Formål
Ved delvis opptjening beregnes antall feriedager som opptjente feriepenger foregående år dividert på satsen for trekk i lønn for 1 feriedag.
Dette er den beregningsmåten som anbefales i Statens personalhåndbok (SPH) og den beregningsmåten som benyttes i SAP.
Denne beregningen skjer imidlertid i januar. Dersom en ansatt får lønnsendring fra januar til juni kan det skje at ferietrekket blir større enn opptjente feriepenger.
I noen tilfeller skal da vanlig regulativlønn utbetales i stedet for ferieoppgjøret, i andre tilfeller ikke. Ansatte med høyere trekk enn utbetalte feriepenger må derfor kontrolleres. Er det sikringsbestemmelsen som ikke har slått til eller har den ansatte fått for mange feriedager med lønn.
Det er laget en rapport som kan hjelpe saksbehandler å finne ut hvem som vil få et ”negativt ferieoppgjør”, null i ferieoppgjør eller ferieoppgjør med høye beløp.
Rapporten er kun et hjelpemiddel til å finne personer som må kontrolleres. Rapporten korrigerer ingen data.
Forutsetning
Hovedlønn i juni måned må være kjørt med oppdatering for at rapporten skal virke. Rapporten viser hvem som i denne perioden vil få større ferietrekk enn hva feriepengene vil dekke.
Riktig kjøretidspunkt er dag 2 og 3 i lønnskjøringen for juni.
Transaksjonskode
PC00_M99_CWTR
Velg variant CUS&OPAL77 – Feriepenger og –trekk – juni
Sett inn riktig lønnsavregningsgruppe (2 steder) og la i periodeutvalget stå juni måned eventuelt aktuell periode.
Utfør
Klikk 
Utfør
Du får opp en rapport som viser utbetalte feriepenger sammen med ferietrekket for hver enkelt ansatt. Antall feriedager som det trekkes for, vises i egen kolonne.
Overfør rapporten til Excel
Hensikten med rapporten er å finne hvem som har større trekk enn feriepenger. Dette gjøres lettest ved å behandle tallene i Excel. Bruk følgende framgangsmåte.
Velg Liste og Eksporter til Regneark.
Det kommer opp en dialogboks.
Velg Save.
Det kommer opp en ny dialogboks ved lagring.
Velg Tillat.
Excel åpnes og dataene overføres direkte.
Husk å lagre Excel-arket.
Sett på delsammendrag
Nå skal du merke hele arket ved å klikke i den grå ruta til høyre for kolonne A, ovenfor linje 1.
Velg nå Data og deretter Delsammendrag.
Da skjønner Excel at du ønsker at det ved hver endring i Ansattnr skal bruke funksjonen for Summer og at det er kolonnen Beløp som skal summeres.
Hvis innstillingen er som i eksempelet, klikk på OK.
Velg trykk-knapp 2.
Sett på filter
Det er hensiktsmessig å sortere de ansatte etter beløpets størrelse.
Gå til verktøylinjen-linjen i Excel og velg Hjem og deretter Filtrer.
Det legger seg da inn en nedtrekksmeny for hver kolonne i Excel-arket. Klikk på pilen/nedtrekksmenyen i kolonnen Beløp:
Finn negative ferieoppgjør
Velg alternativet Sorter fra minste til største.
Personer med negativt ferieoppgjør legger seg nå øverst i Excel-arket. Dette er de personene som skal kontrolleres.
Klikk på plusstegnet foran ansattnummeret på de som har negativt beløp:
Du får da fram detaljer, inkludert navn på de ansatte dette gjelder.
Finn «null» i ferieoppgjør
Her må du sjekke om sikringsbestemmelsen skal slå til, eventuelt sjekke hvorfor den ikke gjør det. Se Ansatte med junilønn i stedet for feriepenger. Ferieoppgjøret vises i Excel-arket som «Null»-oppgjør.
Klikk på plusstegnet foran ansattnummeret på de som har «null» i ferieoppgjør. Bruk filteret i kolonnen Lønnart og velg lønnart «OFP1» (Diff. Lønn/feriel)".
Finn ferieoppgjør med høye beløp
Klikk på nedtrekksmenyen i kolonne Beløp og velg alternativet Sorter fra største til minste:
Den person med høyest ferieoppgjør listes nå først. Sjekk at det er logisk at beløpene skal være så høye for de ansatte som får størst utbetaling.
Korreksjon
Her må man sjekke om sikringsbestemmelsen skal slå til, eventuelt sjekke hvorfor den ikke gjør det, se Ansatte med junilønn i stedet for feriepenger.
Alternativt må antall feriedager med lønn reduseres slik at personene at trekket er lavere enn feriepengene. Gå til lønnslippen for personene det gjelder. Der ser du dagsatsen som vil bli benyttet på junilønn.
Beregn korreksjonen. Endre antall feriedager ved å redusere feriedager med lønn med ønsket antall og å øke feriedager uten lønn tilsvarende. Se Oppretting av ferie- og fraværskvoter som er feil.