Beregning pr org.enhet/kostn.sted
CUS&OPAL01 – 02 beregner sykefraværs-%, henholdsvis pr organisasjonsenhet og kostnadssted. Disse variantene viser ikke hvilke ansatte om skjuler seg bak tallene.
Ved beregning pr. org.enhet kan du nyttiggjøre deg kolonnen Sti til organisasjonsenhet. Denne stien bygges opp av kortnavn på aktuell enhet og alle overordnede enheter. På den måten kan du bla deg fram i PPOSE til de aktuelle enhetene.
I noen tilfeller har virksomheten valgt å gi samme kortnavn på flere enheter f.eks. ved at en seksjon deles i to selvstendige underenheter, men begge enhetene gis samme kortnavn. Enhetene vil da få identisk sti.
Beregning pr person
For bearbeiding av rapportresultatet er det best å bruke variant CUS&OPAL03 - Beregning pr person. Oppsett CUS&PERS10 ser slik ut.
Rapporten viser en linje pr ansatt med detaljert informasjon for at du lettere skal kunne kontrollere beregningen og for å kunne gruppere data slik du ønsker.
Ulike oppsett ved beregning pr person
Det ligger flere forslag til gruppering av data beregnet pr. person. Ett av dem er å presentere resultatet på samme måte som i NAVs veiledning med oppsplitting på menn og kvinner, heltid og deltid, velg variant CUS&OPAL03 og oppsett CÙS&PERS01- Detaljer M/K og H/D totalt.
Her må du beregne sykefraværs-% for hver gruppe manuelt.
Overordnet om beregning
Hensikten med rapporten er å beregne sykefraværsprosent. Sykefraværs-% = Sykefraværsdager x 100/avtalte dager.
For at sykefraværsprosenten skal bli korrekt må Sykefraværsdager og Avtalte dagsverk være korrekt. De øvrige kolonnene gir nyttig tilleggsinformasjon, men påvirker ikke sykefraværsprosenten.
Fraværsdager multipliseres med deltidsprosent for deltidsansatte og med fraværsprosenten ved delvis fravær. Dette gjelder alle kolonner som inneholder fraværsdager.
Fravær som registres som del av dag, med fra klokkeslett og til klokkeslett multipliseres hverken med deltidsprosent eller fraværsprosent.
Det er mange kombinasjoner av registrering og behandling av fravær. Det er ikke mulig å dekke alle situasjoner 100 %.
Flere samtidige fravær
Flere samtidige fravær kan forekomme. Hvert fravær behandles separat, slik det er registrert i SAP. Det gis melding når samlet fraværsprosent er over 100.
Å innvilge flere samtidige fravær med en samlet fraværsprosent over 100 anses ikke som logisk og bør rettes. Rapporten bør deretter tas ut på nytt.
Delvis fravær og sykefravær (og ferie)
Når sykefravær som overlapper annet fravær oppstår kan det gi samlet fraværs-% over 100 uten at det er feil. Ved kollisjon mellom delvis permisjon og sykefravær der samlet fraværsprosent er over 100 reduseres sykefraværsprosenten i rapporten.
Sykefraværsprosenten reduseres i rapporten uten at registreringen i SAP endres. Dette skjer når sykefravær overlapper delvis permisjon og total fraværsprosent blir over 100. Sykemeldingen kan være heltid eller gradert. Kravet er at samlet fraværs% er over 100.
Det skjer ingen reduksjon ved gradert sykemelding som overlapper en eller flere hele dagers velferdspermisjon, syke barn eller lignende permisjoner. Permisjonen/fraværet må være gradert for at reduksjon i sykefraværsprosenten skal skje.
Eksempel 1:
En ansatt har 20 prosent permisjon uten lønn. Han blir helt sykemeldt i hele september. Han har fortsatt 20 % permisjon og skal fortsatt ha 20 % trekk i lønn.
Han jobber altså 80 % i denne perioden. Helt sykemeldt må gi like mange fraværsdager enten man er tilsattt i 80 % stilling eller man er tilsatt i 100 % med 20 % permisjon, med eller uten lønn. Antall fraværsdager i perioden skal multipliseres med 80 % i begge tilfeller. Sykefraværs-% reduseres derfor i rapporten når sykemelding overlapper delvis permisjon.
