Fastsett dato
og prognoseperiode og sett inn den datoen endringen skal gjelde fra. Formål
Denne rutinen benyttes når to organisasjonsenheter skal slås sammen.
Arbeidsdeling
For kunder på grunntjeneste gjøres dette av DFØ. Disse kundene må oversende de opplysningene som er nevnt under forarbeid til DFØ, via Kundesenter på nett. Delservice- og basiskundene må slå sammen organisasjonsenheter selv.
Forarbeid
•Bestem hvilke organisasjonsenheter som skal slås sammen og hvor i organisasjonsstrukturen den sammenslåtte enheten skal plasseres.
•Bestem hvilken dato sammenslåingen skal gjelde fra.
•Fastsett eventuelt et nytt navn på den sammenslåtte organisasjonsenheten.
•Bestem hvem som skal lede den sammenslåtte enheten.
•Vurder om noen av stillingene skal endre navn.
•Avgrens eventuelle ubesatte stillinger som ikke skal være med i den sammenslåtte enheten.
Se rutinen for Avgrense en stilling.
•Fastsett hvilket hovedkostnadssted som skal benyttes og eventuelt andre endringer i mappekortet Kontering.
•Bestem hvilke konteringselementer (kostnadssted og K-element 4 til 7) lønnsutbetalingene til de fleste av de som skal ansettes i denne enheten, skal regnskapsføres på, dvs. hvordan mappekortet Kostnadsfordeling skal fylles ut for den sammenslåtte organisasjonsenheten
•Dersom den sammenslåtte enheten skal knyttes til et nytt kostnadssted eller andre nye konteringselementer, må disse opprettes først.
Transaksjonskode
PPOME
Fremgangsmåte
I dette eksempelet skal Avdeling-120 og Avdeling-123 slås sammen. fra 1.1.2010. Navnet på den sammenslåtte enheten skal være Avdeling-120 og både hovedkostnadsstedet i mappekortet Kontering og kostnadsstedet i mappekortet Kostnadsfordeling skal være 4010.
I dette eksempelet har vi valgt å flytte Avdeling-123 til Avdeling-120.
1.
Velg Fastsett dato
og prognoseperiode og sett inn den datoen endringen skal gjelde fra.
Kontroller at det er denne datoen som står i mappekortet Stamdata på begge de organisasjonsenhetene som skal slås sammen.
2. Marker stillingene i Avdeling-123.
Du kan gjøre dette ved å merke den øverste stillingen på vanlig måte. Hold Ctrl-tasten inne og marker den nederste stillingen. Da markerer du alle mellomliggende stillinger samtidig.
3. Dra de merkede stillingene over til Avdeling-120.
Etter at dette er gjort vil du se at alle stillingene fra Avdeling-123 nå ligger under Avdeling-120 med en tilordningsdato som er lik datoen for sammenslåingen. Merk også at de stillingene som tidligere lå i Avdeling-120 fremdeles ligger der med sin gamle tilordningsdato. Disse er jo ikke endret.
Avdeling-123 skal være tom (uten pil foran).
4. Avgrens Avdeling-123 med siste gyldighetsdato lik datoen før sammenslåingsdatoen. Se avsnittet Avgrense en organisasjonsenhet.
5. Dersom den sammenslåtte enheten skal bytte navn, setter du inn det nye navnet, kortnavn og fullt navn, i mappekortet Stamdata.
6. Dersom den sammenslåtte enheten skal ha ny leder, må du fjerne haken for leder på den eller de personene som ikke lenger skal være leder og sette hake/la haken stå på den personen som heretter skal lede den sammenslåtte enheten.
7. Hent opp mappekortet Kontering. Rett eventuelt Hovedkostnadssted og kontroller at alle de andre verdiene er riktige. Sett inn den datoen eventuelle endringer i dette mappekortet skal gjelde fra.
8. Hent opp mappekortet Kostnadsfordeling. Rett konteringen dersom denne skal endres. Sett inn den datoen eventuelle endringer i dette mappekortet skal gjelde fra.
9. Lagre.
Når du flytter stillinger på den måten som er gjort her, flytter du samtidig de personene som er ansatt i disse stillingene.
Endring av navn på stillingene
Dersom du ønsker å endre navn på stillingene, kan du gjøre dette. Se rutinen Endre navn på en stilling.
Endring av organisasjonsenhet i IT0000 Saksbehandling
Det vil ikke automatisk bli generert en ny post i IT0000 når du flytter en organisasjonsenhet på denne måten. Dersom du ønsker å få lagt inn en ny post her fordi du ønsker at flyttingen skal synes i historikken i denne infotypen, må du kjøre saksgangen Ny st.kode/ltr/org.enh/mg/mug for alle de ansatte som er flyttet fra den gamle til den nye enheten. Har du flyttet begge enhetene over til en tredje nyopprettet enhet, må du kjøre denne saksgangen for alle personene i den nye enheten.
Oppgi
saksbehandlingsårsak lik Omorganisering i IT0000. Du kan avbryte
saksgangen etter at IT0000 er lagret. Klikk på 
eller F3.
Endring av navn på organisasjonsenheten i IT0001 Plass i organisasjonen
For de personene som er flyttet fra Avdeling-123 til Avdeling-120, vil det nye navnet på den nye organisasjonsenheten vises i IT0001 fra den datoen de to seksjonene ble slått sammen.
Under kolonnen Org.enhet i eksempelet ovenfor ser du at navnet på enheten er endret fra 01.01.2010. Det nye navnet på hovedkostnadsstedet vises også under kolonnen Kostnadssted.
For de personene som var i Avdeling-120 fra før, vil IT0001 ikke endres. Her har det ikke vært noen endring i PPOME heller.
Endring av kostnadsfordelingen i IT0027
For de personene som var i Avdeling-120 fra før, er det ikke nødvendig å endre kostnadsfordelingen i IT0027 dersom det ikke gjøres endringer i mappekortet Kostnadsfordeling.
Er det gjort endringer i dette mappekortet, følges den oppskriften som er beskrevet under rutinen Endre kontering og kostnadsfordeling på en organisasjonsenhet.
For de personene som har flyttet fra Avdeling-123, må kostnadsfordelingen i IT0027 endres manuelt. Følg den beskrivelsen du finner under punktet om Flytting av en organisasjonsenhet.
Har du flyttet to organisasjonsenheter over til en tredje nyopprettet organisasjonsenhet, må du gjøre dette for alle de ansatte i den nyopprettete organisasjonsenheten. Husk å registrere riktig kontering på de personene som eventuelt skal ha en avvikende kontering og personer der stillingen er satt opp med en avvikende kontering.
Etter at konteringen er endret på en organisasjonsenhet, må du kontrollere kostnadsfordelingen i IT0027 på alle de personene som tilhører denne organisasjonsenheten