Formål
Å oppdatere debitor NAV i SAP manuelt når cremulfil fra bank ikke er lest inn i SAP.
Korreksjoner på debitor NAV i SAP overføres til økonomisystemet ved neste nattkjøring, og oppdaterer da debitor i økonomisystemet slik at banken stemmer, før rapportering til statsregnskapet.
Forutsetning
Virksomheten har mottatt refusjoner fra NAV, men tilhørende cremulfil er ikke lest inn i SAP.
Ved manglende eller feil ved innlesing av cremulfil i SAP vil det oppstå differanse ved avstemming bank i økonomisystemet. Dersom lønn ikke har oppdaget at cremulfil mangler vil slike differanser bli avdekket ved avstemming i økonomisystemet. Økonomi/regnskap bør da rutinemessig gi beskjed til lønn om å korrigere dette før rapportering til statsregnskapet. Alternativt må dette korrigeres midlertidig i økonomisystemet inntil avviket er rettet på lønn.
Fremgangsmåte
Kontroller om kvittering for innlest cremulfil finnes på DFØ Fildel. Dersom cremulfil er lest inn vil dette være postert på debitor NAV i SAP, se transaksjonskode FBL5N. Cremulfil leses inn med bilagsart DZ.
Dersom cremulfil ikke er lest inn må debitor NAV oppdateres manuelt. Endringer på debitor i SAP må gjøres av DFØ og det må da oppgis beløp, dato og arbeidsbankkonto i en brukerstøttesak til DFØ.
En oppdatering på debitor NAV i SAP overføres til økonomisystemet i neste nattkjøring.
Utligning må skje før rapportering til statsregnskapet. Ved manglende utligning i SAP må korrigering gjøres i økonomisystemet, og reverseres når dette senere blir ført i SAP. Utligningen bør gjøres i SAP i den måneden pengene er mottatt og cremulfilen skulle vært lest inn.
Når cremulfil er lest inn med beløp før oppstart, se Innbetalt refusjon som ikke er generert i SAP
Veiledning til fagbruker:
DFØ som skal gjøre posteringer i FI
Transaksjonskode F-02
Legg inn beløp og eventuell tekst.
Fyll ut neste bilagsposisjon med k.nøk og konto (Debitor nr. eller DD).
Fyll ut beløp og eventuell tekst.
Lagre bilaget.
For å kontrollere at motpostbilaget er kontert kan vi hente opp igjen debitor ved å spørre på åpne poster i FBL5N.