Samlenotat lønn
Rett før hver hovedlønnskjøring sender DFØ ut kundenotat med opplysninger om endringer i SAP siden forrige lønnskjøring. Her beskrives, for eksempel, hvilke nye lønnarter som er opprettet eller hvilke nye trekkmottakere som er lagt inn.
Dersom dere ønsker å ta i bruk noen av de nye lønnartene, må dere sende en brukerstøttesak til DFØ med beskrivelse av hvordan denne lønnarten skal konteres. Konteringen på en lønnart må settes opp for hver kontoplan.
Henvendelser til DFØ
Spørsmål som dere må ha svar på innen lønnskjøringen, må være oversendt til DFØ innen to arbeidsdager før registreringsfristen utløper. Registreringsfristen står oppgitt i kjøreplanen.
Registrering
Fristen for når dere skal være ferdig med å registrere alt som skal være med til en bestemt lønnskjøring, fremgår av kjøreplanen (dfo.no).
Kontroll av det dere har registrert
Dere må selv vurdere i hvilken grad dere skal kontrollere det dere har registrert før en lønnskjøring.
•Tilsettinger, endringer i lønns- og arbeidsforhold og faste tillegg og
trekk:
Her kan dere kjøre en lønnssimulering etter registreringen slik at
dere får kontrollert at resultatet blir riktig.
•Variable tillegg og trekk og godtgjørelsesposter:
Dersom dere
vil se hva dere har registrert av variable tillegg og trekk, kan dere kjøre
rapport Kontroll av
overstyrt kontering, bruk transaksjonskode YHR_KONTERINGSKONTR. Sett
inn registreringsperioden og kryss av for Kontroll av kontering for variable
tillegg.
Da får dere frem det dere har registrert i denne perioden inklusiv konteringen.
•Registreringer til en bonuskjøring:
Dersom dere vil se hva dere
har registrert til en bonuskjøring, kan dere kjøre rapport Kontrollliste bonuskjøring, bruke
transaksjonskode YHR_BONUSKONTROLL.. Ved å oppgi utbetalingsdato, kan
dere få listet ut alt det som er registrert til kjøringen med denne
utbetalingsdatoen.
Dere får også listet ut konteringen.
Andre kontroller
Sykefravær lenger enn
et år:
En arbeidstaker har rett til lønn under sykdom i inntil ett år. I
SAP vil grunnlønn fortsatt bli utbetalt selv om det er gått mer enn ett år. Det
er arbeidsgivers oppgave å vurdere om grunnlønnen skal stoppes eller ikke.
Sykefravær utover ett år behandles som ubetalt fravær i SAP. Det betyr at selv om grunnlønnen utbetales vil faste tillegg, som tar høyde for ubetalt fravær ved beregning, bli redusert tilsvarende antall dager (ubetalt) fravær. Dersom arbeidsgiver vurderer det dithen at grunnlønn ikke skal stoppes og at faste tillegg skal utbetales i sin helhet, må sykefraværet avgrenses da maks dato er nådd. Fraværsart 199 – Lønn utover trygdeperioden må i stedet registreres fra dato etter at maks dato er nådd og så lenge sykemeldingen løper.
Sykefravær lenger enn
et år kombinert med flere stillinger:
Dersom den ansatte har en ekstra
stilling registrert i IT0509 vil lønnen for denne stillingen automatisk bli
stoppet basert på beregning ut ifra ubetalt fravær. For flere stillinger gjelder
dette for lønnartene 1105 Delt lønn, 1106 Delt lønn (913A) og 1107 Delt lønn
(113A).
Vil dere unngå dette må dere enten erstatte sykefraværet med fraværsart 199 – Lønn utover trygdeperioden som beskrevet over, eller dere må bytte ut lønnartene med henholdsvis 1104 Delt lønn e. maxdato NAV, 1102 Delt lønn e. maxdato NAV (913A) eller 1103 Delt lønn e. maxdato NAV (113A) fra og med den 1. i den måneden som den ansatte har vært syk i mer enn ett år.