Innlesing av tidfiler for kunder på grunntjeneste og delservicekunder

1) Innlesing kunde per kunde
Nr.	Aktivitet	Ansvar	Kjøredag	Fremgangsmåte
1	Mottar fil fra kunde til innlesing	DFØ	Pr. kunde	Filer kommer som vedlegg i sak til DFØ via Kundesenter på nett. Hvis det ikke er mulig for kunde å legge ved filer i saken, er det greit å overføre via en annen kanal. OBS: Hvis filen inneholder fødselsnummer skal den ikke sendes via e-post.
2	Klargjør filer til opplasting	DFØ	Pr. kunde	Legges på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur. Se SAP brukerdokumentasjon for mer informasjon.
3	Test opplasting av overtidsfil	DFØ	Pr. kunde	Transaksjonskode YHR_RPTX2010 Velg variant CUS&OPAL01 Kjør i test og kontroller at antall poster som lastes opp stemmer med antall poster på filen. Sjekk også at dato på postene stemmer med periode som filen skal inneholde. Dersom det er feil i fila, for eksempel at ansattnummer mangler, kontakt kunde og be om ny fil. Hvis alt er i orden, gå ett steg tilbake, til utvalgsbildet.
4	Last opp overtidsfil på server og lagre kvittering på DFØ Fildel	DFØ	Pr. kunde	Hak av for Last opp og kjør. (Fortsatt samme transaksjonskode og variant som over) Lagre kvittering i HTML-format på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
5	Test opplasting av fraværsfil	DFØ	Pr. kunde	Transaksjonskode YHR_RPTX2000 Velg variant CUS&OPAL01 Kjør i test og kontroller at antall poster som lastes opp stemmer med antall poster på filen. Sjekk også at dato på postene stemmer med periode som filen skal inneholde. Dersom det er feil i fila, for eksempel at ansattnummer mangler, kontakt kunde og be om ny fil. Hvis alt er i orden, gå ett steg tilbake, til utvalgsbildet.
6	Last opp fraværsfil på server og lagre kvittering på DFØ Fildel	DFØ	Pr. kunde	Hak av for Last opp og kjør. (Fortsatt samme transaksjonskode og variant som over) Lagre kvittering i HTML-format på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
7	Les inn overtid og fravær på infotypen	DFØ	Pr. kunde	Transaksjonskode CAT6. Velg variant CUS&OPAL02 for innlesing av fravær og CUS&OPAL03 for innlesing av overtid. Sjekk først i test at antall poster som leses stemmer med antall poster på filen. OBS: Innlesing av tid filer (spesielt de store) krever mye ressurser i systemet og det kan oppstå at systemet går veldig tregt hvis innlesingen skjer midt på dagen. Det kan også skje at programmet dumper i test med følgende feil melding: «Runtime Errors Time limit exceeded». Vi anbefaler alltid å lese inn tid filer i bakgrunn og med kjøring utenfor normal arbeidstid. Med å kjøre i bakgrunnen, mener vi å gå i menyen > velg «Program» > velg «Utfør i bakgrunnen» > Fortsett > Velg «Date/Time» > velg dato og klokkeslett for bakgrunnskjøring (anbefalt tidspunkt: kl.23.30). Det kan være litt forvirrende siden det allerede står en radioknapp på toppen av seleksjonsbildet i CAT6 som heter «Backgr.» Det er ikke det vi mener med å kjøre i bakgrunnen. Ved bakgrunnskjøring kan utskriftsjobben / kvitteringen med de postene som har feilet hentes i transaksjonskode SP02. Som standard får man kun fram 10 sider om gangen og når rapporten er på mer enn 10 sider vil man måtte skrive den ut i flere omganger med 10 sider om gangen (klikk på knappen Innstillinger for å kunne se mer enn 10 sider). Ingen data er mistet. Alle sidene kan hentes fram i SP02. Sjekk etter innlesinger at antall importerte poster + antall feil fortsatt stemmer med antall poster totalt. Lagre kvittering på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
8	Informer kunde om at innlesing er avsluttet. Om nødvendig be om nødvendig tilleggsinformasjon for korreksjon av feil som er oppdaget.	DFØ	Pr. kunde	Påfør antall poster som har feilmelding og som må følges opp av kunde.
9	For delservicekunder: Kontroller kvittering som er lagt ut på DFØ Fildel under mappene Rapporter overtid og tillegg og Rapporter fravær. Eventuelle feil rettes manuelt i SAP.	Kunde		Poster som ikke er lest inn må følges opp manuelt.

