Generelt
Dersom man ved fratredelse ikke har oversikt over restferie eller vet hvor mange dager som skal avvikles før siste arbeidsdag, skal det ikke registreres noe på IT2006 – Fraværskvoter i forbindelse med saksgangen for Fratredelse.
Restferien kan gjøres opp seinere, når man er a jour med registrering og har oversikt over hvor mye ferie som skal tas ut i forbindelse med fratredelse.
Når antall dager med restferie ikke stemmer
Ferie omregnes i forbindelse med endring av arbeidstid, se Omregning av feriedager ved endret arbeidstid. Der slik omregning ikke er foretatt (fordi den er feil eller fordi man av en eller annen grunn ikke er enig i antall feriedager til gode ved fratredelse) vil man selv kunne overstyre det antall dager som ligger i systemet og foreta manuell utbetaling av restferie.
Kvoter ved fratredelse
IT2006 påvirker lønn direkte. Dersom man manuelt endrer på kvotetype 30-Betalt ferie eller 31-Betalt ferie over 60 år i forbindelse med fratredelse påvirker dette ferietrekket i juni for det året kvoten gjelder.
Tidsavgrensning av kvotene
Vi anbefaler at alle tidkvoter tidsavgrenses. Bortsett fra tidskvotene 75 Saldo fleksitid, 76 Saldo Reisetid/overtid og 55 Egenmelding.
Kvote 50 Sykt barn, kvote 52 Sykt barn ekstra dager og kvote 63 Tjenestefri senior +62 kan ikke lenger endres ved bruk av blyanten i IT 2006. Dersom kvotene ikke er avgrenset i saksgangen, må knappen for avgrensing benyttes for å sette sluttdato på disse kvotetypene.
Eksempel på tidsavgrensing i IT2006 - Fraværskvoter:
Fratredelse før juni
Her er to alternativer for kvotetypene 30-Betalt ferie og 31-Betalt ferie over 60 år:
Alternativ 1:
(Anbefales)
Kvotetypene for inneværende år endres direkte i IT2006 –
Fraværskvoter til brukte dager.
Fordelen med dette alternativet er at lønnslippen viser bare en linje og at rest dager på lønnslippen som gjelder inneværende år nullstilles.
Alternativ
2:
Kvotetypene for inneværende år forblir uforandret og ubrukte dager
kompenseres via IT0416 – Kompensasjon for tidskvote og kompensasjonsregel 0001
Utbetaling rest feriedgr.
Fordelen med dette alternativet er at det blir lik behandling uansett når på året man slutter. Antall dager i IT2006 - Fraværskvoter blir uforandret. Ulempen er at lønnslippen får en pluss/minus postering hvor forskjellen er brukte dager.
Fratredelse i juni og frem til feriepengeoppgjøret i juni
Her er to alternativer for kvotetypene 30-Betalt ferie og 31-Betalt ferie over 60 år:
Alternativ 1:
(Anbefales)
Kvotetypene for inneværende år endres direkte i IT2006 -
Fraværskvoter til brukte dager.
Alternativ
2:
Kvotetypene for inneværende år forblir uforandret og ubrukte dager
kompenseres via IT0416 – Kompensasjon for tidskvoter og kompensasjonsregel 0001
Utbetaling rest feriedgr.
Eksempel
1:
Ved kvotegenerering fikk ansatt tildelt 25 feriedager.
Ansatt har brukt 0 feriedager av årets feriekvoter.
Ved bruk av alternativ 1 endres kvoten direkte til 0 (null) i IT2006 – Fraværskvoter. Feriepenger opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet.
Ved bruk av alternativ 2 gjøres dette da ved at 25 feriedager kompenseres via infotype IT0416 - Kompensasjon for tidskvote, og kompensasjonsregel 0001 Utbetaling rest feriedgr. Feriepengene opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet.
Eksempel
2:
Ved årets kvotegenerering fikk ansatt tildelt 25 feriedager.
Ansatt har brukt 2 feriedager av årets kvoter.
Ved bruk av alternativ 1 endres årets kvote direkte til 2 feriedager i IT2006 – Fraværskvoter. Feriepenger opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet.
Ved bruk av alternativ 2 gjøres dette ved at 23 feriedager kompenseres via infotype IT0416 - Kompensasjon for tidskvote og kompensasjonsregel 0001 Utbetaling rest feriedgr. Feriepengene opptjent i fjor går til utbetaling uavkortet.