Formel for beregning: Beregnet sykefraværs-% (80 %) = faktisk sykemeldings-% (100) – permisjons-% (20). Dette skjer uten at registreringen i SAP endres.
Det er 20 arbeidsdager i august 2018. 20 % permisjon er 4,0 dager, 80 % syk er 16 dager (100 % sykemeldt – 20 % permisjon u/lønn). Rest 0 faktiske dager.
Eksempel 2:
Ansatt har 20 % permisjon som overlapper 90 % sykemelding i hele juli. Total fraværs-% blir over 100.
Dette gir en beregnet sykemeldings-% på 70 % (90 – 20), 20 % permisjon og 10 % arbeidsfør.
Denne beregningen kan diskuteres. Det finnes imidlertid ingen regel for hvordan delvis syk skal tolkes i en slik situasjon.
Når permisjons-% + sykemeldings-% til sammen er over 100 har DFØ valgt å tolke dette i rapporten som at 10 % arbeidsfør betyr 10 % av full stilling. Dette gir samme beregningsregel som ved helt sykemeldt.
Det er 22 arbeidsdager i juli 2018. 20 % permisjon er 4,4 dager, 70 % syk er 15,4 dager (90 % sykemeldt – 20 % permisjon uten lønn). Rest 2,2 faktiske dager.
Eksempel 3:
Ansatt har 20 % permisjon som overlapper 50 % sykemelding i hele august, til sammen 70 % fravær som er mindre enn 100 %.
Det er 23 arbeidsdager i august 2018. 20 % permisjon er 4,6 dager, 50 % syk er 11.5 dager. Rest 6,9 faktiske dager. Det skjer ingen korreksjon.
Det er ikke sikkert at alle ansatte, alle leger og alle virksomheter tolker denne situasjonen slik den tolkes i rapporten. Men endelig sykefraværs-% fastsettes av NAV, etter å ha mottatt egenerklæring fra den sykemeldte. I dette eksempelet vil NAV refundere lønn under sykdom med 50 %. DFØ har valgt å ikke korrigere sykefraværs-% i rapporten når total fraværsprosent i overlappingsperioden ikke overstiger 100 %.
Tilsvarende reduksjon av fraværsdager skjer ved delvis permisjon og ferie. Når en ansatt med 20 % permisjon registrer 1 feriedag korrigeres fraværet i rapporten slik at 20 % av dagen skyldes delvis permisjon og de resterende 80 % skyldes ferie.
Se også Sykefraværsstatistikk tabeller.
Gradert sykemelding og andre fravær
Innvilgning av permisjon i en periode der en ansatt er delvis syk vil begrense seg til fraværstyper som er forenlig med gradert sykemelding. Det gjøres derfor ingen korreksjon i rapporten i slike tilfeller, men det varsles at sum fraværsprosent er over 100.
Sykefravær ved deltid
I henhold til NAVs veiledning skal fraværsdager for deltidstilsatte beregnes som antall arbeidsdager i perioden multiplisert med dellønnsprosent fra IT0008, eventuelt IT0509. Faktiske fraværstimer i perioden benyttes ikke.
Dersom en ansatt med fri hver onsdag leverer egenmelding mandag-tirsdag og deretter kommer med en ny egenmelding torsdag-fredag ligger det to tilfeller i SAP som ikke henger sammen (ingen egenmelding på onsdag).
På IT007 ligger en arbeidstid på 4 dager i uken. Fraværet på IT2001 er også 4 hele dager denne uken.
Beregningen i rapporten er i henhold til NAVs veiledning. Registreringen er 2 tilfeller av 2 dager som multipliseres med 0,8 pga 80 % deltid. Dette gir 3,2 fraværsdager til tross for at han har vært borte 4 hele dager denne uka. At beregningen her kan avvike fra veiledningen har liten betydning. Egenmelding kan korrigeres til også å omfatte onsdag, men slik korreksjon er ikke nødvendig da den neppe påvirker sykefraværsprosenten.