2) Innlesing i bakgrunnskjede
Nr.	AKTIVITET	ANSVAR	KJØREDAG	FREMGANGSMÅTE
1	Kopier malene for innlesing av overtid og fravær	DFØ	Dag 1, Hele klienten	Transaksjonskode SM37 Kopier følgende maler for innlesing av overtid og fravær og erstatt MAL med aktuell periode for eksempel 01.2007. 60n_O1_OVERTID_PROD_MAL 60n_F1_FRAVAER_PROD_MAL 60n_O1_OVERTID_TEST_MAL 60n_F1_FRAVAER_TEST_MAL Varianter som inngår i bakgrunnjobbene må inneholde ordet TEST eller PROD for å skille mellom testkjøring og produktivkjøring.
2	Mottar filer fra kunde til innlesing	DFØ	Pr. kunde	Filer kommer som vedlegg i sak til DFØ via Kundesenter på nett. Hvis det ikke er mulig for kunden å legge ved filer i saken, er det greit å overføre via en annen kanal. OBS: Hvis filen inneholder fødselsnummer skal den ikke sendes via e-post.
3	Klargjør filer til opplasting	DFØ	Pr. kunde	Legges på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur. Se SAP brukerdokumentasjon for mer informasjon.
4	Test opplasting av overtidsfil	DFØ	Pr. kunde	Transaksjonskode YHR_RPTX2010 Velg variant CUS&OPAL01 Kjør i test og kontroller at antall poster som lastes opp stemmer med antall poster på filen. Sjekk også at dato på postene stemmer med periode som filen skal inneholde. Dersom det er feil i fila, for eksempel ansatt nummer mangler, kontakt kunde og be om ny fil. Hvis alt er i orden, gå ett steg tilbake, til utvalgsbildet.
5	Last opp overtidsfil på server og lagre kvittering på DFØ Fildel	DFØ	Pr. kunde	Hak av for Last opp og kjør. (Fortsatt samme transaksjonskode og variant som over) Lagre kvittering i HTML-format på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
6	Test innlesing av overtid - Bakgrunnsjobb O1. (Aktiviteten kan utsettes og tas samtidig med punkt 9, dersom dette er mest hensiktsmessig)	DFØ	Hele klienten	Transaksjonskode SM37 Merk aktuell jobb og frigi umiddelbart 60n_O1_OVERTID_TEST_01.2007
7	Test opplasting av fraværsfil	DFØ	Pr. kunde	Transaksjonskode YHR_RPTX2000 Velg variant CUS&OPAL01 Kjør i test og kontroller at antall poster som lastes opp stemmer med antall poster på filen. Sjekk også at dato på postene stemmer med periode som filen skal inneholde. Dersom det er feil i fila, for eksempel ansatt nummer mangler, kontakt kunde og be om ny fil. Hvis alt er i orden, gå ett steg tilbake, til utvalgsbildet.
8	Last opp fraværsfil på server og lagre kvittering på DFØ Fildel	DFØ	Pr. kunde	Hak av for Last opp og kjør. Lagre kvittering i HTML-format på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
9	Test innlesing av fravær Bakgrunnsjobb F1	DFØ	Hele klienten	Transaksjonskode SM37 Merk aktuell jobb og frigi umiddelbart. 60n_F1_FRAVAER_TEST_01.2007
10	Kontroller resultat av test innlesing overtid	DFØ	Hele klienten	Transaksjonskode SM37 Sjekk resultatene og kontroller at antall poster stemmer med antall poster på filen.
11	Les inn overtid Frigi bakgrunnsjobb O1 med start kl 23:00 Jobben vil starte innlesing av overtid til IT2010 for aktuelle firmakoder på klienten	DFØ	Pr. klient	Transaksjonskode SM37 Merk jobb og frigi med klokkeslett 23:00 60n_O1_OVERTID_PROD_01.2007
12	Kontroller resultat av test innlesing fravær	DFØ	Hele klienten	Transaksjonskode SM37 Sjekk resultatene og kontroller at antall poster stemmer med antall poster på filen.
13	Les inn fravær Frigi bakgrunnsjobb F1 med start neste dag kl 01:00 Jobben vil starte innlesing av fravær til IT 2001 for aktuelle firmakoder på klienten	DFØ	Pr. klient	Transaksjonskode SM37 Merk jobb og frigi med klokkeslett 01:00 60n_F1_FRAVAER_PROD_01.2007
14	Kontroller resultat av bakgrunnsjobb O1	DFØ	Dag 2, Pr. firmakode	Transaksjonskode SM37 Kontroller alle resultatfiler og lagre kvittering på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
15	Kontroller resultat av bakgrunnsjobb F1	DFØ	Dag 2, Pr. firmakode Frist senest 27. hver mnd.	Transaksjonskode SM37 Kontroller alle resultatfiler og lagre kvittering på DFØ Fildel i henhold til vedtatt struktur.
16	For kunder på grunntjeneste: Analysere alle feilmeldinger og rette opp feil.	DFØ		Gjøres av den saksbehandler som har lest inn filen.
17	Informer kunde om at innlesing er avsluttet. Om nødvendig be om tilleggsinformasjon for korreksjon av feil som er oppdaget.	DFØ	Pr. kunde	Påfør antall poster som har feilmelding og som må følges opp av kunde.
18	For delservicekunder: Kontroller kvittering som er lagt ut på DFØ Fildel under mappene Rapporter overtid og tillegg og Rapporter fravær. Eventuelle feil rettes manuelt i SAP.	Kunde		Poster som ikke er lest inn må følges opp manuelt.

