Tema som omtales i dette kapittelet
•Andre utbetalinger fra NAV.
•Behandlingsdager i kombinasjon med sykemelding
•Egenmelding etter sykemelding.
•Endringer i grunnlagsdata uten at nytt krav er beregnet.
•Feilregistrert OREF som fører til feil på inntektskontoen PCP0.
•Innlest cremulfil med beløp som ikke er relatert til refusjoner.
•Kompensasjon til arbeidsgiver fra NAV ved dialogmøter.
•Lønnsendring.
•Maksdato sperrer for generering av refusjonskrav.
•Maksdato sperrer for registrering av fravær.
•NAV-kontonummer er endret, men kommer ikke med.
•Negative beløp på oppgjørsrapporten K27.
•Pensjonister på pensjonistvilkår.
•Rekalkulering ved endring av tidligere registrert fravær.
•Sperring av innlesing K27/OREF når man leser inn refusjoner som gjelder seg selv.
•Sykepenger og foreldrepenger er ført mot feil inntektskonto ved innlesing av OREF.
•Sykepenger til personer mellom 67 og 70 år.
•Sykt barn halv dag eller timer.
•Varig lønnsendring i løpet av de siste fire ukene.
Andre utbetalinger fra NAV
Systemløsningen for refusjoner fra NAV dekker ikke alle typer utbetalinger fra NAV, f.eks. gis det ikke systemstøtte for utbetalinger som gjelder dialogmøter, reisetilskudd og lønnstilskudd.
Hva som dekkes av løsningen, se Oversikt refusjoner fra NAV.
Behandlingsdager
Det er spesielle regler for beregning av arbeidsgiverperiode når arbeidstaker har rett på sykepenger under behandling.
Ved denne type fravær anses hver enkelt fraværsdag som en sykefraværsdag/stønadsdag i arbeidsgiverperioden. Det vil si at arbeidstakeren regnes som 100 prosent arbeidsufør den dagen behandlingen gis. Dersom behandlingen gis med mindre enn 16 dagers mellomrom, legges fraværsdagene sammen til en arbeidsgiverperiode.
Ved avbrudd i behandlingen på mer enn 16 kalenderdager eksempelvis på grunn av ferie eller høytidsdager, starter en ny arbeidsgiverperiode.
Det er uttalt at sammenlegging av dager bør tilsvare det antall arbeidsdager arbeidstakeren vanligvis arbeider i løpet av 16 kalenderdager. For en arbeidstaker med vanlig fem dagers uke vil en full arbeidsgiverperiode være 12 behandlingsdager.
Denne praksis benyttes kun i forbindelse med sammenlegging av arbeidsgiverperiode ved enkeltstående behandlingsdager.
Avvik mellom generert krav, og refusjon mottatt fra NAV utlignes på vanlig måte i RECON.
Behandlingsdager i kombinasjon med sykemelding
Arbeidsgiverperiode ved behandlingsdager er 12 dager, men ved kombinasjon med sykemelding skal det beregnes 16 dager.
SAP har standard 12 dager ved behandlingsdager noe som betyr at det søkes for tidlig om refusjon. Dette må justeres ved å utligne kravet på vanlig måte.
Egenmelding etter sykemelding
Egenmelding benyttes som hovedregel innenfor arbeidsgiverperioden, men etter en sykemelding må den ansatte fysisk gjenoppta arbeidet og kan da først benytte egenmelding etter 16 kalenderdager. Ved nytt sykefravær innenfor disse 16 dagene må det fremlegges ny sykemelding for å ha krav på refusjon.
Dersom det registreres og godkjennes egenmelding i de første 16 kalenderdagene vil SAP beregne et krav på bakgrunn av egenmeldingsdagene, noe som blir feil. Når slike krav generes, kan dette utlignes i forbindelse med kontroll og oppfølging av RECON. Denne situasjonen vil fra og med mai 2018 kun oppstå om det registreres egenmeldinger direkte i IT2001. Det er laget kontroller som gjør at ansatt ikke får levert egenmelding fra app eller portal når det er mindre enn 16 dager etter en sykemelding.
Endringer i grunnlagsdata uten at nytt krav er beregnet
Ved endringer i visse grunnlagsdata for refusjon, f.eks. ferie som senere gjøres om til sykemelding, endring i startdato for permisjon, og endret i graderingsprosent på sykemelding mv. - må det genereres nytt krav. Tidligere beregnet krav som ligger i refusjonsclusteret må slettes og det må deretter beregne nytt krav. Sletting i refusjonsclusteret må utføres av DFØ på bakgrunn av en brukerstøttesak fra kunden.
