Varianter
Det er satt opp 4 standardvarianter for beregning av sykefraværsprosent - pr. organisatorisk enhet, kostnadssted eller person.
Oppsett/visningsvarianter
Navn på oppsett i denne rapporten avviker litt fra de fleste andre rapporter. Følgende oppsett er tilgjengelige:
Oppsett som starter med CUS&KOSTxx gir kun mening sammen med variant CUS&OPAL02 – Beregning pr kostnadssted.
Oppsett som starter med CUS&ORGxx gi kun mening sammen med variant CUS&OPAL01 – Beregning pr. orgenhet.
De to siste oppsettene som starter med CUS&PERSxx brukes for de to siste variantene som begge foretar beregning pr person.
Vi antar at oppsettene vil endres noe når rapporten har vært i bruk en tid. Oversiktene over kan derfor avvike fra de oppsettene du ser på din skjerm.
Filtrering
Ved å angi Org.struktur bestemmer du hvem som skal beregnes. Adgangskontrollen bestemmer hvem du får lov til å se. Ved filtrering kan du bestemme hvem du vil se. Får du personer i resultatet som du ikke vil ha med kan du skjule dem med filtrering.
Filtrering er trolig den beste måten å identifisere og behandle grupper av ansatte på. For noen av oppsettene er det satt opp egne varianter for filtrering. De har samme kode som den varianten det hører til - med en F bak. Variantene CUS&PERS06 og CUS&PERS06F er altså identiske med unntak av at den siste er forberedt for filtrering.
Noen personer får flere linjer pga. flere stillinger eller splittet kostnadstilordning. Når vi skal sortere eller filtrere i rapportresultatet er det viktig at vi kjører rapporten uten begrensninger slik at vi får fram alle linjene som finnes. Etterpå sortere vi linjene etter ønsket egenskap.
Filtrering i rapportresultatet har den fordelen at du kjører rapporten en gang, noe som kanskje tar flere minutter. Etterpå kan du veksle fram og tilbake mellom ulike oppsett/filter i løpet av sekunder.
Merk: Du kan ikke bruke filtrering ved beregning pr. org.enhet eller pr. kostnadssted (standardvariantene CUS&OPAL01 og 02). Dette er fordi her foretas beregninger av sykefraværsprosent ved kjøring og om du etterpå skulle ønske å skjule en enhet eller et kostnadssted vil data fortsatt inngå i sykefraværsprosenten.
Filtrering på alder
Vi ser først på sykefravær og alder. Vi kjører rapporten med variant CUS&OPAL03 – Beregning pr person. Endre oppsett til CUS&OPAL06 - Sortering etter alder
De ansatte sorteres etter alder. Sorteringen er synkende.
Det ligger en sumlinje på toppen med summering av tilfeller og antall dager, men sykefraværsprosenten kan ikke summeres.
I dette tilfellet har vi ingen ansatte over 60 år. Vi lurer på om sykefraværsprosenten for aldersgruppen 50 - 60 avviker fra sykefraværsprosent i virksomheten totalt.
Endre oppsett til CUS&PERS06F – Sortering etter alder for filtrering.
Det kan skje at personer ikke lenger er synlige. Det skyldes at det ikke finnes tilfeller i rapportresultatet ditt som tilfredsstiller kriteriet som ligger i filteret.
Klikk på symbolet for
filtrering 
.
Du ser at alder første dag i rapporteringsperioden ligger i kolonne for filterkriterier. Klikk på symbolet for filtrering som ligger nede i bildet, under Kolonneliste.
Forslaget til sorteringskriterium, som altså ikke stemmer med behovet, endres til den gruppen vi vil se på, fra 50,0 til 59,9.
Trykk Enter eller klikk på grønn hake.
Du får opp alle ansatte mellom 50 og 60, avtalte dager og sykedager.
Utvid kolonne for sykefravær slik at du får fram formelen.