1) YHR_RPTX2000 / YHR_RPTX2010– Test (kryssboks for Last opp ikke er merket)

a) Helt blankt skjermbilde med rød feilmelding nede på statuslinja som sier at antall forekomster på fil ikke stemme med kontrollrecord. Kontakt avsender og opplys at antall transaksjoner ikke stemmer og be om å få en helt ny fil. Kasser filen med feil på.

b) Antall poster som lastes opp feilfritt avviker fra poster på fil? Lukk transaksjonene og forsøk en gang til. Hvis ikke det hjelper, dokumenter feilen best mulig og opprett sak til DFØ via Kundesenter på nett.

c) Vær spesielt oppmerksom når du får en bolk på kvitteringslisten med overskrift «Dataposter som er importer til grensesnittet». Hvis man laster opp 2 fraværsfiler for samme firma på den samme dagen, kan de 2 filene få samme referanse nr. Når det står på kvitteringen ved opplasting av fil et antall forskjellig fra 0 på linjen «Poster som er importert til grensesnittet», så betyr dette at alle poster på filen ikke blir importert fordi programmet tror at noen poster er importert fra før. Dette stemmer ikke. Problemet kan løses ved å vente med opplastningen av fraværsfilen til neste dag.

2) YHR_RPTX2000 / YHR_RPTX2010– Produktiv kjøring (kryssboks for Last opp er merket).

Alle uregelmessigheter: Dokumenter situasjonen best mulig. Dersom overskriften Poster importert til grensesnittet dukker eller det kommer poster under Feilmelding må det tas kopi av meldingen. Opprett sak til DFØ via Kundesenter på nett om nødvendig.

a) Poster som listes i CAT6 stemmer ikke med antall poster på fil? Det er trolig en eller flere personer som er sperret. Poster som tilhører disse personene telles ikke med. Gå ut av de personer som er sperret og forsøk på nytt.

b) Andre feil. Dokumenter situasjonen best mulig og opprett sak til DFØ via Kundesenter på nett.

a) Poster som listes CAT6 stemmer ikke med antall poster på fil? Det er trolig en eller flere personer som er sperret. Poster som tilhører disse personene, kan ikke leses inn og telles heller ikke med. Kjør på nytt uten å endre innstillinger. Husk at du også må lagre den siste kvitteringen på DFØ Fildel. Du skal aldri bruke alternativer «Overfør på nytt» uten i dialog med 3. linje.

b) Person har blitt sperret mellom testkjøring og endelig kjøring, se DFØ Brukerdokumentasjon.

c) Har starter innlesing i forgrunn i stedet for i bakgrunn, se DFØ Brukerdokumentasjon.

d) Andre feil. Dokumenter situasjonen best mulig og opprett sak til DFØ via Kundesenter på nett.