Feilregistrert OREF som fører til feil på inntektskontoen i PCP0
Er OREF registrert med en til-dato som er etter oppstartsdato for refusjonsløsningen vil programmet beregne dette som en inntekt på OREF og postere dette på inntektskontoen. Dersom OREF har en fra- og til-dato som strekker seg over ett eller flere månedsskifter, vil programmet fordele beløpet fra OREF og inntektsføre andelen i hver periode frem til til-datoen. Det vil som oftest være en feilregistrering når til-datoen ligger langt frem i tid. Feilen vil man se i PCP0 og på avstemmingsrapporten, ofte med små beløp. Sluttdato på OREF må korrigeres og det vil bli en rekalkulering ved neste hovedlønn etter at korrigeringen er gjort.
Innlest cremulfil med beløp som ikke er relatert til refusjoner
Virksomhetene har per i dag kun ett bankkontonummer registrert hos NAV. NAV utbetaler alle typer ytelser til dette kontonummeret, f.eks. lønnstilskudd. Da slike ytelser ikke inngår i refusjonsløsningen må virksomheten følge opp og ompostere beløpet på debitor når man blir kjent med at slike innbetalinger er mottatt, senest i forbindelse med avstemming. Se kapittel «Innbetalt refusjon som ikke er generert i SAP for fremgangsmåte.
Lønnsendring
Dersom det har skjedd en endring av lønn (endring av lønnstrinn) for periode som er grunnlag for refusjon, må det først kjøres en ny lønnskjøring med oppdatering dersom det skal tas høyde for denne lønnsendringen.
Maksdato sperrer for generering av refusjonskrav
Dersom kun «maksdato system» er tilgjengelig er det mulig å registrere fravær etter denne dato, men det vil ikke bli generert refusjonskrav, og det vil heller ikke bli vist feilmelding. Dette løses ved å opprette datotype CA eller CB, se IT0041. Korrekt maksdato vil bli oppdatert ved innlesing av neste oppgjørsrapport fra NAV.
Maksdato sperrer for registrering av fravær
Feilmelding som fremkommer når maksdato i IT0041 sperrer for ny fraværsregistrering. Dette løses på ulike måter, avhengig av om registreringen gjelder en pågående refusjonssak med NAV eller ikke.
- Ved en pågående refusjonssak
Legg inn en overstyrt maksdato på gyldig post i IT0041. Benytt datotype CA eller CB. Korrekt maksdato vil bli oppdatert ved innlesing av neste oppgjørsrapport fra NAV.
- Uten en refusjonssak
Opprett en ny post uten maksdato i IT0041. Benytt kopiering av siste gyldige post. Dato for ny post må være før eller samme dag som dato på ønske registrert fravær. Ny maksdato registreres hvis avgrenset rettigheter i henhold til FTL. (Ingen systemstøtte).
NAV-kontonummer er endret, men kommer ikke med
Dersom NAV-kontonr. i IT 0006 er endret etter at man har kjørt MAIN-programmet, får man ikke frem denne endringen ved å kjøre PRINT-programmet på nytt. Man får ikke kjørt MAIN-programmet på nytt for samme periode uten videre.
Dersom man oppdager dette før endelig lønnskjøring er kjørt for måneden, dvs. at man etter å ha endret NAV-kontonr. kjører lønn på nytt, kan man også få kjørt MAIN-programmet på nytt for samme periode. Da vil PRINT-programmet vise nytt NAV-kontonr.
Dersom man oppdager dette først etter at lønnskjøringsperioden er avsluttet og endrer NAV-kontonr. i IT6 etter at MAIN-programmet er kjørt for perioden, må sentralenheten slette aktuell forekomst i clusteret. Deretter kan MAIN-programmet kjøres på nytt for samme periode.
Negative beløp på oppgjørsrapporten K27
Det kan forekomme negative beløp på oppgjørsrapporten K27 i de tilfeller hvor NAV reduserer tidligere refundert krav. Grunnlaget for kravet kan ha endret seg i forbindelse med feil personopplysninger m.v. I noen tilfeller vil negative beløp balanseres opp mot andre utbetalinger på samme oppgjørsrapport, andre ganger vil hele oppgjørsrapporten gå i minus og ende opp med et negativt beløp. Ved negativ K27 vil det ikke komme noen cremulfil fra banken. Se Negativ delsum på oppgjørsrapport fra NAV K27 og eventuelt Manglende Cremulfil fra bank.
