Ikke alle meldinger er like viktige
Melding betyr ikke nødvendigvis at noe er feil eller at rapporten er mangelfull.
Det er to meldingstyper:
•Error: Dette er meldinger som krever handling.
•Warning: Gjelder stort sett overlappende fravær. Det er ikke nødvendig å gjennomgå disse meldingene, men det kan være nyttig i noen situasjoner og derfor ligger de der.
Meldingene skrives etter ansattnummer og det kan være vanskelig å få oversikt over eventuelle feil. Marker kolonnen Type feil og sorter stigende. Feilmeldingene legger seg samlet, øverst i listen.
Meldinger med referanse til IT0027
Den vanligste typen feil har en referanse til infotype 27. Denne typen feil har kun betydning i virksomheter som beregner sykefraværsprosent per kostnadssted. Dersom du skal rapportere pr. kostnadssted må det være samsvar mellom IT0027 og IT0001, eventuelt også IT0509.
Ved rapportering per organisatorisk enhet har slike meldinger ingen betydning. Virksomheter som ikke beregner sykefraværsprosent pr kostnadssted kan derfor ta bort merket i kryssboksen Ta med konteringsdimensjoner. Rapporten leser da ikke IT0027 og alle feilmeldinger med referanse til denne infotypen forsvinner fra listen.
Nedenfor vises et eksempel på avvik mellom IT0001 og IT0027.
Avviket skyldes ofte en endring på IT0027 uten at det er kjørt saksgang, i dette tilfellet fra 1.11.2018.
Legg inn et tilsvarende brudd på IT0001/0509 ved å kopiere den forrige posten fra riktig dato 1.11.2018. (kunder på grunntjeneste må kontakte DFØ).
Ikke endre andre felt enn dato. Det kan også være motsatt, at det er gjort en endring på IT0001 uten at er lagret på IT0027. IT0027 kan også mangle i hele eller deler av perioden.
Faktiske dager har negativ verdi
Kollisjonsreglene i SAP vil normalt hindre lagring av 2 fravær som til sammen overstiger 100 %. Men det finnes tilfeller hvor man får lov å lagre slike poster, som i eksempelet nedenfor.
Det er ikke logisk å ha 100% permisjon uten lønn og ferie samtidig. Enten er det feil dato på ferien eller det er feil på permisjonen. Feilen må rettes.
Overlappende fravær over 100 %
I en del tilfeller er det logisk å registrere overlappende fravær på til sammen over 100 % uten at faktiske dager får negativ verdi, f.eks. delvis sykemelding i kombinasjon med sykt barn eller velferdspermisjon. Her kan vi ikke endre registreringen, men fraværet korrigeres i rapporten, se Sykefravær – kontroll og manuell tilpasning.
Slike tilfeller varsles likevel for ordens skyld. Ta gjerne stikkprøver, men gjennomgang av alle poster anses ikke nødvendig. Den enkleste måten å sjekke om fraværsregistreringen er logisk er ved oppslag i PA20 der du skriver inn rapporteringsperioden og ansattnummer etter ansattnummer.
