Formål
Denne rutinen brukes når konteringen og kostnadsfordelingen på en organisasjonsenhet skal endres.
Forutsetninger
Det er mulig å endre konteringen på en organisasjonsenhet tilbake i tid, dvs. fra en dato som er tidligere enn den siste lønnsperioden. Det vil da automatisk bli generert omposteringer til regnskapet. Dette vil imidlertid gjøre kontroll- og avstemmingsarbeidet vanskeligere, så vi anbefaler at du forsøker å unngå å gjøre slike endringer i ettertid.
Arbeidsdeling
For kunder på grunntjeneste gjøres dette av DFØ. Disse kundene må oversende de opplysningene som er nevnt under forarbeid, til DFØ via Kundesenter på nett. Delservice- og basiskundene endrer konteringen på organisasjonsenhetene sine selv.
Forarbeid
•Fastsett den nye kostnadsfordelingen på organisasjonsenheten, dvs. hvordan lønnsutgiftene til de fleste av de ansatte i denne organisasjonsenheten skal regnskapsføres.
•Bestem hvilken dato den nye konteringen skal gjelde fra.
•Opprett eventuelle nye kostnadssteder og andre konteringselementer.
Transaksjonskode
PPOME
Fremgangsmåte
I eksempelet skal vi endre kostnadssted og K-element 6 fra 01.01.2010.
1. Stå med markøren på den organisasjonsenheten der kostnadssted/fordeling skal endres. Dobbeltklikk slik at du er sikker på at det er denne organisasjonsenheten som vises i mappekortene.
2. Gå til mappekort Kontering og skriv inn fradato for det nye kostnadsstedet og deretter det nye kostnadsstedet.
3. Lagre endringene i kontering.
4. I eksempelet skal vi samtidig endre K-element 6. Gå til mappekort Kostnadsfordeling. Sett inn korrekt fradato og legg inn den nye kostnadsfordelingen.
5.
Lagre endringene.
Endring av kostnadssted i IT0001 Plass i organisasjonen
Det kostnadsstedet som står i IT0001, er hovedkostnadsstedet fra mappekortet Kontering. Dette oppdateres automatisk fra endringsdatoen når du endrer hovedkostnadsstedet.
Endring av kostnadsfordelingen i IT0027
Alle de ansatte som har den samme kostnadsfordelingen i IT0027 som det som sto i mappekortet Kostnadsfordeling på organisasjonsenheten før endringen ble gjort, vil automatisk få oppdatert kostnadsfordelingen i IT0027 til den nye kostnadsfordelingen på organisasjonsenheten. Det kan ta noen minutter før denne endringen skjer.
Det er en arbeidsflyt som automatisk settes i gang når du endrer konteringen på organisasjonsenheten, som oppdaterer kostnadsfordelingen i IT0027. Hvis du går inn og ser på infotypen, vil du se at denne er oppdatert av WF-BATCH som er navnet på arbeidsflyten.
Ansatte som har en avvikende kostnadsfordeling fordi denne er overstyrt enten på stillingen eller på personen, vil ikke få generert en ny forekomst automatisk. Arbeidsflyten vil ikke automatisk endre på disse personene fordi den ikke vet om disse fortsatt skal ha en annen kontering eller ikke.
Ønsker du å endre konteringen på slike personer, må du gjøre dette manuelt. Dersom du endrer kostnadsfordelingen på en stilling, må du også endre på personen. Husk at du må endre både på subtype 01 Lønn og på subtype 02 Reiser.
Etter at konteringen er endret på en organisasjonsenhet, må du kontrollere kostnadsfordelingen i IT0027 på alle de personene som tilhører denne organisasjonsenheten.