Beregn sykefraværs-% manuelt for denne aldersgruppa, i eksempelet 80 x 100/712,80 = 11,223.
Sykefraværs-% for hele virksomheten finner vi ved å kjøre varianten CUS&OPAL02 – Beregning pr. orgenhet.
Dersom du vil sjekke en annen aldersgruppe, gjenta prosessen med andre filterverdier for alder. Klikk på filtersymbolet igjen og skriv inn aldersgruppe 40 - 44,9.
På grunn av ulike ønsker om hvordan gruppering etter alder skal skje, samt at det ikke er gitt føringer fra staten sentralt har DFØ valgt å ikke låse grupperingene. Den enkelte bruker må derfor ta stilling til hvordan gruppering etter alder skal være.
I prinsippet kan du bruke filtrering på alle kolonner. For noen av oppsettene er det som sagt forberedt et eget oppsett som slutter med F for filtrering. I en del tilfeller er dette raskere og enklere enn overføring til Excel og behandling der.
Filtrering på avdeling eller på en annen gruppe org.enheter
Et annet område hvor du kan ha nytte av filter er ved rapportering pr. avdeling.
Avdeling er ikke et begrep i SAP, kun en beskrivelse på en organisatorisk enhet. Normalt vil en avdeling være en org.enhet som er overordnet flere andre org.enheter, men ikke alltid. Avdeling er heller ikke et entydig begrep i staten. Noen steder brukes begrepet for de enhetene som ligger rett under toppleder, andre steder brukes begrepet om enheter lenger nede i organisasjonen. Noen virksomheter bruker ikke begrepet i hele tatt.
Den enkelte bruker må derfor selv ta stilling til hvordan org.enhetene skal grupperes.
I PPOSE ser organisasjonen slik ut.
Vi vil finne sykefraværet i Region Trondheim og sammenligne den med virksomheten totalt. Vi kjører rapporten for hele virksomheten uten noen begrensning.
Vi bruker variant CUS&OPAL03 – beregning pr person og oppsett CUS&PERS03 – Detaljer pr. org.enhet.
Se på kolonnen Sti til organisasjonsenhet som slutter med org.enhetens kortnavn. Kortnavn for overordnet org.enhet ligger rett foran. Det fortsetter med kortnavn, enhet for enhet helt opp til toppen.
Felles for enhetene i Trondheim er at de inneholder strengen KURSDIR00\KURSDIR00\REGION TRON foran enhetens eget kortnavn. Dette kan vi benytte oss av ved filtrering.
Endrer til oppsett CUS&PERS03F – Detaljer pr orgenhet for filtrering.
Også denne gangen kan vi risikere at innholdet helt eller delvis forsvinner fordi det ligger kriterier i filteret som ikke tilfredsstilles.
Klikk på filterikonet.
Sti til organisasjonsenhet skal nå ligge som Filterkriterier.
Vi skriver eller limer inn den delen av stien som er felles med stjerne bak.
KURSDIR00\KURSDIR00\REGION TRON*. Eller enda bedre, kun siste felles ledd i stien. Bruk * foran og bak*, altså *REGION TRON*.
Klikk på Enter eller grønn hake.
Sykefraværs-% for region Trondheim beregnes manuelt som 139,401 x 100/ 5919,6000 = 2,3549 tilsvarer 2,4 %.
Tall for virksomheten totalt finner vi ved å kjøre variant CUS&OPAL01.
Fordelen ved å bruke filtrering er at du slipper å kjøre rapporten på nytt. Org. Struktur knappen er ikke anbefalt i denne rapporten. Denne knappen fungerer ikke som den ellers gjør i andre rapporter. Resultatet vil bli feil. Det finnes mange muligheter for filtrering i rapportresultatet. Finnes det ikke noe oppsett kan du lage ditt eget. Lagre alltid egne oppsett som brukerspesifikke. Unngå å lagre på oppsett som starter med /CUS.