Avgrense en organisasjonsenhet

Formål

Denne rutinen brukes når en organisasjonsenhet skal legges ned. Den skal da avgrenses (få ny sluttdato) slik at den ikke lenger synes i organisasjonsstrukturen.

Arbeidsdeling

For kunder på grunntjeneste er det DFØ som tidsavgrenser organisasjonsenheter. Kunder på grunntjeneste må oversende alle de opplysningene som er nevnt under Forarbeid, til DFØ via Kundesenter på nett. Delservice- og basiskundene må tidsavgrense organisasjonsenheter selv.

Forarbeid

•     Fastsett fra hvilken dato organisasjonsenheten ikke lenger skal være gyldig.

•     Hvilken organisasjonsenhet som skal nedlegges.

•     Hva som eventuelt skal gjøres med de stillingene som er tilknyttet denne organisasjonsenheten og de personene som er ansatt i disse stillingene.

Når du skal tidsavgrense en organisasjonsenhet, må du først tidsavgrense eller flytte alle underliggende organisasjonsenheter, stillinger og personer med en Gyldig fra-dato som ikke er senere enn avgrensningsdatoen. Du må ”tømme” enheten.

Dersom det finnes underliggende objekter, vil systemet varsle om dette.

Tidsavgrensning og flytting av stillinger er nærmere beskrevet under Vedlikehold av stillingsstrukturen.

Transaksjonskode

PPOME

Fremgangsmåte

Når en organisasjonsenhet nedlegges, skal denne tidsavgrenses. Du skal aldri slette en organisasjonsenhet. Da mister du all historikk.

Dersom du har opprettet en ny organisasjonsenhet ved en feiltakelse og det aldri har vært opprettet noen stillinger eller ansatt noen personer i denne enheten, kan du slette enheten.

For å avgrense:

1.  Stå med markøren på den enheten som skal tidsavgrenses

2.  Klikk på  Avgrens og velg objekt.

3.  I popup bildet registres avgrensningsdato, dvs. den siste datoen denne enheten skal være gyldig.

4.  Dersom du ønsker det, kan du også legge inn en kommentar om årsaken til at organisasjonsenheten er nedlagt. Merk: Gjør dette før du avgrenser. Det er enklere å se organisasjonsenheten da.

5.  Lagre.

Se på tidsavgensede organisasjonsenheter

Dersom du vil se på organisasjonsstrukturen slik den så ut på et tidligere tidspunkt, må du bruke det ikonet  Dato og prognoseperiode.

Her kan du oppgi en dato og eventuelt en periode fra denne datoen. Vi velger dato ett år før vi la ned organisasjonsenheten, og viser 12 måneder fremover.

I løpet av dette året er det ikke gjort noen endringer i organisasjonsstrukturen, men Avdeling-123 er nedlagt fra 01.01.2010. Vi ser at denne seksjonen er gyldig til og med 31.12.2008 og at den er tilordnet Avdeling Hamar til og med denne datoen.

Velger vi samme dato, men full periode fremover vil bildet se annerledes ut.

I løpet av den perioden som vi nå har valgt, ser vi flere endringer:

•     Avdeling-123 er nedlagt fra 01.01.2010. Organisasjonsenheter som er nedlagt i løpet av perioden, vises ved hjelp av en rosa pil. Hvis du ikke husker hva pilene står for, kan du klikke  ikonforklaring.

•     Stillingene i Avdeling-123 er flyttet til Avdeling-120. Vi ser at stillingene er tilordnet Avdelinlg-120 fra 01.01.2010. Den grønne pilen indikerer at denne tilknytningen kommer til i løpet av perioden fra 01.01.2009 og utover.

Etter at tidsavgrensningen er foretatt og vi spør på en dato som er senere enn avgrensningsdatoen, vil vi normalt ikke lenger se den tidsavgrensete organisasjonsenheten i bildet.

I dette eksempelet vil du ikke lenger se Avdeling-123 som ble nedlagt 31.12.2009.