Dette er ikke i samme grad en problemstilling ved sykemelding. Her vil legen normalt sørge for at etterfølgende sykemeldinger henger sammen, selv om den ansatte skulle ha faste fridager. Man kan uansett ikke endre sykemeldingsperioden på samme måte som man kan endre en egenmeldingsperiode. Dette fordi det vil medføre avvik mellom sykemelding fra lege, data hos NAV og data i SAP.
Delvis fravær med varierende prosent
En ansatt er delvis sykemeldt hele februar, men prosenten varierer.
I eksempelet er alle registreringene like lange og gjennomsnittet for perioden er 50 %.
I henhold til NAVs veiledning skal linjene slås sammen til ett fravær.
Det står ingen steder hvordan prosent skal beregnes i slike tilfeller. DFØ har derfor valgt å beregne en gjennomsnittlig fraværs-% for hele fraværet ved å bruke en standard funksjon som leveres av SAP. Det beregnes en gjennomsnittlig prosent for hele fraværet og denne prosenten benyttes både for hele og for deler av fraværet. I eksempelet er gjennomsnittet 50 %.
Dette er problemfritt når prosenten er den samme gjennom hele perioden, men når den varierer kan gjennomsnittlig prosent i SAP avvike fra det prosent du får ved manuell beregning.
Dersom fraværet over hadde ligget i perioden 15.2.-14.3. kan det se ut som at det er en uke 50 % og en uke 25 % = 37,5 % i februar og en uke 50 % + en uke 75 % = 62,5 % i mars. Det beregnes ikke slik i rapporten. Uansett om rapporten tas ut for februar, mars eller for begge månedene samlet er det ett fravær på 50 %.
Endring av stilling i perioden
Rapporten lager ny linje ved endring av stilling, eller mer nøyaktig, en for hver linje i IT0001 og tilsvarende i IT0509.
Det lages ikke ny linje for endring i IT0008, rapporten leser bare hvilken dellønnsprosent i IT0008 som korresponderer med IT0001. Dette kan medføre feil i rapporten i de tilfeller hvor man har 2 linjer med ulik dellønns-% i IT0008, men bare 1 linje i IT0001. Dette kan skje når man kjører saksgang for endring av dellønnsprosent og bare lagrer IT0007 og IT0008.
Å endre IT0008 uten samtidig lagring på IT0001 er ikke anbefalt rutine. Det kan medføre feil i flere situasjoner, inkludert i denne rapporten. Feilen kan omgås ved å lagre ny linje i IT0001 som korresponderer med endring av dellønns-% i IT0008. Mangelfull lagring på IT0001 varsles ikke. Fraværet blir med i rapporten, men ikke nødvendigvis med riktig dellønnsprosent.
Endring av kostnadstilordning i perioden
Når du skal rapportere på kostnadssted må du ha merke i kryssoksen Ta med konteringsdimensjoner. Endringer i IT0027 vil da medfører ny linje i rapporten og du får fordelt dager og fravær på riktig enhet. Dersom det registreres prosentvis fordeling på flere tilordninger blir det også flere linjer i rapporten.
I eksempelet over er det først en stilling med en kostnadstilordning. Fra 15. februar er personene tilknyttet 2 stillinger med fordeling 40:60 med samme splitt på kostnadstilordningen i IT0027. Dette gir 4 linjer for siste del av perioden.
For at alle linjer på en person skal bli korrekte må infotypene IT0001 og IT0027 endres fra samme dato slik at postene blir logiske. Det gjelder også IT0509 i de tilfeller den er i bruk.
Manglende samsvar mellom IT0001 og IT0027 kan medføre at fraværet for en ansatt blir feil eller at personen faller ut av rapporten. Et typisk eksempel på en slik situasjon er endring av kostnadstilordning rett på IT0027 uten at dette skjer som følge av at du kjører en saksgang.
Avvik i sykefraværs-% mellom ulike varianter
Det vil kunne forekomme avvik mellom ulike varianter, f.eks. mellom beregning pr. org.enhet og beregning pr. kostn.sted. Høyst sannsynlig skyldes dette at du i den ene varianten har merke i kryssboksen for å ta med konteringsdimensjoner og den andre ikke. Kjør om igjen med konteringsdimensjoner i begge.
