Formål
Innlesing av fil med fraværsdata eller lønnstransaksjoner som overtid, timelønn, reisetid etc. som er registrert i et annet elektronisk registreringssystem.
Forutsetninger
Systemet hvor dataene registreres må kunne produsere en fil som kan leses inn i SAP.
Data er oppdatert og riktige og kontrollerte i det andre systemet før overføring. Dersom man oppdager feil i opprinnelig system etter overføring, må det rettes manuelt i SAP.
For kontrollens skyld forutsettes at lønnstransaksjoner (overtidstimer) som overføres fra annet system følger en hel kalendermåned (og ikke to ulike måneder).
For innlesing fra Timecon/tidbank og Wintid må ikke samme fravær leses inn flere ganger. Det betyr at det ikke kan tillates overlappende perioder mellom to filer. Denne forutsetningen gjelder ikke for de kunder som har et system som:
- holder styr på hva som er overført og hva som ikke er overført
- leverer egne korreksjonsposter når det korrigeres på en post som allerede er overført.
Virksomhetens ansvar
Virksomheten er selv ansvarlig for å få registrert inn data som skal være med på lønnskjøring. At data leses inn fra fil endrer ikke ansvaret.
Virksomheten må selv ta ut fil fra tidsregistreringssystemet og lese den inn i SAP, eventuelt sende den til DFØ for innlesing.
I det siste tilfellet sendes innlesingsoppgaven til DFØ hver måned via Kundesenter på nett. Dette for å være sikker på at filene håndteres, også ved fravær. Se ellers Innlesing av tidfiler for kunder på grunntjeneste og delservicekunder.
Når DFØ leser inn filen legges det ut en kvitteringsfil på DFØ Fildel.
Det er virksomhetens ansvar å rette opp de feil som måtte framkomme ved innlesing. DFØ må derfor sikre at alle feilmeldinger framkommer av kvitteringen på DFØ Fildel, eventuelt på annen måte gjøre greie for hvilke feil som har oppstått.
Kan data av en eller annen grunn ikke leses inn tidsnok til lønnskjøring, må virksomheten selv legge inn de data manuelt som ikke kan vente til neste kjøring. Virksomheten må i dette tilfellet også sørge for at ingen poster utbetales dobbelt når filen leses inn til neste kjøring.
Se også Innlesing av sykemelding fra annet system.
Koder som kan overføres
Innenfor de koder som er mulig å overføre er det virksomheten selv som bestemmer hvilke fraværskoder som skal leses inn. DFØ kan bistå med liste over hvilke koder det kan være hensiktsmessig å lese inn.
Det er 3 krav for at et fravær kan bli lest inn/overført fra et eksternt tidsystem:
1. Det må være et 1 til 1 forhold mellom koden i eksternt tidsystem og koden i SAP (selv om navnet eller kodeverket kan være annerledes).
2. Koder som leses inn må være fraværskoder, og for fravær mindre enn 14 dager, med unntak av sykemelding/ferie.
3. Egenmelding hvis det ikke kreves dokumentasjon.
Innlesingen skjer i to etapper. Først må filen lastes opp på et sted hvor SAP kan få tak i dataene, se Opplasting av fraværsfil fra eksternt system og Opplasting av overtid fra fil fra eksternt system.
Deretter leses filene inn på riktig infotype.