Generelt:

•     Sjekklistens formål er å sikre riktig ferieoppgjør i juni. Listen er delt i 2 deler. Første del utføres før første lønnskjøring. Andre del utføres i kontrollperioden for hovedlønni juni.

•     Aktivitetene skal utføres i nummerrekkefølge.

•     Listen gir en oversikt over hjelpemidler man har til rådighet. Den enkelte virksomhet må selv vurdere hvilke kontroller/korrigeringer som må utføres for å få riktig juni lønn.

•     Vedr. sikringsbestemmelsen: Se Statens personalhåndbok kap. 16.5.5 - Utbetaling og beregning av feriepenger (Regjeringen.no).

Endringer fra forrige liste:

•     Oppdatert punkt 1.1 – fratrer i juni.

•     Fjernet punktet om kontroll av ansatte som har fått høyere lønn før juni lønn. Disse fanges opp i kontrollperioden pkt. 2.2

•     Små justeringen og spesifisering av input til rapporter.

Forberedelser som kan gjøres før juni lønn

Nr.

Aktivitet

Kommentarer/Frist

Fremgangsmåte

1.1

Kontroller feriekvoter

I løpet av mai

Det er nok å kontrollere årets kvotetype 30 og 31 i IT2006

Status pr 01.06. er avgjørende for ferietrekket i juni

Transaksjonskode

YHR_FRAV10

Variant CUS&OPAL01

Varianten er satt opp til å kjøres for inneværende år og viser ansattes feriekvoter.

Kontroller feriedager i kolonnen antall. Se etter avvik og åpenbare feil. F.eks. ansatte som har vært tilsatt lenge og som ikke har full ferie.

Denne rapporten kan også benyttes som utgangspunkt for de videre kontrollene.

Her er forslag til hva som bør kontrolleres under punkt 1.1. (listen er ikke uttømmende)

•     Identifiser ansatte ved hjelp av foreslått transaksjonskode.

•     Simuler juni lønn for å sjekke den ansattes feriepengedekning.

•     Kvoten korrigeres ut fra hva den ansatte har feriepengedekning til.

Kontroller ansatte som

nylig har hatt en endring i stillingsprosent

S_L9C_94000095 (oversikt over saksganger)

Rapporten kjøres for aktive ansatte for perioden 01.12. forrige år til 31.12. inneværende år.Type saksbehandling:

S3 for DFØ HR kunder

94 for de som ikke benytter DFØ HR

Det kan eventuelt kjøres en ad-hoc spørring for å identifisere ansatte med endring i dellønnsprosent i IT 0008.

er i ulønnet permisjon (hel og delvis) i juni

YHR_FRAV, variant CUS&OPAL13
(Permisjoner u/lønn)

Rapporten kjøres på aktive ansatte for perioden 01-30.06.

Ansatte i hel permisjon i juni: Som hovedregel skal det ikke trekkes for ferie når den ansatte ikke mottar lønn. Dette for å unngå negativt opptjente feriepenger. Kvoten skal derfor settes til 0 dager for ansatte som er i hel permisjon. Unntak er dersom den ansatte har avviklet ferie før permisjonsstart eller kommer tilbake i arbeid i løpet av ferieåret. Kvoten kan da settes til det antall dager som er avviklet før permisjonsstart og/eller det antall dager som det er avtalt at den ansatte skal avvikle ved tilbakekomst til arbeid. Det siste forutsetter at den ansatte har feriepengeopptjening resten av året som utligner de negativt opptjente feriepengene i juni.

Ansatte i delvis permisjon: Ansatte skal ikke trekkes i lønn for mer enn det vedkommende har feriepengedekning til. Sjekk om antall dager på kvoten må justeres.

hadde foreldrepermisjon med 80% dekningsgrad i opptjeningsåret

YHR_FRAV

Rapporten kjøres for periode 01.01. - 31.12. foregående år, med permisjonskode 415.

Ansatte som har hatt 80% dekningsgrad i opptjeningsåret har ikke rett på sikringsbestemmelsen.

hadde permisjon uten lønn pga militær-/siviltjeneste foregående år

YHR_FRAV

Rapporten kjøres for periode 01.01. - 31.12. foregående år, med permisjonskode 310 og 330.

Ansatte som er tilbake i arbeid kan ha rett til å få oppjustert sine opptjente feriepenger. Ref Lov om ferie §10 (5).

Dersom dette ikke ble ivaretatt til 13.kjøring foregående år (ref. sjekkliste 13. kjøring), kan justeringen gjøres nå.

Evnt beløp for justering må regnes ut og registreres i SAP.

fratrer i juni

S_PH9_46000223 (tiltredelser og fratredelser)

Kjør rapporten med periode «annen periode». Sett inn fratredelsesdato 01-30.06 inneværende år.