Når du kjører med konteringsdimensjoner får du varsel på personer som mangler IT0027. Varselet sier at personene er utelatt av rapporten. Det er dette som er grunnen til avviket, alle ansatte blir med ved beregning pr org.enhet, mens noen personer utelates ved beregning pr kostnadssted. Det er en fordel at det alltid er krysset av for å ta med konteringselementer og at alle feil rettes opp fortløpende.
Dersom du skal rapportere sykefraværsprosenten pr kostnadssted, så må du krysse av for å Ta med konteringsdimensjoner. Da må du også rette opp alle feilmeldinger for å få riktig resultat. For virksomheter med hyppige endringer på IT0027 bør man, så langt som mulig, rapportere sykefraværs-% pr. org.enhet og ikke pr. kostnadssted.
Identifisere personer med store utslag i rapporten
Når resultatet overstiger en definert grense legges det ut varsel. Det kan være ønskelig å identifisere enkeltpersoner som påvirker rapporten i andre sammenhenger, f.eks. personer med over 8 ukers fravær.
Kjør rapporten med variant CUS&OPAL03 – Beregning pr. person. Velg oppsett CUS&PERS10 – Alle detaljer.
Gå til aktuell kolonne, merk den og sorter synkende.
Fungering
Ved flere stillinger og registrering på IT0509 framkommer personen med flere linjer med aktuell deltidsprosent på hver linje. Fungering framkommer imidlertid ikke på egen linje i rapporten. Ved fungering ville personen framkommet med 2 linjer, en linje fra IT0001 og en linje fra IT0509, begge normalt med 100 %.
Ved fungering framkommer fraværet på den faste stillingen. Ved fungering i samme enhet framkommer fraværet fortsatt i riktig enhet og som oftest også på riktig kostnadssted.
Ved fungering i annen enhet enn der man er tilsatt, vil avtalte dager og fravær kunne framkomme i feil enhet.
Avtalte dager og fraværsdager for virksomheten totalt påvirkes ikke. Sykefraværs-% for virksomheten totalt påvirkes heller ikke.
Ansatte uten rett til lønn under sykdom
Ifølge retningslinjene skal det føres statistikk over alle som har opparbeidet rett til lønn under sykdom, både faste og midlertidige ansatte. Alle ansatte blir imidlertid med i rapporten. Dette er fordi det ikke finnes en entydig merking i SAP av hvem som ikke har rett til lønn under sykdom.
Dersom virksomheten har ansatte som ikke skal være med i rapporten, må du manuelt ekskludere disse ansattnumrene ved kjøring. Det gjelder f. eks. personer med fraværskodene 115 – Sykemelding uten lønn, 166 – Sykepermisjon med AAP med uførepensjon i SPK, 167 – Sykepermisjon med AAP uten uførepensjon i SPK og 199 Lønn ut over trygdeperiode.
Eventuelle tilfeller kan søkes fram i transaksjonskode YHR_FRAV – Fraværsliste. Dette kan også gjelde personer som ikke har fravær i perioden og disse personene er det vanskeligere å identifisere. Her må man ha en oversikt utenom SAP.
Timelønnede
Behandlingen er den samme for timelønnede og andre. Timelønnede er imidlertid ekskludert i CUS&OPAL-variantene 01-03.
Fram til 2017 ble timelønnede registrert uten dellønnsprosent i IT0008. Det betyr at de i praksis ligger inne med 100 %. Dermed beregnes det like mange avtalte arbeidsdager for en timelønnet som for en fulltidsansatt på regulativlønn. Dette er nesten alltid feil.
Fra 2018 er det mulig å registrere dellønnsprosent i IT0008 når dette er avtalt. En timelønnet med avtalt arbeidstid 1 dag i uka kan altså registreres med 20 % i dellønnsprosent. Dermed beregnes det avtalte dagsverk på samme måte som for en person som er tilsatt 20 % med regulativlønn. Denne endringen ble lagt inn fordi SSB krever mest mulig korrekt innrapportering av timelønnede til A-ordningen.