Ved både alternativ 1 og alternativ 2 så kan ferietrekk på 2 feriedager, uten endelig registrert sluttoppgjør, oppnås via IT0015 – Variable tillegg og lønnart OSLU med verdi 4 i beløpsfeltet.
Ferietrekk på 2 feriedager kan også oppnås ved bruk av lønnart 1211 (IT0015). Se under Sluttoppgjør foretas sammen med feriepengeoppgjøret i juni.
Fratredelse etter feriepengeoppgjøret i juni
Her er finnes kun et alternativ for kvotetypene 30-Betalt ferie og 31- Betalt ferie over 60 år:
Alternativet er: at ubrukte dager kompenseres via IT0416 Kompensasjon for tidskovte og kompensasjonsregel 0001 Utbetaling rest feriedgr.
Husk: Det skal aldri endres på kvotetype 30 Betalt ferie eller 31 Betalt ferie over 60 år i forbindelse med fratredelse dersom korrekt ferieberegning/ junilønn er foretatt da dette vil føre til rekalkulering. Både kvotetype 30 Betalt ferie og 31 Betalt ferie over 60 år inngår i lønnsberegningen, og endres kvotene endres forutsetningene for ferieberegningen. Man kan derfor ikke endre feriekvoter i IT2006 med mindre kvotene er feil og at man derfor ønsker at junilønn også skal korrigeres.
Finner man ut at antall restdager med ferie med lønn er feil, kan man ikke korrigere kvote 30 Betalt ferie eller 31 Betalt ferie over 60 år direkte i IT2006 etter at junilønn er kjørt.
Dersom antall restdager med lønn er for lavt i forhold til det antall dager den ansatte skulle hatt, må man legge inn ønsket antall dager med kvotetype 32 Ekstra ferie beregnet.
Kvotetype 32 er opprettet som en hjelpekode i situasjoner hvor restkvotene i SAP er feil, men uten at kvoten leses av lønnsberegningen.
Redusering/utbetaling av restdager og saldoer
Skal antall feriedager eller seniordager til rest reduseres/utbetales må dette gjøres på IT0416-Kompensasjon for tidskvote. Denne infotypen har forskjellige subtyper for å redusere kvoter til rest, det finnes subtyper som reduserer med eller uten utbetaling:
0001- Utbetaling rest feriedg. Benyttes for utbetaling av feriedager tilgode.
0002- Utbetaling rest seniordg. utbetaler seniordager til gode på kvote 63. Skal ikke utbetales ved sluttoppgjør.
0003-Sluttoppgjør ved død brukes ved oppgjør av dager ved død. Se også Sluttoppgjør ved dødsfall.
0004- Etatspes.Sen. HTA 7.5.9 utbetaler eventuelle etatsspesifikke seniordager til gode på kvote 62. Skal ikke utbetales automatisk ved sluttoppgjør (kun hvis det foreligger en avtale om det).
Z001- Red. rest ferie u/utbet. benyttes ved feilretting, når antall feriedager er for høyt i forhold til det antall restdager den ansatte skulle hatt.
Z007- Red. rest senior u/utbet. benyttes for å redusere antall seniordager tilgode på kvotetype 63 (uten utbetaling).
Z008- Red. etat-spes. u/utbet. benyttes for å redusere antall seniordager til gode på kvotetype 62 (uten utbetaling).
Ved sluttoppgjør, er det gjerne noen saldoer som skal nulles ut og utbetales. Saldoer justeres via IT2012-Tidsoverføringsdata og utbetales via IT2010-Godtgjørelsesposter.
0005 – Justering fleksisaldo. Negativt fortegn for ved positiv saldo og ingen fortegn ved negativ saldo på sluttidspunkt. Fra- og til-dato skal være lik. I noen få tilfeller vil det være aktuelt å utbetale saldoen via IT2010.
0410 – Justering overtidssaldo. Negativt fortegn for ved positiv saldo og ingen fortegn ved negativ saldo på sluttidspunkt. Fra- og til-dato skal være lik. Legg inn aktuell lønnart i IT2010, med det antall timer som skal utbetales.
Opplysninger om fraværskvoter til overføring
Virksomheter som ønsker at opplysninger om fraværskvoter skal overføres til mottakende virksomhet, kan benytte lønnsskjema «Opplysninger om fraværskvoter».