Formål
Veiledning til å utarbeide intern sykefraværsstatistikk.
Alle arbeidsgivere plikter ihht. Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom, å ha oversikt over sykefraværet. Oversikten skal være tilgjengelig i virksomheten.
Rapporten dekker NAVs veiledning for føring av kvartalsvis statistikk over sykefravær: Nav.no
I tillegg gir rapporten tilleggsinformasjon om fravær, samt muligheter for sortering og summering av data på litt ulike måter.
Forutsetninger
Det er viktig at alt fravær er registrert i SAP for den perioden du skal rapportere for. Dette gjelder alle fraværstyper og alle ansatte.
Endelig rapport bør derfor ikke tas ut før et godt stykke ut i påfølgende måned.
For virksomheter som leser inn fravær fra eksternt tidsregistreringssystem må man også ta hensyn til innlesingstidspunktet.
Husk at det også gjøres en del endringer tilbake i tid både når det gjelder fravær og arbeidsforhold, resultatet kan derfor endres ved kjøring av ny rapport for en gammel periode.
Transaksjonskode
YHR_SYKESTAT – Rapport
over sykefravær 
Varianter for utvalg
Følgende standardvarianter er satt opp:
CUS&OPAL01 – Beregning pr
org.enhet
CUS&OPAL02 – Beregning pr
kostnadssted
CUS&OPAL03 – Beregning pr
person
CUS&OPAL04 – Beregning pr person,
timelønnede
De 2 første variantene gir deg en ferdig rapport hvor sykefraværsprosenten er beregnet.
De to siste variantene gir rådata pr. person som kan bearbeides videre til en ferdig rapport.
Pass på at de ønskede MG/MUG-grupper er ekskludert/inkludert i den varianten du velger. Timelønnede er ekskludert i CUS&OPAL01-03.
Vær også obs på ansatte som evt skal ekskluderes fra rapportgrunnlaget, se Sykefravær – kontroll og manuell tilpasning under punktene Ansatte uten rett til lønn under sykdom og Ansatte med lange permisjoner.
Evalueringsperiode
Skriv inn rapporteringsperiode. Den må være minimum 1 og maksimum 12 kalendermåneder. Det må være hele måneder, skriver du inn den 29. mai vil systemet endre dato til den 31.5. når du trykke Enter eller Utfør (F8).
Det ligger flere standard valg for periode i nedtrekksmenyen i feltet, men kun Aktuell måned, Aktuelt år og Annen perioden kan velges for denne rapporten.
Kjøring for deler av organisasjonen
Du kan velge å kjøre rapporten kun for noen deler av organisasjonen ved å velge Organisasjonsenhet(er) i knappen for Org.struktur. Dette utvalget bestemmer hvilke enheter som skal beregnes. Adgangskontrollen bestemmer hvem du får lov til å se. Se også Brukere uten tilgang til hele organisasjonen.
Ved filtrering kan du bestemme hvem du ønsker å se og hvem du vil skjule i resultatet. Se Varianter, oppsett og filtrering.
Ved bruk av knappen Org.struktur, sett hake i de org.enheter du vil ha med i resultatet, se eventuelt Mer om utvalg ut fra organisasjonsstrukturen. Du bør ikke bruke denne metoden dersom du har hyppige endringer i organisasjonen i rapporteringsperioden.
Dersom du skal kjøre rapporten for deler av organisasjonen anbefales at du bruker variant CUS&OPAL03 og filtrerer i resultatet for å få fram det resultatet du ønsker. Du vil da få med alle personer som du har tilgang til i resultatet.
Ikke bruk knappen Utvalgsfelt på verktøylinja i bestillingsbildet.
Den virker ikke etter hensikten i denne
rapporten.
Knappen Org.struktur kan benyttes, men det er ikke alltid den beste måten å beregne deler av organisasjonen på.
Beregning pr. kostnadssted
Dersom du vil rapportere fravær pr. kostnadssted, bruk variant CUS&OPAL02. Du kan også velge å rapportere kun på ett eller noen få kostnadssteder.
Det må være hake i kryssboksen «Ta med konteringsdimensjoner» for at beregning pr. kostnadssted skal fungere. Det samme gjelder for at sortering etter kostnadssted skal fungere.
For de fleste kunder består K-element 6 i SAP av firmakode + kode, eksempel 1000_123456. Dersom du vil ha med firmakode i uttrekk av K-element 6, huk av «Ta med firma K-element 6».
Meldinger ved kjøring
Ved kjøring kan det oppstå feilmeldinger (Error), samt varsler om mulige feil (Warning).
Ansatte med feilmeldinger merket med Error er utelatt fra rapportresultatet og må rettes. Rapporten må kjøres på nytt etter at feilen er rettet.
Meldingene kan se slik ut:
For å få fram selve
rapporten klikk på grønn «tilbakepil» 
Se Meldinger og feilretting. For ytterligere informasjon om feilmeldingene.