Det varierer hvor flinke virksomhetene er til å registrere avtalt arbeidstid på timelønnede. Det varierer også i hvor stor grad det faktisk er hensiktsmessig å avtalefeste noen prosent. Derfor bør du sjekke om virksomheten har timelønnede med rett til lønn under sykdom.
Et tips kan være å kjøre rapporten variant CUS&OPAL04 – Beregning pr. person, timelønnede og sjekke i oppsett CUS&PERS09 – Stilling og kostnadsdetaljer for feilsøk hvilken prosent som ligger i kolonnen Dellønnsprosent. Dersom alle timelønnede ligger inne med 100 % skal du trolig ekskludere alle timelønnede fra rapporteringen og du kan gjøre det ved å ekskludere MUG 04, 15 og 30. Dersom du finner en blanding skal du trolig bare ekskludere personer som liger inne med 100 %, men ta med de andre. Da kan du ikke ekskludere timelønnede ut fra MUG, men må ekskludere aktuelle personer ut fra ansattnummer.
Ansatte med lange permisjoner
Ansatte med lengre permisjon blir med i rapporten på samme måte som alle andre. I et kvartal med 90 arbeidsdager vil personen framkomme med 90 avtalte dager, 90 dager fravær andre permisjoner og 0 faktiske dager.
Vi er kjent med at det her er ulike meninger om dette er riktig. Men det er ingen felles oppfatning om hvilke permisjoner som i så fall skulle trekkes fra og hvor lang en permisjon måtte være for eventuelt å skulle trekkes fra.
Dersom virksomheten ønsker å justere i slike tilfeller må det være en manuell tilpassing. I NAVs veiledning står det at skjemaet viser hvordan minimumskravene kan registreres. Det står også at virksomheter som allerede har en mer detaljert statistikk eller en statistikk som er satt opp på en annen måte, kan selvsagt fortsette med denne, men minimumskravene som går fram av retningslinjene må oppfylles.
DFØ anbefaler ikke noen tilpassing fordi man da må huske på å gjøre tilpassingen hver eneste gang rapporten tas ut og den må også gjøres på nøyaktig samme måte hver gang. Dette kan bli en krevende og kanskje unødvendig oppgave.
Turnusansatte
Turnusansatte behandles som alle andre ansatte. De ligger med en fiktiv arbeidsplan i SAP og sykefraværsstatistikken beregnes ut fra denne.
Eksterne
DFØ er ikke kjent med tilfeller hvor eksterne (ikke ansatte) skal være med i statistikken. Det blir ikke feil i totaltallene om du lar være å ekskludere eksterne, men du kan få mange unødvendige linjer med 0 i alle kolonner.
Omorganisering
Hver enkelt ansatt knyttes til en stilling. Stillingsnummer legges ut i rapporten. ID for organisatorisk enhet avledes fra stilling. Den ansatte er altså ikke knyttet direkte til org.enhet, kun til stilling.
Ved omorganiseringer når stilling med ansatt flyttes til en ny org-ID eller når hele enheten med alle sine stillinger og ansatte flyttes vil det opprettes ny post på IT0001 og det blir en ny linje i rapporten. Men den ansatte er fortsatt knyttet til samme stilling både før og etter flytting. I slike tilfeller vil det kunne skje at rapporten ikke finner riktig navn på organisatorisk enhet eller klarer å sortere org.enheten riktig i organisasjonsstrukturen. Det samme kan skje dersom en organisatorisk enhet endrer navn i rapporteringsperioden. Dette kan skje både før og etter flyttedato når endringen ligger inne i rapporteringsperioden.
Fraværstallene endres ikke. Det skjer heller ikke ved rapportering fram til flyttedato og ny rapportering fra og med flyttedato.
Se også Brukere uten tilgang til hele organisasjonen.
Fusjoner
Det anbefales å rapportere fram til fusjonsdato og fra og med fusjonsdato hver for seg.
Rapportering som krysser fusjonsdato, krever full tilgang både gammel/gamle og ny(e) firmakode(r). Du må også angi ved bestilling at du skal rapportere for flere firmakoder. Det vil likevel oppstå situasjoner der beskrivelse på kostnadssted og organisatorisk enhet mangler eller er feil. Koden skal imidlertid være riktig.
Se også Brukere uten tilgang til hele organisasjonen.