Kvoten korrigeres til 0 dersom det ikke skal avvikles ferie. Korriger eventuelt til det antall dager som er avviklet/skal avvikles før fratredelse.

har fungering i juni

Lag en ad-hoc spørring (S_PH0_48000513) med info fra infotype 0509 - Fungering.

Kjør rapporten for aktive ansatte i juni måned.

Fra IT0509: Ta med første og siste gyldighetsdato, samt lønnart.

Sjekk at korrekt lønnart er registrert i IT0509. Se Registrering av fungering via PA40 for beskrivelse av lønnarter

er tildelt kvote 31

Skal den ansatte trekkes for full kvote?

Skal ansatte over 60 år informeres om muligheten til å motsette seg avvikling av dager den ansatte ikke har feriepengedekning til?

1.2

Kontroller ferieomregning

I løpet av mai

For å kontrollere om en ansatt har riktig kvote, sjekk IT2006. Det skal være nye poster på IT2006 med samme f.o.m. dato som endringen i IT0007

Dette gjelder kun ansatte som har endret antall arbeidsdager pr. uke

Ferieomregning må foretas manuelt på ansatte med dummy arbeidsplaner og ved varige stillingsendringer

Transaksjonskode

YHR_FERIEOMREGNING

Foreta testkjøring

Registreringsdato:

F.o.m. dato = dato for tildeling av årets feirekvoter utført av DFØ

T.o.m. dato = dagens dato

Kjør rapporten i test (ingen oppdatering)

1.3

Foreta ferieomregning for ansatte som har endret arbeidstid, men som ikke er omregnet

I løpet av mai

Rapporten benyttes kun produktivt ved midlertidige stillingsendringer

Transaksjonskode:

YHR_FERIEOMREGNING

Foreta produktiv kjøring

Ta kun med aktuelle ansatte som ikke allerede er behandlet

Kjør rapporten med direkte oppdatering

Noter dato for kontroll og oppdatering. Se punkt 2.1

1.4

Opptjeningsland for feriepenger (deltype 1302 infotype 3363) opptjent i utlandet forrige år

Transaksjonskode:

PC00_M99_CWTR

Velg variant CUS&OPAL5E ansatte m deltype 1302_IT3363.

Gjelder ansatte som hadde opptjening av feriepenger i utlandet forrige år. For disse må deltype 1302 registreres i infotype 3363 (se IT 3363 deltype 1302).

2.1

Foreta ferieomregning for ansatte som har endret arbeidstid etter dato for utføring av punkt 1.3

Så snart lønnskjøring er kjørt første gang

Transaksjonskode:

YHR_FERIEOMREGNING

Foreta testkjøring og deretter produktiv kjøring

Kjør rapporten for den perioden det ikke er foretatt ferieomregning for. Se punktene 1.2 og 1.3

2.2

Identifi­sere ansatte med avvikende ferieoppgjør

Så snart lønnskjøring er kjørt første gang

Transaksjonskode: PC00_M99_CWTR

Velg variant CUS&OPAL77

Kjør ut oversikt over feriepenger og ferietrekk for alle ansatte

Lagre filen. Den skal benyttes i utførelsen av punktene 2.3 - 2.5

2.3.

Kontroller alle ansatte som har "negativt ferieoppgjør"

Negativt ferieoppgjør betyr at feriepengene ikke dekker feriedagene med lønn.

Har ansatt fått for mange feriedager med lønn? Skulle sikringsbestemmelsen ha slått til?

Manuell kontroll på enkelt­personer som har fått negativt ferielønnstillegg i Excel-arket

Kontroller lønnsslippen for juni lønn mot grunnlagsdataene

2.4

Kontroller ansatte med “null i ferieoppgjør”

Null i ferieoppgjør skyldes at sikringsbestemmelsen har slått til. Sjekk at det er riktig at den skal slå til.

Ansatte som har hatt ulønnet fravær (gjelder ikke ferie) i opptjeningsåret har ikke rett på sikringsbestemmelsen.

Vær spesielt oppmerksom på dem som ble ansatt i opptjeningsåret. Disse har ikke full opptjening.

Manuell kontroll på ansatte som har fått null i ferielønnstillegg i Excel-arket

Kontroller lønnsslippen for juni lønn mot grunnlagsdataene.

2.5

Kontroller alle ansatte med “høye beløp”

Kan for eksempel skyldes at ansatt ved en feiltagelse ikke har fått tildelt feriekvote i det hele tatt

Manuell kontroll på ansatte som har høyt ferielønnstillegg i Excel-arket

Kontroller lønnsslippen for juni lønn mot grunnlagsdataene

2.6

Korriger alle feil

Innen utgangen av kontrollperioden

Sjekk at ferietrekket ikke overstiger feriepengene med mindre det er tilsiktet

Korriger kvote­type 30 og 31 i IT2006 og opptjeningsinformasjonen i IT0015

Simuler juni lønn på nytt for ansatte det er foretatt endringer på.