Formål
Innlesing av fil med fraværsdata som er registrert i et annet elektronisk registreringssystem
Forutsetninger
Systemet hvor dataene registreres må kunne produsere en fil som kan leses inn i SAP.
Ansatt må finnes i den virksomhet med samme firmakode som den firmakoden som ligger i den øverste linje (headerrecorden) på filen.
Data er oppdatert og riktige og kontrollerte i det andre systemet før overføring. Dersom man oppdager feil i opprinnelig system etter overføring, må det rettes manuelt i SAP.
For innlesing fra Timecon/tidbank og Wintid må ikke samme fravær leses inn flere ganger. Det betyr at det ikke kan tillates overlappende perioder mellom to filer. Denne forutsetningen gjelder ikke for de kunder som har et system som:
- holder styr på hva som er overført og hva som ikke er overført
- leverer egne korreksjonsposter når det korrigeres på en post som allerede er overført.
Opplasting fyller en mellomlagrings fil (PTEX2000).
Virksomhetens ansvar
Overføring av fravær og/eller lønnstransaksjoner fra annet system.
Transaksjonskode
YHR_RPTX2000 – Opplasting av fraværsposter
Velg ønsket variant eller lag din egen ut fra standardvariant CUS&OPAL01 – Innlesing fravær eksternt system. Se eventuelt mulige feilsituasjoner.
Standardvarianten vil mangle riktig filnavn og nøyaktig plassering. Nødvendig tilpasning må gjøres på klienten og man vil lage en ny variant som er den som benyttes i praksis.
Kjør en testkjøring for å se at alt ser greit ut. Sett deretter merke i kryssboksen Last opp, for å faktisk laste opp filen.
Klikk på Utfør eller bruk funksjonstast F8.
Ved opplasting legges filnavnet inn i en egen tabell som heter YHR_FILNAVN. Dersom noen forsøker å last inn en fil på nytt gis det feilmelding om at filen allerede er lastet opp.
Tolking av fil som leses inn
Øverste linje og filnavn (headerrecord)
1800
= Firmakode (vil normalt bestå
av 4 siffer)
2001 = Infotype
som skal oppdateres
20060213 = Dato filen er generert
12
=
Løpenummer (mulighet for inntil 99 filer pr. dag)
…0005
= Antall poster på filen
…60627
= Har ingen betydning (lenger)
Resterende linjer
20060103 = Dato
posten gjelder
0775 =
Timetall
210
= Fraværskode
00000001063 = Ansattnummer når 3 første siffer er
0
(hvis ikke personnummer)
Det er også mulig å også legge på kontering bak
ansattnummer.
Kvittering ved opplasting
Se Kvittering ved opplasting av fil.
Når fraværsfilen er lastet opp kan du gå videre til Innlesing av fravær til SAP/HR.