdager og koden må legges inn for hver behandlingsdag. Mer info finnes på NAVs nettsider.
115 - Sykemelding uten lønn
Koden benyttes ved sykemelding på heltid. Koden stopper lønn og gir ikke grunnlag for refusjonskrav.
Koden kan benyttes for eksempel ved innvilget arbeidsavklaringspenger når vedkommende har noe restarbeidsevne og blir syk uten sykepengerettigheter fra arbeidsgiver og/eller NAV.
Koden skal kun benyttes med for sykefravær med varighet under en måned, siden kode 115 ikke blir rapportert til SPK. Det vil si at kode 115 ikke inngår i lønnsfilen som SAP danner til SPK. Ved lengre sykefravær bør % arbeidsfør endres på sykepermisjonen.
130 - Yrkesskade, sykemelding
Benyttes sjelden. Koden fungerer identisk med kode 110. Oppsplittingen er kun for å kunne skille ut yrkesskade i statistikksammenheng. Det har ingen konsekvenser for den ansattes framtidige rettigheter hvilken kode som benyttes.
130 – Yrkesskade med delvis sykemelding
Koden er identisk med kode 170.
170 - Delvis sykemelding
Koden benyttes ved sykemelding på deltid. Grunnen til at delvis sykemelding har egen kode, er at kode 110 og 170 har ulike behandlingsregler i forhold til annet fravær og frammøte.
Koden 170 kan kombineres både med annet fravær og frammøte.
Ved bruk av positiv tidevaluering vil enkelte kombinasjoner med kode 170 feile under tidevalueringen. Eksempelvis når koden kombineres med flere ulike fraværstyper på samme dag. Se koder under Avspasering.
Mer opplysninger om frammøte kombinert med kode 170, se Kontroll av arbeidet tid ved delvis sykemelding og positiv tidevaluering.
175 - Svang.relatert sykdom
Benyttes når sykefraværet (sykemeldingen fra lege) er relatert til svangerskapet. Punktet relaterer seg til §8-20 i FTL. Koden fungerer identisk med kode 170 og kan benyttes både ved helt og delvis fravær. Koden benyttes av programmet som genererer refusjonskrav, se Oversikt refusjoner fra NAV.
Blir en kvinne sykemeldt mens hun fortsatt er i arbeid under svangerskapet har hun rett til sykepenger. Ved fortsatt sykemelding vil hun fortsette med å få sykepenger i stedet for foreldrepenger.
176 – Permisjon i svangerskap
Denne koden benyttes dersom graviditeten fører til at kvinnen midlertidig ikke kan utføre sitt vanlige arbeid, og arbeidet ikke kan tilrettelegges på en slik måte at det er mulig å omplassere arbeidstakeren. Arbeidstaker har rett til permisjon med lønn utover den permisjonen hun har rett til etter § 19 nr. 1. Det må foreligge legeerklæring som bekrefter den risikoen det medfører å fortsette arbeidet under svangerskapet.
Nærmere retningslinjer og forskrifter fås ved henvendelse til Arbeidstilsynet (NAV).
Arbeidstakeren er ikke sykemeldt, men har rett på permisjon og det kjøres saksgang i SAP (PA 40). Hun får innvilget svangerskapspenger fra NAV på grunn av arbeidsforholdene (ref. §14-4 i FTL). Svangerskapspenger blir refundert til arbeidsgiver. Koden benyttes av programmet som genererer refusjonskrav, se Oversikt refusjoner fra NAV
198 – Sykemeldt o/67 år HTA
Personer mellom 67 og 70 år har rett til sykepenger fra Nav i inntil 60 dager utover arbeidsgiverperioden, dersom de har en arbeidsinntekt som overstiger to ganger folketrygdens grunnbeløp, jf. folketrygdloven § 8-51 andre og tredje ledd.
Etter hovedtariffavtalen (HTA) §18 nr.1 har personer frem til de er 72 år rett til full lønn under sykdom i inntil 49 uker og 5 kalenderdager, samt arbeidsgiverperioden. En person som fylte 70 år før 01.01.2026, har ikke rett på å stå i jobb til 72 år uten at det er behandlet av ansettelsesmyndigheten/ansettelsesrådet (SPH pkt. 2.7.3).
Etter at ansatte som er 67 år eller eldre har nådd maksdato hos Nav, skal kode 198 benyttes for resterende sykelønnrettigheter etter HTA.
Kode 198 fungerer som kodene 110 - sykemelding fra lege og 170 - Delvis sykemelding, men gir ikke grunnlag for refusjonskrav (og genererer ikke data som er grunnlag for utskrift av skjema, som sendes til NAV).
199 – Lønn utover trygdeperioden
Dersom grunnlønn ikke skal stoppes og faste tillegg skal utbetales i sin helhet til tross for at sykefravær har nådd maksdato fra NAV (sykefravær utover ett år), må kode 199 benyttes.
Ved overgang til ytelser fra SPK (alders-/uførepensjon) skal lønn løpe til utgangen av vedkommende kalendermåned (§11 pkt. 5. i HTA). Kode 199 må altså legges inn i perioden mellom maksdato fra NAV og den 1. i påfølgende måned. Kode 110 og 170 må avgrenses til maksdato fra NAV og fraværskode 199 må registreres fra påfølgende dato og frem til lønn skal stoppes.
Kode 199 fungerer som kodene 110-sykemelding fra lege og 170-Delvis sykemelding, men gir ikke grunnlag for refusjonskrav (og genererer ikke data som er grunnlag for utskrift av skjema, som sendes til NAV). Les også avsnittet Andre kontroller under Før lønnskjøringene.
998 – Lederført fravær
Koden benyttes av leder for å registrere et sykefravær på en ansatt i Sykefraværsoppfølgingen. Leder benytter denne koden når en ansatt er fraværende grunnet sykdom og leder har behov for å se den ansatte i sykefraværsoppfølgingen.
NB! Legg inn rette datoer, da oppfølgingspunkter kan aktiveres.
Fraværstype 998 Lederført fravær må slettes i SAP, før sykemeldingen kan registreres på ordinær fraværstype 110 og 170.
Ved oppfølging av langtids sykemeldte skal leder etablere og vedlikeholde oppfølgingsplaner. Dette gjøres i samråd med den sykemeldte. Den sykemeldte kommer kanskje til samtale med sin leder og har med sin siste sykemelding. For å få oppdatert riktige fraværsdata i oppfølgingsplanen umiddelbart er det laget funksjonalitet slik at leder kan registrere dette på en foreløpig fraværskode 998 Lederført fravær.
Enkelte fraværskoder (spesielt 4xx koder) er ikke mulig å kombinere med kode 998. Ta da kontakt med fagbruker for bistand.
Kontroll
Intern sykefraværsstatistikk i henhold til krav fra NAV finnes under Fraværsoversikter.
Sykefravær og delt stilling
Grunnlønn utbetales fullt ut selv om den ansatte har vært syk i over ett år. Det er arbeidsgiver som eventuelt må vurdere om lønnen skal stoppes eller ikke. For tilleggs-stillinger som er registrert i IT0509, stoppes imidlertid lønnen automatisk etter ett års sykemelding. Behandling av sykefravær over ett år kombinert med tilleggs-stilling er nærmere beskrevet under avsnittet Andre kontroller under Før lønnskjøringene.
Vi vil anbefale at dere legger inn et varsel når en ansatt blir langtidssykemeldt slik at dere kan behandle disse på riktig måte når det er gått ett år.