Pensjonister på pensjonistvillkår
Det gis ikke systemstøtte for denne type medarbeidere.
Rekalkulering ved endring av tidligere registrert fravær
Ved forlenget sykemelding anbefales det at man registrerer ny post fremfor å forlenge tidligere registrert post. En fraværspost som er endret vil trigge ny beregning, dvs. rekalkulering av refusjonen. Totalt sett vil ikke dette generer noen feil, men virker forvirrende med mange posering pga. at tidligere kalkulert posteringer tilbakeføres og beregnes og posteres på nytt.
Sperring av innlesing K27/OREF når man leser inn refusjoner som gjelder seg selv
Posten havner på feilliste ved innlesing og må registreres manuelt av en annen fagbruker i virksomheten.
Sykepenger og foreldrepenger er ført mot feil inntektskonto ved innlesing av OREF
I noen tilfeller kan man oppleve at innlesing av OREF for sykepenger er blitt postert mot inntekstkonto for foreldrepenger, eller vice versa.
Generelt:
Når krav er generert med lønnart /862 vil OREF postere beløpet på /872
Når krav er generert med lønnart /864 vil OREF postere beløpet på /874
Konklusjon: Alle /86*lønnartene korresponderer med /87* lønnartene.
Eksempel: IT2001, fraværstype 415, tidsrom 10.9 – 11.11
Ved innlesing av oppgjørsrapport fra NAV i januar måned lå OREF med følgende datoer på fila: 12.11-30.11.
På RECON-rapporten for november er kravet generert med /861 og /862 lønnart (Foreldrepenger - variabelt og fast).
Når OREF leses inn i januar klarer ikke SAP å finne korresponderende datoer (se ovenfor), og legger inntekten ut som om det var sykdom.
Sykepenger til personer mellom 67 og 70 år
Personer mellom 67 og 70 år har rett til sykepenger hvis inntekten overstiger to ganger grunnbeløpet. Denne gruppen kan få sykepenger fra NAV i opptil 60 dager. 60-dagersregelen gjelder fra og med dagen etter man fylte 67 år og til og med dagen man fyller 70 år. SAP gir Det er ingen komplett systemstøtte for denne gruppen.
Inntektsskjema vil bli generert på vanlig måte, men systemet håndterer ikke begrensningene på to ganger grunnbeløpet og heller ikke begrensningen på 60 dager.
Problemet kan omgås ved manuelt legge inn deltype CO i IT0041 med 60 trygdedager fram i tid. Når refusjon fra NAV blir lest inn vil korrekt CO-dato bli oppdatert.
Sykt barn halv dag eller timer
I henhold til Folketrygdloven teller refusjonsprogrammet alle tilfeller som hele dager, dvs. at deler av dag også telles som hel dag. NAV gir refusjon etter dag nr.10
Enkelte virksomheter praktiserer uttak av sykt barn på timer eller halv dag. Det vil si at på tilfelle nr. 11, ikke nødvendigvis dag nr. 11, med sykt barn vil det dannes et krav i SAP.
Ved slike tilfeller bør avviket korrigeres i forbindelse med kontroll av mottatte refusjoner.
I PC00_M20_RMB_RECON: marker linjen for kravet og klikk på knappen «avstem». Skriv inn en forklarende tekst i kommentarfeltet.
Varig lønnsendring i løpet av de siste fire ukene
Dersom en arbeidstaker er delvis sykemeldt og delvis i arbeid når inntekten i arbeidsforholdet justeres, skal sykepengene for den del vedkommende har vært i arbeid, ved overgang til hel sykemelding, beregnes etter det nye grunnlaget. Det gjelder selv om det ikke skal beregnes noen ny arbeidsgiverperiode ved endringen av uføregraden.
I slike tilfeller må inntektsskjemaet sendes inn manuelt.
Overstyrt kontering på lønnart OREF
Det tillates ikke å overstyre
kontering på lønnart OREF.
Lønnart OREF for mottatt refusjon, har en noe
begrenset funksjonalitet når det gjelder overstyrt kontering. Overstyrt
kontering har vært veldig lite i bruk for OREF, og siden det av og til vil bli
feil ved bruk av dette, så har vi valgt å sperre for det.