Rapportresultat
Variantene CUS&OPAL01 og 02 gir ferdige rapporter og her kan resultatet se slik ut:
Merk at det er egne oppsett for de enkelte utvalgene. Disse heter CUS&ORGxx for beregning pr. organisasjonsenhet og CUS&KOSTxx for beregning pr kostnadssted.
For variant CUS&OPAL03 kan rapportresultatet se slik ut:
Her heter oppsettene CUS&PERSxx for beregning pr. person. Vær nøye med å velge riktig oppsett. Å bruke oppsett på tvers av utvalg gir ikke alltid mening.
For mer informasjon, se Oppsett/visningsvarianter.
Fargekoder ved beregning pr. person
Grønn farge:
Egenmelding, både antall og
dager.
Gul farge: Sykemelding fra lege, både antall og
dager
Mørkere blå:
Sumkolonner.
Dager
egenmelding: 1-3 dager +
4-16dager.
Dager legemeldinge: 1-3 dager
+ 4-16 dager + over 16 dager
Sum sykedager: Dager egenmelding +
dager sykemelding
Krav til beregning
Utgangspunktet for alle beregninger i denne rapporten finnes i «NAVs veiledning for føring av sykefravær og fravær ved barns sykdom». Veiledningen gir ikke en fullgod beskrivelse av alle beregninger og DFØ har derfor lagt til flere behandlingsregler for å gjøre tallmaterialet mer anvendelig for intern rapportering i virksomheten.
Fra NAVs veiledning
Avtalte dagsverk = driftsdager (antall virkedager) i perioden multiplisert med dellønnsprosent i IT0008, eventuelt IT0509.
Feriedager reduserer avtalte dagsverk i perioden. At ferie reduserer avtalte dagsverk medfører at ansatte kan ha ulikt antall avtalte dagsverk. Dette blir mest synlig i 3. kvartal.
Faktiske dagsverk = driftsdager med fratrekk av fravær som kommer fram i rapporten (feriedager, sykefravær og annet fravær).
Tilfeller kan være en eller flere registrerte linjer i IT2001. Flere etterfølgende fravær av samme type skal telles som ett tilfelle.
Antall tilfeller betyr «nye» tilfeller i rapporteringsperioden. Sykemelding i perioden 22.2-7.3. telles som 1 (nytt) tilfelle på 7 dager i februar og som 7 dager, men ingen (nye) tilfeller i mars.
SAP klarer ikke å slå sammen etterfølgende fravær på samme kode når det er hull i registreringen pga. fridager, faste fridager eller Helligdager. Det som egentlig skal telles som ett fravær kan i slike tilfeller bli talt som flere. Antall dager påvirkes ikke at antall i slike tilfeller blir for høyt.
Fraværsdager = antall driftsdager fraværet varer multiplisert med den enkeltes deltidsprosent. For en person som er ansatt i 80 % skal en egenmelding framkomme som 0,8 dager mens den for en tilsatt på full tid vil framkomme som 1,0 dag. Ved delvis fravær skal antall fraværsdager i tillegg multipliseres med fraværsprosenten slik at 80 % sykemelding for en ansatt i 80 % vil vises som 0,64 dager.
Sykefravær over 8 uker betyr «herav over 8 uker». Når et tilfelle varer over 8 uker skal både 1 tilfelle og antall fraværsdager føres opp både under «mer enn 16 dager» og «herav over 8 uker».
Sykefravær i
prosent beregnes som:
Total antall sykefraværsdager x 100/avtalte
dager.
Hvilke fraværskoder som skrives til hvilke kolonner avledes fra gruppering av fraværskoder i tabell V_T5VA5. Kunder har ikke selv tilgang til å slå opp i denne tabellen.
Beregninger ut over NAVs veiledning
Det er lagt inn kolonner for feriedager og antall sykefraværsdager i perioden for lettere å kunne kontrollere beregningen. Dellønnsprosent fra IT0008 og IT0509 ligger i en egen kolonne, fradato og tildato vises også.
Personer med flere stillinger vises med en linje pr stilling. En person kan dermed listes i ulike org.enheter med aktuell periode og prosent.
Personer med splittet kontering framkommer med en linje pr linje i IT0027 med aktuell periode og prosent. Samme person kan dermed liste under ulike kostnadssteder. Alle K-elementer i SAP listes i rapporten.
Antall sykefraværsdager korrigeres når sykemelding overlapper en delvis permisjon. Eksempelvis vil en person med 20 % delvis permisjon og 100 % sykemelding framkomme med 80 % sykefravær i rapporten.
Når fraværsårsak ikke kan bekreftes
Kode 998 - Lederført fravær er en unøyaktig beskrivelse, og da dette ikke nødvendigvis er et sykefravær er koden ikke inkludert i rapporten.