Formål
Å avdekke og behandle negativ sum eller delbeløp på oppgjørsrapport fra NAV K27 som skaper differanser mellom K27 og innbetaling fra bank (cremulfil).
Forutsetning
Virksomheten har mottatt refusjoner fra NAV (cremulfil) og oppgjørsrapport fra NAV K27 er lest inn i SAP.
Fremgangsmåte
Oppgjørsrapport K27
skal være lest inn i SAP før hovedlønn kjøres, normalt mellom den 1. og 7. i
måneden.
For å avdekke eventuelle differanser må totalsum på
K27 sammenlignes med innbetalt beløp (cremulfil).
FBL5N i SAP kan benyttes for kontroll av totalsum på cremulfil.
(Se avstemmingsveiledninger på kundesidene: https://dfo.no/kundesider/regnskapstjenester/prosesser-og-rutiner/rutiner/rutiner-avstemming/)
Ved differanse som skyldes negativ delsum på K27 vil saldo på debitor være redusert med et for høyt beløp og det må da registreres et bilag med debet Fordring fra NAV (debitor) og kreditinterimskonto i SAP. Lønn må gi beskjed til regnskap/økonomi om posteringen i SAP for videre behandling i økonomisystemet. Ved manglende korrigering i SAP vil det oppstå differanse ved avstemming debitor og gjennomganskonti.
NAV vil kunne kreve tilbakebetaling av den negative delsummen. En slik tilbakebetaling vil måtte håndteres fra økonomisystemet.
Korrigering av debitor i SAP må gjøres av DFØ på bakgrunn av brukerstøttesak fra virksomheten
Kunden benytter skjemaet Korreksjon på debitor NAV i SAP som finnes på DFØs kundesider. Utfylt skjema legges ved brukerstøttesaken.
Ved differanse mellom totalsummen på K27 og innbetalt i bank (cremulfil) med årsak i negativ delsum, må saldo på debitor i SAP korrigeres. Det må opprettes en brukerstøttesak til DFØ hvor virksomheten oppgir negativ delsum og hvilken interimskonto som skal korrigeres i SAP. Korrigeringen skal utføres i SAP i den måneden K27 er lest inn og senest innen rapportering til statsregnskapet.
Når DFØ har korrigert debitor vil posteringen overføres fra SAP til økonomisystemet i neste nattkjøring.